Các GPT tùy chỉnh đang ngừng hoạt động. Những điều bạn cần biết.

Câu trả lời ngắn gọn: OpenAI đang dần ngừng hỗ trợ GPT tùy chỉnh: các gói cá nhân hiện không thể tạo hoặc xuất bản GPT mới, và các bot hiện có chỉ là giải pháp tạm thời. Khi một GPT vẫn còn hữu ích, hãy xuất các tập lệnh và tệp kiến ​​thức ngay bây giờ, sau đó xây dựng lại trong Dự án, plugin hoặc Workspace Agents.

Những điểm chính cần ghi nhớ:

Không tạo bản dựng mới: Ngừng tạo GPT tùy chỉnh trên các gói cá nhân; hãy coi những GPT hiện có là tạm thời.

Kiểm kê trước tiên: Liệt kê mục đích, chủ sở hữu, các thư mục phụ thuộc, các tệp và mức độ ưu tiên của từng GPT trước khi di chuyển.

Xuất khẩu kiến ​​thức: Sao chép toàn bộ hướng dẫn và tải xuống mọi tập tin kiến ​​thức trong khi bạn vẫn còn có thể.

Tái cấu trúc một cách triệt để: Chuyển những nhân tố chủ chốt vào các Dự án ChatGPT; loại bỏ những nhân tố không cần thiết mà không cần hình thức.

Cảnh báo người chia sẻ: Hãy thông báo cho các nhóm và người dùng liên kết được chia sẻ trước khi các liên kết bị vô hiệu hóa và quy trình làm việc bị gián đoạn.

Điều gì đang kết thúc so với điều gì vẫn còn hiệu quả hiện nay 

Việc tạo và xuất bản các GPT tùy chỉnh mới trên gói cá nhân đã bị khóa. Bạn không thể tạo một danh sách GPT mới trên GPT Store hoặc xuất bản một GPT tùy chỉnh cá nhân hoàn toàn mới như trước đây. Các GPT hiện có vẫn có thể sử dụng được - và trong một số trường hợp vẫn có thể chỉnh sửa được - trong một thời gian. Hãy coi "vẫn hoạt động" như một sự ưu ái tạm thời, chứ không phải là một lời hứa.

Các thiết lập không gian làm việc và doanh nghiệp tuân theo một lộ trình thu hẹp dần đã được công bố. Điều đó thường có nghĩa là các thông báo quản trị, công cụ di chuyển và việc hướng tới các khối xây dựng mới hơn: Dự án ChatGPT cho các không gian làm việc tập trung với các tệp và hướng dẫn, các plugin (nếu có) và các Tác nhân Không gian làm việc để tự động hóa quy mô nhóm. Tên gọi có thể thay đổi một chút tùy theo kế hoạch; nhưng ý tưởng thì không. Các GPT tùy chỉnh như một giao diện sản phẩm đang dần bị loại bỏ.

Những điều vẫn còn hiệu quả trong thực tế, khi bạn vẫn còn có thể:

• Mở và trò chuyện với nhiều GPT tùy chỉnh hiện có mà bạn đã sở hữu hoặc được chia sẻ
• Chỉnh sửa hướng dẫn hoặc tệp kiến ​​thức về một số kế hoạch trước khi quyền chỉnh sửa biến mất
• Sao chép hướng dẫn hệ thống, các câu mở đầu cuộc trò chuyện và các tệp kiến ​​thức đã tải lên
• Ghi chép lại thông tin về việc ai phụ thuộc vào GPT nào trước khi mọi người phát hiện ra điều đó một cách khó khăn

Đối với nhiều tài khoản cá nhân, điều không còn hiệu quả nữa là: tạo các GPT tùy chỉnh mới, xuất bản lên GPT Store và coi các GPT tùy chỉnh như một nơi lưu trữ lâu dài cho các quy trình làm việc quan trọng. Nếu các GPT tùy chỉnh đang bị đóng lại, điều bạn cần biết bắt đầu từ đây - hãy ngừng tạo các GPT mới và bắt đầu tận dụng những GPT vẫn còn tốt.

Không gian cá nhân so với không gian làm việc: tại sao kế hoạch của bạn lại thay đổi cục diện

Người dùng cá nhân phiên bản Free / Go / Plus / Pro hiện đã ở trong tình trạng "không thể tạo bản dựng mới". Nhiệm vụ của bạn là sao lưu cá nhân: lấy hướng dẫn, lấy tệp, xây dựng lại trong Projects hoặc công cụ khác, và thông báo cho bất kỳ ai bạn đã chia sẻ GPT rằng liên kết có thể bị vô hiệu hóa.

Quản trị viên doanh nghiệp và không gian làm việc phải đối mặt với một mớ hỗn độn khác - và, trớ trêu thay, một bản đồ rõ ràng hơn. Các GPT dùng chung thường nằm ở giữa quy trình làm việc nhóm: bot hướng dẫn người dùng mới, hỏi đáp chính sách, kịch bản bán hàng, macro hỗ trợ được ngụy trang dưới dạng trò chuyện. Khi những thứ đó gặp sự cố, mọi người không chỉ thờ ơ; các phiếu yêu cầu hỗ trợ sẽ xuất hiện. Vì vậy, hãy lập danh mục ở cấp độ tổ chức, chỉ định người sở hữu và chọn người kế nhiệm (Dự án, plugin, Workspace Agent) trước khi các GPT dùng chung ngừng hoạt động.

