Thử thách dành cho người mới bắt đầu: Làm cho AI thực hiện công việc thực tế [Video và bài kiểm tra]

Điều mà hầu hết mọi người hiểu sai về AI là: họ coi nó như một hộp tìm kiếm thỉnh thoảng tự động viết một đoạn văn. Nghe hay đấy. Nhưng chẳng giúp ích được gì nhiều. Thành công thực sự đầu tiên trông phức tạp hơn - và bằng cách nào đó lại thỏa mãn hơn. Bạn đổ một trang đầy những ghi chú lộn xộn, những suy nghĩ dang dở và những ghi chép cuộc họp vào ChatGPT, Claude, Gemini, hoặc bất kỳ trợ lý ảo nào bạn đang mở... và yêu cầu nó biến đống hỗn độn đó thành thứ gì đó bạn có thể sử dụng được.

Thử thách này sẽ giúp bạn suy nghĩ khác đi về vấn đề này.

Đó chính là trọng tâm của Thử thách dành cho người mới bắt đầu này: Hãy để AI làm những công việc thực tế. Không phải lý thuyết. Không phải "học cách nhắc nhở". Chỉ cần lấy những thứ linh tinh trong đầu bạn (hoặc ứng dụng ghi chú của bạn) và nhận lại bốn kết quả đầu ra rõ ràng: một bản tóm tắt, một email, một danh sách hành động và một kế hoạch. Nếu bạn làm được điều đó một lần, bạn sẽ ngừng mày mò và bắt đầu thuê ngoài những phần việc nhàm chán. 

Vậy nên, tất cả những gì bạn cần cho thử thách này chỉ là một vài ghi chú mà bạn đã chuẩn bị.

Tôi đoán điều đáng ngạc nhiên là ghi chú của bạn cần rất ít sự trau chuốt. Bạn không cần ngữ pháp hoàn hảo. Bạn cần những ràng buộc, một yêu cầu rõ ràng và sự sẵn lòng xem xét lại kết quả hai lần. Càng rối rắm, việc dọn dẹp càng ấn tượng - giống như xem ai đó gấp một giỏ quần áo trông có vẻ vô vọng vậy.

Hãy vứt bỏ những ghi chú lộn xộn mà không cần giao toàn bộ cuộc sống của bạn cho AI 

Trước khi dán bất cứ thứ gì, hãy loại bỏ những thông tin nhạy cảm dễ gây hiểu nhầm. Tên khách hàng mà bạn không nên tiết lộ. Mật khẩu. Thông tin ngân hàng. Thông tin y tế riêng tư. Mã dự án nội bộ có thể khiến người phụ trách tuân thủ quy định của bạn khó chịu. Trợ lý AI rất hữu ích; nhưng chúng không phải là két sắt.

Những thứ bạn có thể vứt bỏ thoải mái:

• Ghi chú cuộc họp sơ lược, có lỗi chính tả và viết tắt
• Salad viên đạn từ một ý tưởng đột phá
• Bản ghi âm chuyển thành văn bản nghe như một giấc mơ kỳ lạ
• Những câu ngắn bạn viết trong lúc vừa đi vừa suy nghĩ

Một mẹo nhỏ giúp tránh rắc rối: thêm một dòng tiêu đề ngắn gọn phía trên nội dung. Ví dụ như "Ngữ cảnh: ghi chú lập kế hoạch nội bộ cho việc ra mắt sản phẩm; đối tượng là nhóm của tôi; giọng văn nên giữ tính thực tế." Khung nhỏ này sẽ ngăn mô hình tự tạo ra một câu chuyện dài dòng về công ty mà bạn không hề yêu cầu.

Một thói quen khác đáng giữ lại là ghi rõ sự không chắc chắn ngay trong ghi chú. Viết "KHÔNG RÕ: Ai chịu trách nhiệm về ngân sách?" hoặc "CÓ THỂ: Hạn chót là thứ Sáu." Khi bạn yêu cầu danh sách hành động sau này, AI có thể chỉ ra những điểm thiếu sót đó thay vì che đậy chúng bằng sự chắc chắn giả tạo. Đó mới là công việc thực sự, chứ không phải là câu chuyện hư cấu đẹp đẽ.

