Cách bật Ghi chú AI trong Teams

Câu trả lời ngắn gọn: Ghi chú AI trong Teams hoạt động tốt nhất khi quản trị viên bật các chính sách Copilot và phiên âm phù hợp trước, sau đó người tổ chức bật Facilitator hoặc sử dụng Recap trong các cuộc họp được hỗ trợ. Khi cài đặt cấp phép, phiên âm hoặc loại cuộc họp không chính xác, ghi chú có thể không hiển thị hoặc không đầy đủ.

Những điểm chính cần ghi nhớ:

Kiểm soát quản trị: Kiểm tra chính sách cuộc họp Teams trước khi mong đợi tính năng Ghi chú AI xuất hiện.

Kiểm tra giấy phép: Đối chiếu các tính năng Facilitator, Recap và Copilot với quyền sử dụng chính xác.

Yêu cầu ghi chép: Bật và chạy tính năng ghi chép khi ghi chú AI sau cuộc họp là cần thiết.

Thiết lập cuộc họp: Sử dụng các cuộc họp đã được lên lịch và hỗ trợ với chương trình nghị sự rõ ràng để cải thiện hiệu quả công việc.

Kiểm duyệt thủ công: Xác minh tên, quyết định, thời hạn và các chi tiết nhạy cảm trước khi chia sẻ ghi chú.

1. Ghi chú AI trong Teams nghĩa là gì? 🤖

Trước khi đi sâu vào cách bật Ghi chú AI trong Teams, bạn cần phân biệt ba tính năng trông khá giống nhau:

• Ghi chú do AI tạo ra trong cuộc họp - thường được thực hiện thông qua tính năng Người điều phối trong các cuộc họp Teams.

• Ghi chú AI trong Tóm tắt - ghi chú và nhiệm vụ tiếp theo được hiển thị sau cuộc họp hoặc sự kiện.

• Ghi chú cuộc họp Copilot - các ghi chú được tạo thông qua Microsoft 365 Copilot từ tính năng trò chuyện hoặc tóm tắt cuộc họp.

Facilitator có thể tạo ghi chú AI theo thời gian thực, tóm tắt các quyết định quan trọng, ghi lại các câu hỏi chưa được giải đáp, trả lời câu hỏi trong cuộc trò chuyện cuộc họp và giúp quản lý nhiệm vụ. Microsoft cho biết cần có giấy phép Microsoft 365 Copilot để thêm Facilitator vào cuộc họp hoặc bật nó trong cuộc họp, mặc dù những người tham gia cuộc họp nội bộ có thể thấy các cập nhật trực tiếp sau khi nó đang chạy.

Sự khác biệt đó rất quan trọng bởi vì một người có thể nói "Ghi chú AI" và ám chỉ bảng ghi chú trực tiếp được thiết kế đẹp mắt, trong khi người khác lại ám chỉ tab ghi chú AI sau cuộc họp. Cùng một nhà bếp, nhưng ngăn kéo khác nhau.

2. Danh sách kiểm tra nhanh trước khi bật Ghi chú AI trong Teams ✅

Đây là phần khô khan nhưng quan trọng. Ghi chú AI không tự nhiên xuất hiện chỉ vì ai đó nhấn "Tham gia". Thông thường, bạn cần có giấy phép phù hợp, chính sách quản trị phù hợp, tính năng phiên âm được bật và định dạng cuộc họp hỗ trợ tính năng này.

Hãy kiểm tra những điều này trước:

• Tổ chức của bạn đang sử dụng Microsoft 365 Copilot để có ghi chú AI trực tiếp dành cho người điều phối, hoặc Teams Premium / Copilot, nơi đang sử dụng các tính năng Tóm tắt thông minh.

• Việc ghi lại nội dung cuộc họp được cho phép theo chính sách của Teams.

• Copilot không bị chặn bởi chính sách quản trị.

• Cuộc họp này là một cuộc họp Teams đã được lên lịch và tính năng này được hỗ trợ.

• Người tổ chức hoặc người thuyết trình có quyền bật tính năng AI phù hợp.

• Cuộc họp khá dài và đã được ghi chép lại nếu bạn muốn có ghi chú bằng AI sau cuộc họp.

của Microsoft bao gồm tính năng “Xem ghi chú và nhiệm vụ do AI tạo ra từ các cuộc họp” như một khả năng giao tiếp được hỗ trợ bởi AI, trong khi hướng dẫn về Facilitator lại nêu rõ rằng Microsoft 365 Copilot là cần thiết để thêm hoặc bật Facilitator.

Có một điểm cần lưu ý nhỏ, vì tất nhiên là phải có: ghi chú AI trong Tóm tắt chỉ khả dụng cho các sự kiện kéo dài hơn năm phút và được phiên âm bằng tiếng Anh, và Microsoft cũng lưu ý rằng định dạng có thể khác nhau tùy thuộc vào ngôn ngữ phiên âm.