Tôi nghĩ nguyên tắc chung là: nếu chỉ mình bạn sử dụng, hãy sao lưu nó trong tuần này. Nếu cả nhóm cùng sử dụng, hãy coi đó như việc loại bỏ sản phẩm không còn phù hợp với quy trình, chỉ cần một kế hoạch chuyển đổi đơn giản. Không cần một bản mô tả sản phẩm dài 40 trang. Chỉ cần một danh sách kiểm tra và một người chịu trách nhiệm cụ thể là đủ.

Danh sách kiểm kê: tìm mọi GPT tùy chỉnh quan trọng

Bạn không thể di chuyển những thứ bạn không thể đặt tên. Hãy mở danh sách GPT của bạn và lập một danh mục đơn giản trước khi làm bất cứ điều gì khác. Bảng tính, ứng dụng ghi chú, giấy ghi chú - bất cứ thứ gì cũng được. Sự hoàn hảo là kẻ thù ở đây.

Đối với mỗi GPT tùy chỉnh, hãy thu thập:

• Tên và mục đích - một câu mô tả chức năng của nó
• Chủ sở hữu - bạn, một đồng đội, hoặc "bị bỏ rơi bằng cách nào đó"
• Ai phụ thuộc vào nó - chỉ bạn, một nhóm, khách hàng, hay một đường dẫn được chia sẻ trên Slack?
• Độ dài hướng dẫn - lời nhắc ngắn gọn so với một cuốn tiểu thuyết về quy tắc
• Các tệp kiến ​​thức - PDF, tài liệu, CSV được tải lên đó.
• Các thao tác/công cụ - bất kỳ hook API, duyệt web hoặc thao tác tùy chỉnh nào.
• Mức độ ưu tiên - công việc thiết yếu hàng ngày, công việc hàng tuần thông thường, hoặc chỉ là vấn đề nhỏ nhặt trong thế giới kỹ thuật số.
• Phương án kế nhiệm dự kiến ​​- Dự án, plugin, Workspace Agent, hoặc "nghỉ hưu lặng lẽ".

Hãy sắp xếp theo mức độ ưu tiên trước, chứ đừng dựa vào việc hình đại diện GPT dễ thương đến mức nào. Hình đại diện sẽ không nhớ bạn đâu. Nhưng quy trình làm việc sáng thứ Hai của bạn thì có thể sẽ nhớ đấy.

Nhiều người phát hiện ra, gần như tình cờ, rằng họ có ba bảng GPT đang thực hiện cùng một công việc với các hướng dẫn hơi khác nhau. Hãy hợp nhất chúng trong quá trình di chuyển. Chính bạn trong tương lai sẽ gửi lời cảm ơn.

Cần cứu những gì, tại sao, bằng cách nào và mức độ khẩn cấp ra sao?

Hãy dùng danh sách này như một danh sách đóng gói. Bao gồm cả những điều kỳ quặc nhỏ - đúng vậy, những "món đồ khơi gợi cuộc trò chuyện" vẫn đáng giữ lại ngay cả khi bạn không bao giờ cho người dùng xem lại.

Hãy ưu tiên xử lý các hàng dữ liệu quan trọng trước. Đặc biệt là các tập tin lưu trữ kiến ​​thức - khi quyền chỉnh sửa hoặc tải xuống bị hạn chế, việc tìm kiếm tệp PDF gốc trên máy tính xách tay của ai đó sẽ trở nên vô cùng khó khăn.

Xuất các hướng dẫn và tập tin kiến ​​thức trước khi chúng ngừng hoạt động

Đây là phần không hào nhoáng nhưng lại giúp bạn sau này. Hãy mở từng GPT tùy chỉnh có độ ưu tiên cao khi còn có thể. Sao chép toàn bộ hướng dẫn vào một tệp văn bản thuần hoặc markdown - khoan đã, văn bản thuần an toàn hơn cho việc kiểm soát phiên bản; markdown cũng được. Đặt tên tệp rõ ràng: support-triage-instructions.txt, chứ không phải final-final-v3.txt.

Sau đó, tải xuống tất cả các tệp kiến ​​thức. Đặt chúng vào một thư mục cho mỗi GPT. Nếu một tệp được cập nhật bên trong GPT và bạn không chắc phiên bản nào là phiên bản hiện tại, hãy lấy phiên bản hiện có trong GPT và đồng thời tìm kiếm nguồn gốc chính xác trong Drive hoặc SharePoint. Sao lưu kép tốt hơn là chỉ dựa vào một tệp PDF không rõ nguồn gốc.