Và đúng vậy, hãy dán toàn bộ trang. Đừng tóm tắt trước cho AI. Bạn không phải là thực tập sinh không lương của nó. Hãy để nó tự sắp xếp. Đó chính xác là mục đích của thử thách dành cho người mới bắt đầu này.

Nhận được bản tóm tắt ngắn gọn, súc tích mà không cần dài dòng 

Tóm tắt sẽ sai nếu bạn chỉ nói "tóm tắt cái này" mà không thêm gì khác. Mô hình sẽ tự động đoán độ dài, đối tượng và ý nghĩa của từ "quan trọng". Đôi khi nó đoán đúng. Đôi khi bạn nhận được một thông cáo báo chí về danh sách mua sắm của mình.

Hãy yêu cầu cấu trúc. Thử xem:

• Ba đến năm điểm chính dạng gạch đầu dòng
• Một đoạn văn ngắn dành cho người không có mặt trong phòng
• Một phần "các quyết định đã được đưa ra" riêng biệt với phần "các câu hỏi chưa được giải đáp"
• Giới hạn số từ nghiêm ngặt nếu bạn ghét đọc

Mẹo nhanh nhưng hiệu quả vượt trội: hãy cho AI biết bản tóm tắt này dùng để làm. "Tôi cần đọc lướt qua bản tóm tắt này vào sáng mai trước khi trả lời các bên liên quan." Mục đích định hướng trọng tâm tốt hơn bất kỳ lời khuyên "hãy ngắn gọn". Ngắn gọn thì mơ hồ. Đọc lướt qua vào sáng mai thì rõ ràng và cụ thể - và sự cụ thể chính là động lực.

Nếu phần tóm tắt đầu tiên nghe giống như đang ứng tuyển vào một bài đăng trên LinkedIn, hãy nói thẳng ra. "Quá trau chuốt. Hãy giữ nguyên ngôn ngữ thô mộc của tôi. Đừng cố gắng tạo ra sự lạc quan." Việc theo dõi không phải là thất bại; đó là phần thứ hai của công việc.

Tôi xin đính chính lại một chút, vì suýt nữa thì tôi đã diễn đạt quá ngắn gọn: một bản tóm tắt tốt không phải lúc nào cũng ngắn gọn. Đôi khi ghi chú của bạn rất chi tiết và một bản tóm tắt trung thực cần có chỗ trống. Hãy yêu cầu "ngắn gọn nhưng đầy đủ" và bạn sẽ nhận được kết quả gần đúng hơn là "ngắn". Ngắn gọn có thể có nghĩa là "bỏ sót phần quan trọng"

Hãy soạn thảo email sao cho giọng văn thể hiện đúng con người bạn, chứ không phải một cỗ máy mặc vest 

Email là nơi mà người mới bắt đầu hoặc sẽ yêu thích AI hoặc sẽ từ bỏ nó mãi mãi. Mô hình này thích những câu văn hoa mỹ, sáo rỗng kiểu doanh nghiệp: "Tôi hy vọng bạn vẫn khỏe", "quay lại sau", "hợp tác cùng nhau". Hãy loại bỏ chúng ngay từ đầu.

Đưa nó đi:

• Người nhận email (chỉ cần ghi chức danh nếu không muốn ghi tên)
• Bạn muốn họ làm gì?
• Giọng điệu - thân thiện, kiên quyết, xin lỗi, nhanh chóng
• Những gì cần phải có và những gì tuyệt đối không được xuất hiện

Dán các ghi chú của bạn vào, sau đó nói: "Hãy soạn một email chỉ dựa trên những ghi chú này. Đừng tự bịa ra thời hạn hoặc lời hứa. Đánh dấu bất cứ điều gì không rõ ràng bằng [CẦN THÊM THÔNG TIN]." Thủ thuật dùng dấu ngoặc vuông đó rất hiệu quả. Nó giúp AI không thể tự lấp đầy những chỗ trống bằng những lời lẽ tự tin thái quá.

