Cách bật Ghi chú AI trong Teams

Bạn đã bao giờ rời khỏi một cuộc họp với ký ức mơ hồ về việc ai nói gì và ai chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ nào chưa? Vâng, tôi đã từng trải qua điều đó. Cuối cùng thì Microsoft cũng đã cho chúng ta một sợi dây cứu sinh: Teams giờ đây tích hợp thêm các ghi chú do AI tạo ra, cả trong khi bạn đang tham gia cuộc gọi và sau khi cuộc gọi kết thúc. Cảm giác giống như rút một con thỏ ra khỏi chiếc mũ – chỉ khác là con thỏ đó chính là bản ghi chép cuộc họp.

Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn chính xác cách bật Ghi chú AI trong Teams , những ô quản trị nào cần được chọn, người dùng cuối bật/tắt ở đâu, cùng với những tình huống "lỡ lời" kinh điển mà mọi người thường gặp phải (nút màu xám, thiếu tab tóm tắt, đủ thứ rắc rối). Thành thật mà nói, một khi đã thiết lập xong, việc ghi chú bằng tay sẽ trở nên kém hiệu quả như việc khắc chữ trên bia đá vậy.

Những bài viết bạn có thể muốn đọc sau bài này:

🔗 AI dành cho luật sư tương lai: Ứng dụng luật sư AI miễn phí tốt nhất
Nhận ngay sự trợ giúp và tư vấn pháp lý từ AI được đào tạo bài bản bất cứ khi nào bạn cần.

🔗 Dự đoán cá cược bằng AI: Giải thích về Pundit AI
Hãy xem các mô hình AI được đào tạo bài bản cải thiện khả năng dự đoán và phân tích cá cược như thế nào.

🔗 Công cụ AI dạng SaaS: Phần mềm hỗ trợ AI tốt nhất
Khám phá các giải pháp phần mềm trí tuệ nhân tạo được đào tạo bài bản để thúc đẩy tăng trưởng và hiệu quả kinh doanh.

Sơ đồ nhanh những gì bên trong 💡

• Microsoft thực sự muốn nói gì khi dùng cụm từ “Ghi chú AI” (gợi ý: Người điều phối và Tóm tắt thông minh là hai khái niệm khác nhau)?

• Hướng dẫn từng bước: cách quản trị viên và người dùng thông thường bật tính năng này

• Các vấn đề về cấp phép, sự phụ thuộc vào việc phiên âm và chính sách họp lén lút gây khó dễ cho mọi người

• Bảng so sánh bạn có thể xem lướt qua mà không cần cà phê

• Quy tắc về quyền riêng tư/lưu trữ - tảng băng chìm dưới nước

• Khắc phục sự cố: Tại sao các nút chuyển đổi đôi khi biến mất

Vì sao ghi chú bằng AI thực sự hữu ích ✅

Hãy coi AI Notes không chỉ đơn thuần là một danh sách gạch đầu dòng được thiết kế đẹp mắt.

• Người điều phối cho phép bạn ghi chú trực tiếp ngay trong cuộc họp.

• Chức năng tóm tắt thông minh sẽ được kích hoạt sau khi sự kiện kết thúc - tóm tắt bằng AI, nhiệm vụ, chương, ai nói khi nào, tất cả mọi thứ.

Mọi thứ đều được đặt ở những vị trí mà mọi người đã sử dụng - trò chuyện Teams , tab Tóm tắt hoặc Loop . Nó có thể tìm kiếm, cộng tác và giảm bớt những lời nhắc nhở khó xử kiểu "này, ai sở hữu slide 7?". [1][4]

Lợi ích thực tế:

• Ngay lúc đó : khi quá trình phiên âm bắt đầu, các ghi chú sẽ tự động được điền vào dưới biểu tượng Ghi chú mới sáng bóng. [1]

• Sau đó : phần tóm tắt hiển thị các nhiệm vụ, dòng thời gian của người nói, chủ đề - phong phú hơn nếu có bản ghi âm, nhưng vẫn hoạt động tốt ngay cả khi không có. [4]

• Có thể chỉnh sửa bởi con người : được lưu trữ dưới dạng trang Vòng lặp (.loop file) mà người tham dự có thể chỉnh sửa. [2]

Hai hương vị chính của AI Notes 🛣️

Bạn sẽ bắt gặp AI Notes theo một trong hai cách sau:

1. Người điều phối = ghi chú trực tiếp
   Thêm tính năng này từ lời mời hoặc bật/tắt giữa cuộc họp. Ngay khi được bật, quá trình phiên âm sẽ tự động bắt đầu và nút Ghi chú sẽ thay đổi. Người tham dự có thể chỉnh sửa trong thời gian thực. Hiện đang trong giai đoạn xem trước công khai , yêu cầu Microsoft 365 Copilot cho người bật tính năng này. [1][2]

2. Tóm tắt thông minh = gói sau cuộc họp
   Với giấy phép phù hợp + tính năng phiên âm được bật, bạn sẽ thấy bản tóm tắt đầy đủ sau đó: ghi chú, nhiệm vụ, chương, diễn giả. Việc ghi âm làm cho nó phong phú hơn, nhưng không bắt buộc. [4]

Kết quả cuối cùng? Dù sao thì người dùng cũng không cần làm gì nhiều - các ghi chú sẽ tự động hiển thị.