Một vài lời khuyên thiết thực nghe có vẻ hiển nhiên cho đến khi bạn bỏ qua chúng:

• Xuất file vào một ngày trời yên tĩnh, không phải năm phút trước buổi trình diễn
• Hãy loại bỏ các thông tin bí mật khỏi văn bản hướng dẫn nếu bạn dán nó vào ổ đĩa nhóm dùng chung
• Ghi chú lại những đặc điểm riêng của mô hình mà bạn đã dựa vào - quy tắc về giọng điệu, quy tắc định dạng, "đừng bao giờ tạo ra mã SKU," những thứ tương tự như vậy
• Nếu GPT sử dụng các hành động tùy chỉnh, hãy mô tả chức năng của từng hành động bằng ngôn ngữ dễ hiểu, chứ không chỉ bằng lược đồ

Ban đầu tôi định nói "chỉ cần sao chép hướng dẫn", nhưng sau đó nhận ra một nửa giá trị thường nằm sâu trong các tệp tin. Hướng dẫn giống như công thức nấu ăn; các tệp tin kiến ​​thức giống như tủ đựng thức ăn. Bạn cần cả hai, nếu không bữa tối sẽ hỏng bét. Theo nghĩa bóng thôi nhé. Xin đừng "ăn" các tệp PDF của bạn.

Xây dựng lại các bot quan trọng trong Dự án ChatGPT 🛠️

Đối với nhiều quy trình làm việc cá nhân và nhóm, ChatGPT Projects là lựa chọn tiếp theo tự nhiên. Một Project cung cấp cho bạn không gian chuyên dụng với các hướng dẫn và tệp riêng - đủ gần với GPT tùy chỉnh để quá trình chuyển đổi diễn ra quen thuộc, mà không cần phải giả vờ như đó là một bản sao chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Một lộ trình tái thiết hợp lý:

• Hãy tạo một dự án được đặt tên theo công việc cũ của GPT, chứ không phải tên đùa của GPT cũ
• Dán các hướng dẫn đã xuất; cắt bỏ bất kỳ nội dung nào chỉ có ý nghĩa khi sử dụng trong GPT Store
• Tải lên những tập tin kiến ​​thức mà bạn thực sự cần - đừng vứt bỏ tất cả những bản nháp cũ kỹ nằm ngổn ngang trong thư mục
• Hãy thử lại với các câu lệnh bạn đã sử dụng trước đó và so sánh kết quả cạnh nhau
• Mời những người từng sử dụng GPT cũ và ngừng sử dụng liên kết cũ khi họ cảm thấy thoải mái

Các dự án này nổi trội ở khả năng xử lý công việc liên tục: thư mục nghiên cứu, quy trình nội dung, bản tóm tắt khách hàng, hỏi đáp nội bộ với kho dữ liệu cố định. Chúng không chỉ đơn thuần là "ứng dụng công khai trên GPT Store" mà còn là một không gian làm việc nghiêm túc. Điều đó hoàn toàn ổn. Hầu hết các GPT tùy chỉnh thành công đều là những công cụ làm việc hiệu quả, chứ không phải là cửa hàng trực tuyến.

Nếu các nhóm GPT tùy chỉnh đang ngừng hoạt động, điều bạn cần biết để xây dựng lại là: hãy bắt đầu với ba bot quan trọng nhất, chứ không phải toàn bộ. Hãy triển khai những bot đó trước. Sau đó, hãy quyết định những bot còn lại nào xứng đáng được đưa vào dự án và những bot nào nên được tạm biệt một cách lặng lẽ.

Các plugin, Workspace Agent và các lộ trình kế nhiệm khác 🔌

Không phải mọi thứ đều thuộc về một Dự án. Một số GPT tùy chỉnh chỉ là những lớp bao bọc mỏng xung quanh các công cụ, API hoặc quy trình nhóm nhiều bước. Những GPT này phù hợp hơn với các plugin nếu gói dịch vụ của bạn hỗ trợ, hoặc với Workspace Agent trong các thiết lập kiểu doanh nghiệp.

Phương pháp lập bản đồ sơ bộ đã được chứng minh hiệu quả trong thực tế:

• Hướng dẫn chi tiết + tập tin - Dự án ChatGPT
• Tự động hóa công cụ/API - plugin hoặc các thành phần kế nhiệm theo kiểu hành động; xác thực lại cẩn thận.
• Quy trình nhóm có sự chịu trách nhiệm - Các tác nhân không gian làm việc, với sự tham gia của quản trị viên.
• Công khai/tìm kiếm bot - cần xem xét lại việc phân phối; kỷ nguyên GPT Store dành cho GPT tùy chỉnh đang kết thúc.
• Đồ chơi dùng một lần - không cần di chuyển; hãy lưu trữ lời nhắc và tiếp tục.

Hãy chuẩn bị tinh thần cho một số xung đột. Khả năng của các chức năng sẽ không hoàn toàn trùng khớp. Một GPT tùy chỉnh kết hợp duyệt web, quản lý tập tin và một cá tính riêng biệt có thể trở thành một Dự án cộng với một công cụ riêng biệt, hoặc một tác nhân với quyền hạn rõ ràng hơn. Sự phân tách này tuy gây khó chịu nhưng cũng tốt hơn - ít "hộp đen" bí ẩn hơn.

Ngoài ChatGPT, một số nhóm xây dựng lại quy trình làm việc tương tự trong các trợ lý ảo khác hoặc ứng dụng nội bộ. Điều đó hoàn toàn hợp lệ. Chỉ cần giữ lại các hướng dẫn và tệp đã xuất để bạn không phải viết lại từ đầu như một câu chuyện cổ tích.