Nếu bản nháp gần đúng nhưng giọng văn chưa ổn, đừng viết lại từ đầu mỗi lần. Hãy trích dẫn một câu bạn không thích và viết lại hướng dẫn: "Hãy làm cho nó bớt trang trọng hơn. Sử dụng câu ngắn hơn. Giống như một tin nhắn Slack được chuyển thể thành email hơn." Việc chỉnh sửa nhiều lần sẽ tốt hơn là cầu toàn ngay từ lần đầu tiên.

Thật bất ngờ, việc cho AI biết cách bạn thường kết thúc cuộc trò chuyện và liệu bạn có dùng từ viết tắt hay không lại hữu ích hơn mọi người tưởng. Những điểm neo giọng nói nhỏ. Nếu không có chúng, bạn sẽ nhận được giọng nói chuyên nghiệp chung chung số 47.

Hãy lập danh sách việc cần làm mà không cần dùng đến động từ 

Danh sách hành động sẽ thất bại khi mỗi mục đều bắt đầu bằng "tiếp tục," "khám phá," hoặc "tìm hiểu." Đó là tâm trạng, chứ không phải nhiệm vụ. Hãy yêu cầu AI viết ra những hành động mà một người bận rộn có thể hoàn thành mà không cần tranh luận về triết lý.

Ràng buộc chắc chắn:

• Bắt đầu mỗi mục bằng một động từ mạnh: gửi, lên lịch, quyết định, soạn thảo, xác nhận
• Nếu ghi chú của bạn có đề cập đến chủ sở hữu, hãy nêu tên chủ sở hữu; nếu không, hãy ghi chủ sở hữu là TBD (Chưa xác định)
• Hãy đưa ra một bước tiếp theo mang tính khái quát, chứ không phải là một kế hoạch 5 năm chi tiết
• Phân biệt giữa "làm ngay" và "chờ đợi người khác"

Đây là một phép ẩn dụ hơi gượng gạo mà tôi vẫn hay dùng: danh sách việc cần làm nên giống như một danh sách mua sắm, chứ không phải là một bảng tầm nhìn. Bạn có thể tranh luận về phép ẩn dụ này - bảng tầm nhìn cũng có những người hâm mộ riêng - nhưng ý chính vẫn đúng. Nếu bạn không chắc liệu mục đó có hoàn thành trước thứ Sáu hay không, hãy viết lại nó.

Khi bạn chạy Thử thách dành cho người mới bắt đầu: Khiến AI làm việc thực sự với ghi chú cuộc họp, hãy yêu cầu kết quả có hai cột: hành động và lý do tại sao nó quan trọng. Cột "lý do" giúp phát hiện những nhiệm vụ ảo mà AI tự nghĩ ra từ một đề cập vu vơ. Nếu lý do không rõ ràng, hãy xóa hàng đó. Ở đây, sự quyết đoán lại là điều tốt.

Hãy lập một kế hoạch có thể duy trì hiệu quả sau khi tiếp xúc với ngày thứ Hai 

Kế hoạch không phải là một danh sách hành động dài hơn. Nó là trình tự, các mối liên hệ phụ thuộc và một chút thực tế. Hãy nói với AI rằng bạn muốn các giai đoạn, chứ không phải những lời văn hoa mỹ. "Giai đoạn 1 tuần này, Giai đoạn 2 tuần sau, các trở ngại đã được chỉ ra, các giả định đã được liệt kê."

Các gợi ý lập kế hoạch tốt bao gồm:

• Thời gian thực hiện (tuần này, đợt chạy nước rút này, cho đến khi ra mắt)
• Các hạn chế đã biết (ngân sách chưa xác định, nhà thiết kế đang nghỉ phép, cần xem xét pháp lý)
• Định nghĩa thành công trong một câu
• Phải làm gì nếu xuất hiện vật cản?

Tôi đoán lỗi thường gặp là yêu cầu "một kế hoạch" nhưng lại nhận được một cuốn cẩm nang truyền động lực. Khắc phục bằng cách yêu cầu sự thẳng thắn không che đậy: "Hãy bao gồm rủi ro. Hãy bao gồm cả những điều chúng ta chưa biết. Đừng làm phẳng những lỗ hổng." Trí tuệ nhân tạo sẽ sẵn lòng làm phẳng mọi thứ. Bạn phải yêu cầu nó không làm vậy.