Thiết lập quản trị: tránh các nút chuyển đổi màu xanh xám 🧰

Nếu bạn là quản trị viên CNTT, đây là danh sách kiểm tra giúp tránh các sự cố:

1. Cấp phép

   • Tóm tắt thông minh → cần Teams Premium hoặc M365 Copilot . [4]

   • Người điều phối → yêu cầu M365 Copilot và Teams . [2]

2. Chính sách cuộc họp: Bật/tắt Copilot
   Trung tâm quản trị → Cuộc họp → Chính sách cuộc họp → Ghi âm & phiên âm → Copilot . Các tùy chọn: Bật , Bật (yêu cầu phiên âm) , hoặc Bật (mặc định lưu phiên âm) . Hoặc PowerShell:

   Set-CsTeamsMeetingPolicy -Copilot ...
   

   [3]

3. Phiên âm/ghi âm
   Phải cho phép phiên âm cho cả hai tính năng. Ghi âm là tùy chọn - nhưng sẽ thêm người nói, chương, chủ đề. [2][4]

4. Trợ giúp tùy chọn: ghim Meet
   Ghim Meet cho mọi người để tóm tắt không bị chìm. Thực hiện thông qua các chính sách thiết lập ứng dụng hoặc cho phép người dùng ghim thủ công. [4]

Mẹo nhỏ: người tổ chức có thể đặt Cho phép Copilot = Chỉ trong cuộc họp . Bằng cách đó, Copilot hỗ trợ trực tiếp nhưng không có bản ghi nào được lưu lại trừ khi ai đó ghi âm/chép lại một cách rõ ràng. [5]

Các bước dành cho người dùng cuối: thực hiện thao tác lật 🔘

Sau khi quản trị viên dọn sạch đường băng, người dùng có thể bật Ghi chú AI như sau:

A) Người điều phối trong một cuộc họp

• Từ lời mời : bật Người điều phối . Nếu không có, hãy kiểm tra Tùy chọn cuộc họp → Người hỗ trợ và AI khác → Cho phép Người hỗ trợ . [1]

• Bên trong cuộc họp : Thêm hành động → Bật Người điều phối . Chờ vài phút - ghi chú sẽ xuất hiện sau khi quá trình phiên âm bắt đầu. [1]

• Sau đó : vào Trò chuyện → Tóm tắt → Ghi chú . Trang lặp lại = có thể chỉnh sửa. [1][2]

Lưu ý: Chức năng điều phối chỉ hoạt động cho các cuộc họp đã lên lịch . Không hoạt động cho các cuộc họp kênh, các cuộc họp nhanh, các cuộc gọi thông thường. Ngoài ra, chỉ người tổ chức/người thuyết trình trên máy tính để bàn/web mới có thể bật/tắt chức năng này. [1]

B) Tóm tắt thông minh sau cuộc họp

Chỉ cần mở Tóm tắt . Vậy thôi - ghi chú, nhiệm vụ, diễn giả, dòng thời gian. Việc ghi âm giúp cải thiện nó, nhưng tóm tắt vẫn hoạt động mà không cần ghi âm. [4]

So sánh song song: Bản ghi của người điều phối, bản tóm tắt và bản ghi chép thủ công 📊

Không hoàn hảo, nhưng cũng gần đạt yêu cầu - giống như bánh brownie nướng chưa chín kỹ.

Cạm bẫy chính sách 🧪

Đây là “điểm mấu chốt”: nếu việc phiên âm bị chặn, Facilitator sẽ không tạo ghi chú và Recap sẽ rất sơ sài. Hãy kiểm tra kỹ các chính sách của cuộc họp. Việc ghi âm là tùy chọn, nhưng nếu không ghi âm, bạn sẽ mất người thuyết trình/chương. [2][4]

Ban tổ chức cũng kiểm soát Allow Copilot :

• Trong và sau,

• Chỉ trong thời gian đó,

• hoặc Tắt .

Lựa chọn trung gian đó rất quý giá cho các cuộc họp nhạy cảm: Copilot hỗ trợ trực tiếp nhưng không có bản tóm tắt nào trừ khi quá trình phiên âm được bắt đầu thủ công. [5]

Quyền riêng tư + dung lượng lưu trữ - phần nổi của tảng băng trôi 🧊

Tất cả những thứ này nằm ở đâu?