Các rủi ro chung và rủi ro của nhóm GPT mà bạn không nên bỏ qua

Các GPT tùy chỉnh dùng chung là nơi mà những sự cố nhỏ nhặt trở nên nghiêm trọng. Ai đó đánh dấu một GPT trong trang Notion có tên "Cách chúng tôi hỗ trợ". Một người khác dán liên kết đó trong quá trình hướng dẫn sử dụng. Không ai sở hữu các hướng dẫn đó. Sau đó, việc tạo GPT bị khóa, chỉnh sửa bị đóng băng, và đột nhiên con bot mà "ai cũng dùng" bắt đầu hoạt động như một căn gác xép bị ma ám.

Giảm thiểu tác hại ngay từ sớm:

• Chỉ định người sở hữu cho mỗi GPT dùng chung - một người cụ thể có tên, chứ không phải "cả nhóm"
• Đăng một ghi chú ngắn gọn vào các kênh sử dụng tính năng này: những thay đổi là gì, hệ điều hành kế nhiệm là gì, và khi nào cần chuyển đổi
• Thay thế các liên kết được mã hóa cứng trong wiki và tài liệu hướng dẫn trong khi GPT cũ vẫn hoạt động
• Hãy lưu trữ bản sao chỉ đọc của hướng dẫn để nhân viên mới không phải học từ một URL không còn hoạt động
• Đối với các cuộc gọi GPT trực tiếp với khách hàng, hãy lên kế hoạch cho một thông điệp nghe có vẻ bình tĩnh, chứ không phải mang tính chất tận thế

Đến lúc nói đùa một chút: nếu quy trình của bạn chỉ tồn tại bên trong một GPT tùy chỉnh mà không có bản sao lưu, thì đó chưa bao giờ là một quy trình thực sự. Đó chỉ là một hy vọng hão huyền với giao diện trò chuyện. Hãy khắc phục hy vọng đó trong khi giao diện vẫn đang mở.

Những lỗi thường gặp khi chuyển đổi (vui lòng bỏ qua những lỗi này)

Mọi người thường mắc những lỗi tương tự khi chịu áp lực nhẹ. Tôi cũng đã từng mắc một vài lỗi như vậy. Học hỏi là điều cần thiết; lặp lại lỗi là điều không bắt buộc.

• Đang chờ đợi thông báo hoàn hảo - hãy hành động ngay khi bạn vẫn còn có thể chỉnh sửa và tải xuống.
• Di chuyển toàn bộ dữ liệu - chỉ di chuyển những dữ liệu quan trọng và được sử dụng nhiều; lưu trữ phần còn lại.
• Quên mất các tập tin kiến ​​thức - hướng dẫn mà không có tập tin thì chẳng khác nào một nửa bộ não.
• Dán thông tin bí mật vào tài liệu dùng chung - Khóa API không nên có trong wiki của nhóm.
• Thay đổi giọng điệu và quy tắc trong quá trình chuyển đổi - xây dựng lại trước, thiết kế lại sau.
• Không thông báo cho nhóm - việc chuyển đổi âm thầm sẽ tạo ra các yêu cầu hỗ trợ và sự mất lòng tin.
• Giả sử các dự án giống hệt nhau - hãy kiểm tra kết quả đầu ra; điều chỉnh; sau đó thông báo "đã hoàn thành".
• Hãy giữ nguyên danh sách sản phẩm trên GPT Store làm nguồn thông tin chính xác - hãy sao chép nội dung ngay bây giờ.

Ngoài ra: đừng dựng lên những màn kịch di cư phức tạp. Bạn không cần một ban chỉ đạo cho việc tái sử dụng nội dung trên Google Play Store (GPT) chỉ diễn ra hai lần một tháng. Bạn chỉ cần một thư mục và hai mươi phút.

Một kế hoạch thực tế theo tuần mà không gây hoang mang về lịch trình

Hãy nói theo cách tương đối và tiếp tục tiến lên. Dưới đây là một chuỗi thao tác đơn giản, hiệu quả cho dù bạn có một GPT hay hai mươi GPT.

1. Hôm nay: Kiểm kê. Đánh dấu trạng thái cần thiết so với trạng thái loại bỏ.
2. Khoảng thời gian rảnh tiếp theo: Xuất hướng dẫn và các tập tin kiến ​​thức cho bất cứ thứ gì quan trọng hoặc cần thiết.
3. Ngay sau đó: Xây dựng lại hai hoặc ba dự án hàng đầu trong Projects (hoặc agents/plugins nếu phù hợp).
4. Trước khi chúng ngừng hoạt động: Thay đổi cài đặt mặc định cá nhân; cập nhật liên kết nhóm; thông báo cho các bên liên quan.
5. Đang thực hiện: Loại bỏ các GPT có giá trị thấp; giữ lại kho lưu trữ; ngừng tạo các GPT tùy chỉnh mới mà dù sao cũng không thể xuất bản.