Nếu ghi chú của bạn lẫn lộn chiến lược và công việc, hãy yêu cầu người lập kế hoạch giữ chiến lược ở dạng một mục tiêu ngắn gọn, trọng tâm, ở đầu bài, rồi mới đi vào các bước cụ thể. Việc trộn lẫn các khái niệm cấp cao trong cùng một đoạn văn sẽ khiến kế hoạch trở nên khó đọc và khó hiểu.

Phép thuật một bước so với sự bình tĩnh nhiều bước 

Bạn có thể yêu cầu tóm tắt + email + danh sách hành động + kế hoạch trong một lời nhắc duy nhất. Đôi khi cách đó hiệu quả. Đôi khi mô hình sẽ mệt mỏi giữa chừng và kế hoạch trông như được viết bởi người đang vội vã bắt xe buýt.

Phương pháp chỉ sử dụng một câu hỏi sẽ hiệu quả nhất khi:

• Ghi chú của bạn ngắn quá
• Bạn cần chỉ định chính xác các tiêu đề phần cho câu trả lời
• Bạn đặt giới hạn độ dài cho mỗi phần

Phương pháp nhiều bước hiệu quả hơn khi ghi chú dài hoặc có tính chất quan trọng. Hãy tóm tắt trước. Kiểm tra lại. Sau đó gửi email. Tiếp theo là hành động. Cuối cùng là lập kế hoạch. Mỗi bước đều sử dụng kết quả của bước trước đó làm bối cảnh, điều này có xu hướng hạn chế sự sáng tạo – theo hướng tích cực.

Hãy tưởng tượng phương pháp một bước như xay nhuyễn mọi thứ cùng một lúc để tạo thành một ly sinh tố. Phương pháp nhiều bước giống như nấu các món ăn theo từng giai đoạn. Tôi vừa nói vậy và giờ tôi hối hận vì đã dùng quá nhiều phép so sánh về đồ ăn... nhưng bạn hiểu ý tôi rồi đấy. Máy xay sinh tố thì nhanh. Các giai đoạn thì có thể kiểm soát được.

Một giải pháp kết hợp thực tiễn: một gợi ý duy nhất tạo ra cả bốn kết quả đầu ra, sau đó là các bước theo dõi chuyên biệt chỉ chỉnh sửa phần yếu nhất. Bạn duy trì được tốc độ mà không cần phải gắn bó với bản thảo đầu tiên.

So sánh nhanh giữa yêu cầu yếu và yêu cầu mạnh 

Bảng này là "tài liệu tham khảo" mà tôi ước gì ai đó đã dán sẵn lên màn hình máy tính của mình. Có một vài lỗi nhỏ cần lưu ý.

Lần tới khi gõ, hãy liếc nhìn cột "câu hỏi yếu" trong đầu bạn. Nếu câu hỏi của bạn cũng có thể dùng cho một bài thơ về bánh mì nướng, thì nó quá yếu.

Những tinh chỉnh nhỏ giúp nâng cấp mọi thứ một cách âm thầm 

Sản phẩm đầu tiên là đất sét. Các bước tiếp theo là bàn tay. Người mới bắt đầu thường dừng lại quá sớm vì họ nghĩ rằng "tái tạo" là đòn bẩy duy nhất. Điều đó không đúng. Chỉnh sửa có mục tiêu mới mang lại kết quả tốt.

Hãy thử những cách này:

• "Giữ nguyên cấu trúc. Cắt giảm 30%. Không đưa ra ý tưởng mới."
• "Chỉ cần viết lại nội dung email. Các hành động và kế hoạch vẫn giữ nguyên."
• "Đánh dấu mọi nhận định không được nêu rõ trong ghi chú của tôi."
• "Hãy làm cho danh sách hành động trở nên nghiêm khắc hơn - ít mục hơn, người chịu trách nhiệm rõ ràng hơn."
• "Hãy thay đổi kế hoạch để Giai đoạn 1 có thể bắt đầu mà không cần phê duyệt ngân sách."