3. Cách bật Ghi chú AI trong Teams với tư cách quản trị viên 🛠️

Đối với quản trị viên, cách bật Ghi chú AI trong Teams bắt đầu từ trung tâm quản trị Teams, chứ không phải bên trong cuộc họp. Đây là nơi nhiều người gặp khó khăn. Họ cứ tìm kiếm nút Ghi chú AI, nhưng chính sách ngầm nói "không" ở phía sau.

Đường dẫn quản trị thường là:

1. Mở trung tâm quản trị Teams.

2. Tham gia các cuộc họp.

3. Chọn các chính sách cuộc họp.

4. Chọn một chính sách hiện có hoặc tạo một chính sách mới.

5. Hãy tìm Ghi âm & phiên âm .

6. Tìm mục cài đặt Copilot .

7. Hãy chọn một trong các tùy chọn có sẵn:

   • TRÊN

   • Tiếp tục với bản ghi đã lưu cần thiết

   • Tiếp tục với bản ghi được lưu mặc định

   • Tắt

8. Lưu chính sách và đảm bảo rằng nó được gán cho đúng người dùng.

Hướng dẫn quản trị của Microsoft liệt kê các thiết lập chính sách cuộc họp của Copilot và giải thích rằng chính sách phiên âm ảnh hưởng đến việc Copilot có thể hoạt động trong và sau các cuộc họp hay không.

Bạn cũng cần xác nhận xem tính năng phiên âm có khả dụng hay không. Phiên âm trong Teams là một tính năng được kiểm soát bởi chính sách, và cả người tổ chức lẫn người dùng bắt đầu phiên âm đều cần bật cài đặt này để các cuộc họp, hội thảo trực tuyến hoặc diễn đàn công cộng có thể bao gồm bản ghi.

Đây là phần mà mọi người thường bỏ qua, rồi đổ lỗi cho Teams. Đôi khi Teams xứng đáng bị như vậy. Nhưng không phải lúc nào cũng thế.

4. Cách bật Ghi chú AI trong Teams khi lên lịch cuộc họp 📅

Đối với người tổ chức cuộc họp, cách dễ nhất là chuẩn bị Ghi chú AI trước khi cuộc họp bắt đầu. Điều đó giúp Teams hoạt động trơn tru hơn, giống như một con mèo đã được cho ăn no.

Để thêm người điều phối khi lên lịch:

1. Mở Lịch trong Teams.

2. Chọn Mới.

3. Bật họp Teams .

4. Chọn các tùy chọn.

5. Hãy truy cập Copilot và các hệ thống AI khác.

6. Hãy đảm bảo tùy chọn "Cho phép người hỗ trợ và người điều phối" được đặt thành một trong hai tùy chọn sau:

   • Chỉ trong cuộc họp

   • Trong và sau cuộc họp

7. Bật công tắc Người điều phối

8. Chọn Áp dụng.

của Microsoft về tính năng Người điều phối cho biết đây là đường dẫn lên lịch, và họ cũng lưu ý rằng Người điều phối chỉ có thể được thêm vào các cuộc họp đã lên lịch, chứ không phải các cuộc họp kênh, cuộc họp tức thời hoặc cuộc gọi Teams.

Một lời mời họp tốt cũng rất hữu ích. Hãy thêm một chương trình nghị sự đơn giản vào phần mô tả hoặc ghi chú cuộc họp. Người điều hành có thể kiểm tra chương trình nghị sự trong lời mời hoặc ghi chú cuộc họp trên Loop và sử dụng nó để giúp giữ cho cuộc thảo luận được tổ chức. Không phải là phép thuật, nhưng khá gần với điều đó khi cuộc họp của bạn có quá nhiều khoảnh khắc "chỉ thêm một việc nữa".

5. Cách bật ghi chú AI trong cuộc họp Teams trực tuyến 🎙️

Có thể bạn quên bật tính năng này khi lên lịch. Chuyện thường xảy ra thôi. Bạn mở cuộc họp, ai đó hỏi "AI có thể ghi chú được không?", và đột nhiên mọi người nhìn người tổ chức như thể họ đang điều khiển cả mặt trăng vậy.

Để bật chế độ Người điều phối trong cuộc họp:

1. Hãy tham gia cuộc họp Teams.

2. Chọn Thêm hành động từ các điều khiển cuộc họp.

3. Chọn Bật người điều phối.

4. Nếu Teams yêu cầu, hãy chọn ngôn ngữ cuộc họp.

5. Hãy đợi vài phút để các ghi chú bắt đầu xuất hiện.

Khi bật Chế độ Điều phối, biểu tượng Ghi chú sẽ thay đổi để cho biết ghi chú do AI tạo ra đang hoạt động. Microsoft cho biết ghi chú không xuất hiện ngay lập tức và có thể mất vài phút vì chúng dựa trên cuộc thảo luận được ghi lại trong bản ghi.