Phần cảm xúc khó hơn phần kỹ thuật, thường thì mọi người không thừa nhận điều đó. Bạn đã dành cả buổi tối để tinh chỉnh một GPT (Global Test Platform) mà cuối cùng nó cũng "hiểu" được giọng nói của bạn. Việc nói lời tạm biệt nghe có vẻ ngớ ngẩn cho đến khi bạn nhớ ra mình vẫn còn giữ những hướng dẫn đó. Linh hồn của bot chính là văn bản. Văn bản thì có sức lan tỏa.

Những điểm chính cần ghi nhớ

Các GPT tùy chỉnh đang ngừng hoạt động. Tóm lại, đó là những điều bạn cần biết:

• Việc tạo và xuất bản GPT tùy chỉnh mới trên các gói cá nhân hiện đã bị hạn chế; các gói hiện có đang trong tình trạng "được mượn"
• Kiểm kê mọi thứ; ưu tiên theo mức độ sử dụng thực tế, chứ không phải theo hoài niệm
• Xuất hướng dẫn, tập tin kiến ​​thức, tài liệu khởi đầu và ghi chú hành động khi bạn vẫn còn có thể
• Xây dựng lại các quy trình làm việc quan trọng trong Dự án ChatGPT; sử dụng plugin hoặc Workspace Agents khi chúng phù hợp hơn
• Cảnh báo các nhóm, cập nhật tài liệu, chỉ định người chịu trách nhiệm cho các bot dùng chung
• Bỏ qua việc hoảng loạn, bỏ qua việc di chuyển những thứ rác rưởi, bỏ qua việc chờ đợi khoảnh khắc hoàn hảo

Hãy hành động sớm, chuẩn bị kỹ lưỡng, xây dựng lại những gì đang tạo ra thu nhập. Nền tảng đang thay đổi bên dưới lớp GPT Store và Custom GPT - điều này gây bất tiện, nhưng không phải là chấm dứt sự nghiệp. Quy trình làm việc của bạn luôn lớn hơn một nút sản phẩm. Hãy giữ lại các công thức. Thay đổi "nhà bếp". Bạn sẽ ổn thôi.

Ví dụ thực tế: Chuyển đổi một GPT tùy chỉnh hỗ trợ dùng chung sang dự án ChatGPT

Việc loại bỏ các tính năng không còn phù hợp nghe có vẻ trừu tượng cho đến khi liên kết hướng dẫn sử dụng vào thứ Hai biến mất. Dưới đây là cách một trưởng nhóm hỗ trợ khách hàng tại Anh đã sử dụng quy trình kiểm kê → xuất → xây dựng lại từ hướng dẫn này khi các GPT tùy chỉnh bị ngừng hoạt động - và những gì bạn cần biết để đóng gói phần mềm tự động giúp bạn phát huy tối đa hiệu quả.

Kịch bản

Nhóm của Jordan có một GPT tùy chỉnh tên là "Trợ giúp phân loại hỗ trợ". Nó chứa các quy tắc về giọng điệu, "không bao giờ tự tạo SKU", một gói kiến ​​thức gồm các bài viết trợ giúp và bốn câu mở đầu cuộc hội thoại mà nhân viên mới thường nhấp vào mà không cần suy nghĩ. Liên kết nằm trong Notion ở mục "Cách chúng tôi thực hiện hỗ trợ". Việc tạo GPT tùy chỉnh mới trên các gói cá nhân của họ đã bị khóa. Bot dùng chung vẫn hoạt động - hiện tại - đó là sự ưu ái, chứ không phải là ràng buộc.

Jordan không định di chuyển toàn bộ "vườn thú" các GPT dang dở. Ưu tiên hàng đầu là công cụ thiết yếu này: sao chép hướng dẫn, tải xuống các tập tin kiến ​​thức, xây dựng lại bên trong Dự án ChatGPT, cập nhật liên kết wiki, thông báo cho kênh, sau đó loại bỏ URL cũ khi mọi người đã cảm thấy thoải mái.

Mục tiêu là duy trì tính liên tục mà không cần đến những màn kịch chuyển đổi – một danh sách kiểm tra và một người chịu trách nhiệm cụ thể, chứ không phải một bản PRD dài 40 trang.

Những nhu cầu của quá trình di cư

• Một dòng kiểm kê: tên, mục đích, chủ sở hữu (Jordan), người phụ thuộc, tệp kiến ​​thức, hành động, mức độ ưu tiên, người kế nhiệm dự kiến ​​(Dự án)
• Toàn bộ hướng dẫn tùy chỉnh được dán vào một tệp có tên rõ ràng (ví dụ: support-triage-instructions.txt)
• Mọi tập tin kiến ​​thức được tải lên đều được lưu vào một thư mục có tên giống với GPT
• Gợi ý bắt đầu cuộc trò chuyện và 3-5 đoạn hội thoại mẫu minh họa thế nào là "tốt"
• Ghi chú về bất kỳ thao tác/móc nối API nào bằng ngôn ngữ dễ hiểu (không có bí mật nào trong Slack)
• Một dự án ChatGPT với hướng dẫn được rút gọn, chỉ giữ lại các tệp cần thiết và các lời nhắc kiểm tra song song
• Đã cập nhật các liên kết Notion/hướng dẫn sử dụng và một ghi chú ngắn về kênh trước khi hệ thống GPT cũ ngừng hoạt động