Việc sắp xếp ngữ cảnh rất quan trọng. Nếu bạn mở một cuộc trò chuyện mới cho mỗi lần chỉnh sửa, bạn sẽ mất mạch hội thoại và AI sẽ bắt đầu phối lại từ một mớ hỗn độn các giọng điệu. Hãy cố gắng duy trì cùng một cuộc trò chuyện khi có thể. Sao chép các chỉnh sửa: "Sửa lỗi: hạn chót không phải là thứ Sáu; hãy để trống hạn chót."

Định dạng đầu ra là một khả năng tiềm ẩn khác. Hãy yêu cầu các tiêu đề theo kiểu Markdown trong câu trả lời, hoặc một bảng cho các hành động, hoặc các bước được đánh số cho kế hoạch. Các trợ lý như ChatGPT, Claude và Gemini đều phản hồi tốt với các hướng dẫn định dạng ngay cả khi ghi chú của bạn khá lộn xộn.

Việc cho mô hình biết những điều không nên làm thường cải thiện chất lượng nhanh hơn so với việc thêm nhiều hướng dẫn tích cực. "Đừng tạo ra các bên liên quan. Đừng thêm lời khen ngợi. Đừng mở rộng phạm vi." Những ràng buộc chính là sự tử tế.

Những lỗi thường gặp của người mới bắt đầu khiến AI trông ngốc nghếch hơn thực tế 

Đây là những cạm bẫy. Tôi đã vấp phải hầu hết chúng. Có lẽ bạn cũng sẽ vậy. Điều đó không sao cả.

• Tiết lộ bí mật. Sự tiện lợi không đồng nghĩa với sự đồng ý. Hãy kiểm tra kỹ trước khi quyết định.
• Đòi hỏi mọi thứ mà không có bất kỳ ràng buộc nào. Kết quả là bạn chỉ nhận được toàn những thứ tầm thường.
• Chấp nhận những thông tin bịa đặt. Nếu một ngày tháng, tên hoặc lời hứa nào đó không có trong ghi chú của bạn, hãy phản bác lại.
• Theo đuổi một gợi ý hoàn hảo. Đối thoại hiệu quả hơn độc thoại.
• Sử dụng bản nháp email mà không đọc kỹ. Làm ơn. Ít nhất hãy đọc lướt qua.
• Quên mất người nghe. Bản tóm tắt dành cho bạn không giống với bản tóm tắt dành cho sếp của bạn.
• Hãy để kế hoạch bỏ qua các trở ngại. Những kế hoạch đẹp đẽ mà không lường trước rủi ro chỉ là chuyện viễn tưởng.

Một lỗi thường gặp khác: sửa lỗi cho AI trong đầu mà không sửa trong đoạn chat. Nếu bạn nhận thấy một giả định sai, hãy gõ lời sửa. Mô hình không thể nghe thấy tiếng thở dài của bạn.

Và thêm một điều nữa - coi bốn kết quả đầu ra như vạch đích. Đôi khi công việc thực sự là sử dụng danh sách hành động để cập nhật công cụ theo dõi của bạn, hoặc gửi email sau khi chỉnh sửa thủ công. Trí tuệ nhân tạo đã làm phần việc nặng nhọc; bạn vẫn phải tự nhấn các nút trong công việc hàng ngày. Nghe có vẻ hơi bất ngờ, tôi biết.

Một số mẫu câu hỏi gợi ý bạn có thể tham khảo ngay hôm nay 

Không liên kết, không sùng bái công cụ - chỉ là các mẫu. Thay thế bằng ghi chú của bạn và bắt đầu. Những bài viết này được viết với tinh thần tương tự như Thử thách dành cho người mới bắt đầu: Làm cho AI thực hiện công việc thực tế: đầu vào hỗn loạn, đầu ra thiết thực.

Hãy dùng Mẫu A khi bạn đang vội. Dùng Mẫu B khi rủi ro cao hơn. Dùng Mẫu C khi email cần phải mang giọng văn tự nhiên, gần gũi. Dùng Mẫu D khi danh sách việc cần làm lần trước của bạn quá sơ sài. Dùng Mẫu E khi sự lạc quan cứ len lỏi vào kế hoạch một cách không mong muốn.