• Ghi chú của người điều phối → được lưu dưới dạng .loop trong thư mục Cuộc họp của OneDrive của người khởi xướng. Người tham gia có thể cùng chỉnh sửa. [2]

• Tóm tắt thông minh → được tạo từ bản ghi/bản ghi âm, hiển thị trong tab Tóm tắt (có hoặc không có bản ghi âm). [4]

Những người quan tâm đến việc tuân thủ: hãy kiểm tra tài liệu của Microsoft về vị trí lưu trữ, khám phá điện tử và các khía cạnh quản trị. [2][4]

Khắc phục sự cố nhanh chóng 🧯

• Chuyển đổi hiển thị nhưng không bật → thường là do cấp phép hoặc chính sách. Đảm bảo M365 Copilot + phiên âm được cho phép. [2][3][4]

• Ghi chú không xuất hiện → xác nhận Người điều phối đang bật (biểu tượng đã thay đổi) và đợi vài phút. [1]

• Các cuộc họp kênh → không được hỗ trợ. Hãy sử dụng các cuộc họp không phải kênh đã lên lịch. [1]

• Muốn có thông tin chi tiết nhưng không muốn lưu bản ghi → đặt Cho phép Copilot = Chỉ trong cuộc họp . [5]

• Người dùng không thể tìm thấy bản tóm tắt → ghim ứng dụng Meet. Khắc phục đơn giản. [4]

Sổ tay chiến thuật sẵn sàng sử dụng 📋

1. Phân bổ giấy phép (Teams Premium / M365 Copilot, tùy thuộc). [2][4]

2. Chính sách cuộc họp: bật Copilot; phạm vi thông qua các nhóm; PowerShell cũng hoạt động. [3]

3. Bật tính năng phiên âm (ghi âm tùy chọn). [2][4]

4. Người tổ chức khóa đào tạo: Tùy chọn cuộc họp → Chuyển đổi Copilot → Chuyển đổi Facilitator → Tab Tóm tắt. [1][5]

5. Ghim ứng dụng Meet để dễ tìm kiếm. [4]

6. Thử nghiệm ban đầu → thu thập phản hồi → điều chỉnh.

7. Bảo mật tài liệu/tuân thủ các tài liệu tham khảo. [2][4]

Mẹo hữu ích giúp cuộc sống dễ dàng hơn 🪄

• Tham gia muộn? Hãy sử dụng Copilot để bắt kịp - hoạt động tốt hơn với việc ghi âm/chép lại. [4]

• Cuộc họp nhạy cảm? Chỉ chọn trong cuộc họp . [5]

• Chuẩn bị trước: ghi chú chung về chương trình nghị sự/nhiệm vụ sẽ giúp kết quả đầu ra của AI rõ ràng hơn.

Những thắc mắc thường gặp đã được giải đáp 🙋♀️

Hỏi: Khách/người dùng bên ngoài có thấy Ghi chú AI không?
Trả lời: Không. Ghi chú của người điều phối chỉ có nội bộ. Người tổ chức/người thuyết trình trên máy tính để bàn/trang web kiểm soát chúng. [1][2]

Q: Các cuộc họp kênh có được hỗ trợ không?
A: Không dành cho Người điều phối. Hãy sử dụng các cuộc họp theo lịch trình tiêu chuẩn hoặc Tóm tắt thông minh. [1][4]

Q: Chính xác thì những thứ này được lưu trữ ở đâu?
A: Người điều phối = Tệp vòng lặp trong OneDrive của người khởi xướng. Tóm tắt = bản ghi/tài liệu ghi âm được hiển thị trong Teams. [2][4]

Lời kết 🧩

Vậy công thức là: đảm bảo có giấy phép hợp lệ, bật Copilot trong chính sách, cho phép phiên âm. Hướng dẫn người dùng bật/tắt Facilitator khi họ muốn ghi chú trực tiếp - hoặc chỉ cần dựa vào Intelligent Recap để nắm rõ nội dung sau cuộc họp. Nếu thiếu nút bật/tắt, rất có thể đó là vấn đề về giấy phép/chính sách. Và đừng quên tùy chọn “Chỉ trong cuộc họp” để tạo sự thoải mái cho người quản trị. Khi mọi thứ hoạt động trơn tru, các cuộc họp sẽ diễn ra nhẹ nhàng hơn, gọn gàng hơn và ít gây ra tình trạng “khoan… chúng ta vừa thống nhất điều gì vậy?”.

Tài liệu tham khảo

1. Người điều phối trong các cuộc họp Microsoft Teams (giới hạn, công tắc, ai có thể bật, tự động ghi lại) — Hỗ trợ của Microsoft

2. Thiết lập Người điều phối trong Microsoft Teams (cấp phép, xem trước, lưu trữ Loop, kiểm soát người dùng) — Microsoft Learn

3. Quản lý Microsoft 365 Copilot trong các cuộc họp và sự kiện Teams (tùy chọn chính sách quản trị & PowerShell) — Microsoft Learn

4. Tóm tắt thông minh cho các cuộc gọi và cuộc họp Teams (yêu cầu cấp phép, phiên âm/ghi âm, ghim ứng dụng Meet) — Microsoft Learn

5. Sử dụng Copilot mà không ghi lại cuộc họp Teams (chế độ “Chỉ trong khi cuộc họp”) — Hỗ trợ của Microsoft

Tìm kiếm những công nghệ AI mới nhất tại Cửa hàng Trợ lý AI chính thức

Về chúng tôi