Ví dụ hướng dẫn

Sử dụng bản tóm tắt này để xây dựng lại dự án mới (sau khi bạn dán hướng dẫn hệ thống đã xuất và tải lên các tập tin kiến ​​thức đã được xác minh):

Bạn là Trợ lý Phân loại Hỗ trợ cho phần mềm SaaS lập lịch của chúng tôi. Hãy tuân thủ chính xác giọng điệu đã được xuất khẩu và quy tắc "không bao giờ tự tạo mã sản phẩm" (SKU). Chỉ trả lời dựa trên các bài viết trợ giúp đã được tải lên; nếu thiếu câu trả lời, hãy nói rằng bạn không biết và đề xuất quy trình chuyển tiếp cho người phụ trách. Kết quả: nguyên nhân có thể xảy ra, bằng chứng từ tài liệu, bước kiểm tra tiếp theo và bản nháp câu trả lời bằng tiếng Anh Anh (UK English). Không có lời mở đầu. Nếu câu hỏi cần API hoặc thao tác hệ thống trực tiếp mà chúng tôi chưa kết nối được, hãy nói rõ điều đó thay vì giả vờ.

Các bài kiểm tra đầu tiên cần chạy (các lời nhắc giống như GPT cũ): (1) "Khách hàng nói nút chuyển đổi thanh toán bị mờ sau khi nâng cấp - xử lý sự cố," (2) "Soạn thảo một câu trả lời bình tĩnh khi chúng ta không tìm thấy hóa đơn của họ," (3) mỗi câu mở đầu cuộc hội thoại cũ một lần. So sánh kết quả với các cuộc trò chuyện mẫu đã lưu trước khi bạn thông báo về việc chuyển đổi.

Cách kiểm tra nó

• Trước tiên hãy lập danh sách: liệt kê mọi GPT tùy chỉnh; đánh dấu là quan trọng / cao / cần loại bỏ. Đừng bắt đầu với những avatar dễ thương.
• Chức năng xuất file trong khi vẫn chỉnh sửa/tải xuống hoạt động: hướng dẫn + file kiến ​​thức + file khởi đầu. Sao lưu kép các file PDF bí ẩn từ Google Drive nếu phiên bản khác nhau.
• Chỉ xây dựng lại hai hoặc ba mục đầu tiên. Kiểm tra song song các lời nhắc tương tự với GPT cũ trong khi nó vẫn đang hoạt động.
• Trường hợp đặc biệt: một GPT với các hành động tùy chỉnh - hãy ghi lại chi tiết từng hành động; xác thực lại cẩn thận trong các plugin hoặc agent nếu cách đó phù hợp hơn là sử dụng Project.
• Kiểm tra chấp nhận trước khi chuyển đổi: (1) tệp hướng dẫn hoàn chỉnh, (2) tất cả các tệp kiến ​​thức quan trọng đều có mặt, (3) ba lời nhắc kiểm thử khớp với chất lượng mẫu, (4) liên kết Notion được cập nhật, (5) kênh được thông báo với tên chủ sở hữu, (6) không có khóa API nào được dán vào wiki của nhóm.

Kết quả

Kết quả minh họa (ví dụ ước tính cho một đợt chạy nước rút chuyển đổi của nhóm hỗ trợ, không phải là nghiên cứu đã được công bố của OpenAI): Trong số 8 GPT tùy chỉnh được kiểm kê, 3 GPT ở mức độ nghiêm trọng/cao và được xây dựng lại thành Dự án; 5 GPT được lưu trữ chỉ với hướng dẫn. Việc xuất và xây dựng lại cho bot phân loại hỗ trợ mất khoảng 90 phút (kiểm kê 15 phút, xuất 25 phút, thiết lập Dự án và tải tệp lên 20 phút, kiểm tra song song 30 phút). Sau khi chuyển đổi, số lượng câu hỏi "GPT đã đi đâu?" trong kênh hỗ trợ giảm từ 6 câu hỏi trong tuần đầu tiên (không có chủ sở hữu, không có ghi chú) xuống còn 1 câu hỏi làm rõ sau khi có liên kết Notion và bài đăng trên kênh. Trên danh sách kiểm tra chuyển đổi (xuất hoàn tất, Dự án đã được kiểm tra, tài liệu đã được cập nhật, chủ sở hữu được đặt tên, thông tin bí mật đã được loại bỏ), 3 trong số 3 bot được xây dựng lại đã vượt qua trước khi thông báo so với 0 trong số 3 bot theo thói quen "chúng ta sẽ xử lý khi nó bị lỗi". Hạn chế: nhóm nhỏ, một lĩnh vực sản phẩm; bot không có tệp kiến ​​thức được chuyển đổi nhanh hơn; GPT nặng về thao tác mất nhiều thời gian hơn; Thời gian này không bao gồm thời gian chờ phê duyệt của quản trị viên đối với Workspace Agents.

Để đánh giá phiên bản của riêng bạn: lập danh sách tất cả các GPT tùy chỉnh với nhãn ưu tiên; xuất dữ liệu và xây dựng lại cho từng bot quan trọng; theo dõi tỷ lệ hoàn thành danh sách kiểm tra và yêu cầu hỗ trợ sau khi chuyển đổi trong hai tuần; báo cáo số liệu kèm theo mẫu số.