Một vài lời khuyên bổ sung không thể chia nhỏ thành nhiều mục khác 

Ghi chú cuộc họp cần được xử lý đặc biệt. Nếu nhiều người cùng phát biểu, hãy yêu cầu AI phân bổ quyết định cho từng vai trò khi có thể, và tách biệt những điều "nói thoáng qua" với những điều "đã đồng ý". Những nhận xét thoáng qua rất dễ trở thành những ưu tiên giả tạo.

Nếu đoạn ghi chú của bạn lẫn lộn nhiều ngôn ngữ hoặc dùng viết tắt, hãy ghi rõ điều đó. "JK nghĩa là Jake. WIP nghĩa là vẫn chưa hoàn thành." Các dòng chú giải thuật ngữ ở đầu đoạn ghi chú giúp tránh những lỗi hài hước.

Khi trợ lý ảo đưa cho bạn ba mẫu email khác nhau, đừng lấy trung bình mà chỉnh sửa chúng một cách sơ sài. Hãy chọn mẫu gần giống nhất, sau đó chỉnh sửa thật kỹ. Việc lấy trung bình sẽ tạo ra những email nhạt nhẽo.

Và nếu bạn cảm thấy áy náy vì để AI xử lý những công việc hành chính nhàm chán... hãy gạt bỏ cảm giác áy náy đó đi. Biến mớ hỗn độn thành sự rõ ràng chính là loại công việc mà máy móc nên làm để bạn có thể tập trung suy nghĩ về vấn đề thú vị hơn. Đó chính là điểm hài hước của việc bắt AI làm những công việc thực sự: công việc đó vốn dĩ đã là công việc thực sự; chỉ là bạn đang làm nó với bộ não chậm hơn và ly cà phê nguội hơn mà thôi.

Ví dụ thực tế: Chuyển đổi các ghi chú ra mắt sản phẩm lộn xộn thành bản tóm tắt, email, các hành động và kế hoạch

Thử thách dành cho người mới bắt đầu sẽ có hiệu quả khi nó thực sự ngốn một lượng công việc đáng kể trong tuần của bạn, chứ không phải chỉ là một đoạn văn ngắn. Dưới đây là cách một chuyên viên tiếp thị sản phẩm tự do người Anh đã thực hiện Thử thách dành cho người mới bắt đầu: Khiến AI làm việc thực sự - chỉ cần đổ hết những ghi chú lộn xộn, nhận được bốn kết quả hữu ích, và tìm ra điểm yếu của AI hai lần - và từ đó ngừng coi chatbot như một hộp tìm kiếm.

Kịch bản

Sam có một trang ghi chú từ một buổi đồng bộ hóa khởi động hỗn loạn: lỗi chính tả, viết tắt, "KHÔNG RÕ: ai chịu trách nhiệm về ngân sách?", hạn chót có thể là thứ Sáu, và ba câu chưa hoàn chỉnh được viết trong lúc đi bộ. Thông thường, những ghi chú này sẽ được dán tạm lên giấy nhớ cho đến tối Chủ nhật. Lần này, Sam loại bỏ họ của khách hàng và bất kỳ mã nội bộ nào, thêm một dòng tiêu đề ngữ cảnh, và yêu cầu bốn phần được gắn nhãn: tóm tắt, email, danh sách hành động và kế hoạch.

Sam không theo đuổi một bản tóm tắt hoàn hảo toàn diện. Chiến thắng nằm ở những điều cụ thể: một bản tóm tắt sẵn sàng để đọc lướt vào sáng mai, một email dứt khoát nhưng vẫn mang tính nhân văn, không hứa hẹn hão huyền, các hành động được đặt lên hàng đầu với người chịu trách nhiệm hoặc xác định sau, và một kế hoạch hai giai đoạn rõ ràng chỉ ra các trở ngại.

Mục tiêu là thuê ngoài công đoạn phân loại nhàm chán một lần duy nhất - sau đó mới thực hiện các thao tác thủ công (gửi email, sao chép các hành động vào công cụ theo dõi).