Điều gì có thể xảy ra sai sót?

• Chờ đợi thông báo hoàn hảo: Hãy hành động ngay khi bạn vẫn có thể chỉnh sửa và tải xuống.
• Di chuyển mọi thứ: Lưu trữ đồ chơi; tân trang lại những cỗ máy chủ lực.
• Hướng dẫn mà không có tài liệu: Não biết suy nghĩ. Hãy tìm trong tủ đựng thức ăn, chứ không chỉ mỗi thẻ công thức.
• Chuyển đổi âm thầm: Các liên kết được chia sẻ trong quá trình thiết lập ban đầu trở thành một căn gác xép bị ma ám.
• Bí quyết trong wiki: Loại bỏ khóa API khi sao chép dữ liệu xuất khẩu vào các ổ đĩa dùng chung.
• Giả sử các dự án giống hệt nhau: Kiểm tra kết quả đầu ra trước, sau đó mới thông báo hoàn thành - chứ không phải ngược lại.
• Không có chủ sở hữu được chỉ định: "Nhóm" không thể xoay vòng URL đã chết.

Bài học thực tiễn

Khi các GPT tùy chỉnh ngừng hoạt động, điều bạn cần biết là về mặt vận hành: kiểm kê, hướng dẫn xuất khẩu và các tệp kiến ​​thức, xây dựng lại một vài GPT hiệu quả trong các Dự án ChatGPT (hoặc plugin/Workspace Agents nơi công cụ và quy trình nhóm phù hợp hơn), cảnh báo bất kỳ ai đã chia sẻ liên kết cũ và loại bỏ những thứ không cần thiết. Linh hồn của bot là văn bản. Văn bản có khả năng lan truyền. Giữ lại công thức; chỉ thay đổi cách thức thực hiện.

Câu hỏi thường gặp

Việc ngừng hoạt động của Custom GPT có ý nghĩa gì đối với người dùng ChatGPT?

OpenAI đang dần loại bỏ các GPT tùy chỉnh trên tất cả các gói ChatGPT. Các tài khoản cá nhân Free, Go, Plus và Pro hiện không thể tạo hoặc xuất bản GPT mới, trong khi các GPT hiện có vẫn có thể hoạt động hoặc chỉnh sửa trong một thời gian - hãy coi đó là sự hỗ trợ tạm thời, chứ không phải là lời hứa. Các thiết lập Workspace và doanh nghiệp sẽ tuân theo lộ trình loại bỏ dần đã được công bố để chuyển sang các sản phẩm kế nhiệm như plugin, ChatGPT Projects và Workspace Agents. Hãy ngừng tạo các GPT tùy chỉnh mới và bắt đầu tận dụng những GPT hiện có.

Tôi vẫn có thể tạo hoặc xuất bản các GPT tùy chỉnh mới không?

Đối với nhiều tài khoản cá nhân, câu trả lời là không - việc tạo và xuất bản đã bị khóa, bao gồm cả các sản phẩm mới trong GPT Store. Các GPT tùy chỉnh hiện có mà bạn sở hữu hoặc đã được chia sẻ vẫn có thể mở được, và trên một số gói dịch vụ, bạn vẫn có thể chỉnh sửa hướng dẫn hoặc tệp kiến ​​thức trước khi quyền truy cập đó biến mất. Các quy trình làm việc quan trọng không nên coi GPT tùy chỉnh là nơi lưu trữ lâu dài. Hãy sao chép hướng dẫn, mẫu và tệp khi bạn vẫn còn có thể.

Quy trình kết thúc ca làm việc khác nhau như thế nào giữa kế hoạch cá nhân và kế hoạch dành cho không gian làm việc?

Người dùng cá nhân chủ yếu cần sao lưu cá nhân: xuất hướng dẫn và tệp, xây dựng lại trong Projects hoặc công cụ khác, và cảnh báo bất kỳ ai đã chia sẻ liên kết. Quản trị viên doanh nghiệp và không gian làm việc phải đối mặt với các bot được chia sẻ trong quy trình giới thiệu, hỏi đáp chính sách, theo dõi bán hàng và macro hỗ trợ - vì vậy hãy lập danh mục ở cấp độ tổ chức, chỉ định người sở hữu và chọn người kế nhiệm trước khi các bot đó ngừng hoạt động. Nếu chỉ bạn sử dụng, hãy sao lưu nó trong tuần này; nếu một nhóm sử dụng, hãy coi đó như một sản phẩm cần loại bỏ dần.

Tôi nên kiểm kê những gì trước khi GPT tùy chỉnh ngừng hoạt động?

Đối với mỗi GPT, hãy ghi lại tên và mục đích, chủ sở hữu, những người phụ thuộc vào nó, độ dài hướng dẫn, các tệp kiến ​​thức, hành động hoặc công cụ, mức độ ưu tiên và dự đoán người kế nhiệm. Sắp xếp theo mức độ sử dụng thực tế - quan trọng hàng ngày so với những thứ không còn dùng đến - chứ không phải theo hoài niệm về avatar. Nhiều người thấy ba GPT đang thực hiện cùng một công việc; hãy hợp nhất chúng trong quá trình di chuyển. Bạn không thể di chuyển thứ mà bạn không thể đặt tên.