Những gì trợ lý cần

• Bản sao lưu ghi chú đã được loại bỏ thông tin cá nhân (không có mật khẩu, chi tiết ngân hàng hoặc mã định danh khách hàng cần được giữ bí mật)
• Tiêu đề ngữ cảnh một dòng: đối tượng, mục đích, giọng điệu
• Các nhãn chỉ mức độ không chắc chắn đã có sẵn trong ghi chú (KHÔNG RÕ RÀNG / CÓ THỂ) nên các khoảng trống sẽ không bị che đậy
• Nguyên tắc bất di bất dịch: không tự ý đặt ra hạn chót hoặc lời hứa; sử dụng [NEED INPUT] cho các khoảng trống
• Đặt tiêu đề phần chính xác và giới hạn độ dài để đảm bảo quá trình chạy chỉ với một lời nhắc không làm thiếu nội dung cho phần cuối cùng
• Sẵn sàng tiếp tục tham gia nhóm trò chuyện để theo dõi sau phẫu thuật đối với lát cắt yếu nhất
• Một người chỉ đọc lướt email và kiểm tra từng ngày trước khi gửi

Kết quả

Kết quả minh họa (ví dụ ước tính cho việc dọn dẹp ghi chú hàng tuần của một người làm việc tự do, không phải là nghiên cứu đã được công bố): Trên 6 lần xuất ghi chú từ các tuần hoạt động thực tế (đồng bộ hóa khởi chạy và kiểm tra với khách hàng), thời gian trung bình từ "ghi chú được mở" đến "bốn phần sẵn sàng để chỉnh sửa thủ công" đã giảm từ khoảng 35 phút khi sắp xếp thủ công xuống còn khoảng 12 phút với lời nhắc giới hạn bốn đầu ra cộng thêm một bước theo dõi chính xác. Việc đọc lướt và kiểm tra thông tin thủ công vẫn mất khoảng 5 phút cho mỗi lần xuất, vì vậy mức tiết kiệm ròng là khoảng 18 phút cho mỗi lần, hoặc khoảng 108 phút cho toàn bộ tập hợp. Trên danh sách kiểm tra chấp nhận (không có thời hạn giả định, [CẦN NHẬP] được sử dụng cho các khoảng trống, hành động ưu tiên động từ, các rào cản tên kế hoạch, email không có nội dung thừa từ doanh nghiệp), 5 trong số 6 lần chạy thử thách đã vượt qua lần xem xét thủ công đầu tiên so với 2 trong số 6 lần chạy với các yêu cầu mơ hồ "tóm tắt và trợ giúp". Hạn chế: mẫu nhỏ, một người, ghi chú ngắn đến trung bình; các lần xuất rất dài cần nhiều bước; thời gian không bao gồm thời gian chờ đợi người khác trả lời.

Để tự đánh giá phiên bản của riêng bạn: chọn 5 chồng ghi chú từ tuần của bạn; tính thời gian dọn dẹp thủ công so với thời gian làm bài tập; chấm điểm từng chồng ghi chú dựa trên cùng một danh sách kiểm tra; báo cáo giá trị trung vị và tỷ lệ đạt với mẫu số.

Điều gì có thể xảy ra sai sót?

• Tiết lộ bí mật: Hãy sàng lọc trước. Trợ lý không phải là kho chứa bí mật.
• Không có ràng buộc nào: Câu hỏi "Hãy làm gì đó với những ghi chú này" chỉ mang lại một mớ hỗn độn nhạt nhẽo.
• Thông tin bịa đặt: Hãy phản bác bất kỳ ngày tháng, tên tuổi hoặc lời hứa nào không có trong quá khứ.
• Giọng nói tự động trong email: Loại bỏ các câu thừa; dán hai câu bằng giọng văn của chính bạn.
• Hành động thể hiện tâm trạng: "Khám phá các lựa chọn" không phải là một nhiệm vụ - động từ chỉ mệnh lệnh + đối tượng + người thực hiện.
• Kế hoạch trong tờ rơi quảng cáo: Hãy yêu cầu sự thẳng thắn, trung thực, nêu rõ rủi ro và các giả định.
• Dừng lại ở bản nháp đầu tiên: Hãy tập trung sửa chữa một phần yếu; đừng bắt đầu lại từ đầu.
• Không cần nhấn nút: Công việc hoàn tất khi bạn gửi email hoặc cập nhật trình theo dõi.

Câu hỏi thường gặp