Những tài sản GPT tùy chỉnh nào quan trọng nhất cần xuất khẩu?

Hướng dẫn hệ thống và các tập tin kiến ​​thức rất quan trọng - giống như bộ não và kho kiến ​​thức vậy. Cũng nên sao chép các câu mở đầu cuộc trò chuyện, ghi chú hành động hoặc API bằng ngôn ngữ dễ hiểu mà không cần dán các thông tin bí mật vào Slack, một vài đoạn chat mẫu thể hiện hiệu quả tốt, danh sách chia sẻ để mọi người cảnh báo, và bản sao danh sách trên GPT Store nếu bạn đã xuất bản. Tải xuống các tập tin vào một thư mục được đặt tên rõ ràng cho mỗi GPT và sao lưu kép các tập tin PDF bí ẩn từ Drive khi các phiên bản khác nhau.

Làm thế nào để xây dựng lại GPT tùy chỉnh trong ChatGPT Projects?

Tạo một Dự án theo tên công việc, dán hướng dẫn đã xuất, chỉ tải lên các tệp kiến ​​thức bạn vẫn cần, sau đó kiểm tra các lời nhắc tương tự song song với GPT cũ. Mời người dùng cũ tham gia và ngừng sử dụng liên kết cũ khi họ đã quen thuộc. Dự án phù hợp với công việc đang diễn ra - nghiên cứu, quy trình nội dung, tóm tắt khách hàng, hỏi đáp nội bộ - hơn là các ứng dụng công khai trên GPT Store. Bắt đầu với hai hoặc ba bot quan trọng nhất của bạn, chứ không phải toàn bộ.

Khi nào tôi nên sử dụng plugin hoặc Workspace Agent thay vì Project?

Các bot nhiều hướng dẫn kèm theo tệp thường được liên kết với Dự án. Tự động hóa công cụ hoặc API phù hợp với các plugin hoặc các công cụ kế nhiệm theo kiểu hành động - cần xác thực lại cẩn thận. Các quy trình nhóm với quyền sở hữu rõ ràng phù hợp với Workspace Agents có sự tham gia của quản trị viên. Các bot tìm kiếm công khai cần được xem xét lại vì kỷ nguyên của Custom GPT Store đang kết thúc, và các công cụ dùng một lần có thể được lưu trữ mà không cần di chuyển. Hãy chuẩn bị cho một số khó khăn; việc sao chép y nguyên khó có thể xảy ra.

Những rủi ro nào mà các GPT tùy chỉnh của nhóm dùng chung tạo ra trong quá trình tắt máy?

Các GPT dùng chung thường nằm trong Notion, tài liệu hướng dẫn và Slack mà không có người chịu trách nhiệm cụ thể - dẫn đến việc chỉnh sửa bị đóng băng và bot mà mọi người sử dụng trở thành một "gác mái ma ám". Hãy chỉ định một người chịu trách nhiệm, đăng tải những thay đổi và thời điểm chuyển đổi, thay thế các liên kết được mã hóa cứng trong khi GPT cũ vẫn hoạt động, và giữ một bản lưu trữ chỉ đọc các hướng dẫn. Đối với các bot tương tác với khách hàng, hãy lên kế hoạch cho một thông điệp bình tĩnh. Một quy trình không có bản sao lưu giống như một hy vọng hão huyền với giao diện trò chuyện.

Tôi nên tránh những sai lầm nào khi chuyển đổi hệ thống?

Đừng chờ đợi một thông báo hoàn hảo - hãy hành động ngay khi bạn vẫn có thể chỉnh sửa và tải xuống. Chỉ di chuyển những dữ liệu quan trọng và được sử dụng nhiều; lưu trữ phần còn lại. Đừng quên các tập tin kiến ​​thức, dán khóa API vào wiki dùng chung, điều chỉnh giọng điệu giữa chừng quá trình di chuyển hoặc chuyển đổi âm thầm. Các dự án không giống hệt nhau - hãy kiểm tra kết quả trước khi thông báo hoàn tất và sao chép văn bản mô tả trên Store ngay nếu điều đó quan trọng. Bỏ qua các ủy ban điều hành cho một bot chỉ được sử dụng hai lần một tháng.

Làm thế nào để chuyển đổi một GPT tùy chỉnh hỗ trợ dùng chung vào một Dự án?

Kiểm kê bot, xuất toàn bộ hướng dẫn và mọi tập tin kiến ​​thức, lưu lại các đoạn hội thoại mẫu và đoạn hội thoại mở đầu, sau đó xây dựng lại trong một Dự án với các quy tắc đã được tinh chỉnh và các tập tin đã được xác minh. Kiểm tra song song các lời nhắc phân loại tương tự, cập nhật liên kết Notion hoặc liên kết hướng dẫn, và thông báo cho kênh bằng tên người sở hữu trước khi URL cũ không còn hoạt động. Việc chấp nhận có nghĩa là xuất khẩu đầy đủ, chất lượng mẫu khớp nhau, tài liệu được cập nhật và không có thông tin bí mật nào trong wiki của nhóm.

Tài liệu tham khảo

1. OpenAI — Ngừng hỗ trợ GPT tùy chỉnh — help.openai.com