Một chi tiết quan trọng về vai trò: người tham gia trên thiết bị di động có thể xem ghi chú trực tiếp, nhưng chỉ người tổ chức hoặc người thuyết trình sử dụng Teams trên máy tính để bàn hoặc web mới có thể bật hoặc tắt Chế độ điều phối trong cuộc họp.

Vậy nên, nếu ai đó tham gia cuộc gọi từ điện thoại trong taxi và hỏi tại sao họ không thể kích hoạt tính năng này, thì đó có thể là lý do. Khó chịu? Đúng vậy. Hợp lý? Hầu hết là vậy.

6. Cách tìm ghi chú AI sau cuộc họp Teams 🔎

Sau khi cuộc họp kết thúc, các ghi chú không biến mất vào "màn sương mờ" của công việc. Bạn thường có thể tìm thấy chúng trong phần trò chuyện cuộc họp hoặc phần Tóm tắt.

Để xem lại nội dung do AI tạo ra sau cuộc họp:

1. Mở cửa sổ trò chuyện trong Teams.

2. Chọn cuộc trò chuyện trong cuộc họp.

3. Chọn mục Tóm tắt ở trên cùng.

4. Hãy chọn Ghi chú thông thường hoặc Ghi chú bằng AI, tùy thuộc vào trải nghiệm hiển thị trong tài khoản của bạn.

Microsoft cho biết nội dung do người điều phối tạo ra có thể được truy cập thông qua trò chuyện cuộc họp và ghi chú cuộc họp trong Recap sau khi cuộc họp kết thúc. Ghi chú cuộc họp do AI tạo ra được lưu trữ trong trang Microsoft Loop, và người tham gia cuộc họp có thể chỉnh sửa trang Loop đó trước, trong hoặc sau cuộc họp.

Nhìn chung, đối với ghi chú Recap AI, Microsoft cho biết người dùng có thể xem ghi chú thủ công và ghi chú do AI tạo ra, cùng với các nhiệm vụ tiếp theo bằng cách chọn ghi chú AI trong bản tóm tắt sự kiện, miễn là cuộc họp đáp ứng các yêu cầu ghi chép.

Đây là lúc AI Notes trở nên hữu ích hơn cả một công cụ hỗ trợ cuộc họp. Bạn có thể xem lại các quyết định, nhiệm vụ, những thông tin bị bỏ sót và các bước tiếp theo mà không cần phải nghe lại toàn bộ cuộc trò chuyện như thể đang điều tra một vụ án nhỏ trong văn phòng vậy 🕵️.

7. Bảng so sánh: Các cách sử dụng ghi chú AI trong Teams 📊

Phương pháp / Tính năng	Tốt nhất cho	Yêu cầu chính	Những gì bạn nhận được	Hơi khó chịu một chút
Ghi chú trực tiếp của người điều phối về AI	Các cuộc họp mà mọi người cần ghi chú trong khi nói chuyện	Giấy phép Microsoft 365 Copilot	Ghi chú, quyết định, câu hỏi, nhiệm vụ theo thời gian thực	Cần hỗ trợ các loại hình họp khác nhau - không phải cuộc họp nào cũng phù hợp
Ghi chú về AI trong phần Tóm tắt	Trò chuyện sau cuộc họp	Cuộc họp đủ điều kiện đã được ghi lại	Ghi chú, nhiệm vụ, nội dung tóm tắt	Sẽ không hiển thị nếu thiếu bản ghi
Chức năng Copilot “Tạo ghi chú cuộc họp”	Tóm tắt nhanh sau cuộc họp	Microsoft 365 Copilot	Các chủ đề chính và các mục hành động	Tất nhiên, bạn vẫn cần phải xác minh lại
Ghi chú của Manual Teams	Các cuộc họp nội bộ đơn giản	Truy cập ghi chú cuộc họp cơ bản	Chương trình nghị sự, ghi chú, nhiệm vụ	Ai đó phải gõ những dòng này, thật bi thảm nhưng đó là sự thật
Bản ghi âm kèm bản chép lời	Quy trình xem xét và tuân thủ	Chính sách ghi âm/chuyển ngữ đã được bật	Bản ghi có thể tìm kiếm và ngữ cảnh phát lại	Có thể tạo ra các câu hỏi về lưu trữ và quyền riêng tư

Hướng dẫn hỗ trợ của Microsoft về ghi chú do Copilot tạo ra cho biết người dùng có thể chọn Copilot từ cuộc trò chuyện cuộc họp, chọn thêm lời nhắc, tạo ghi chú cuộc họp, sao chép chúng và dán vào nơi khác, đồng thời nhắc nhở người dùng kiểm tra lại kết quả đầu ra của AI vì nó có thể không chính xác.

8. Thiết lập cuộc họp tốt nhất để có ghi chú AI hiệu quả hơn trong Teams 🧠

Biết cách bật Ghi chú AI trong Teams chỉ là một nửa công việc. Ghi chú hiệu quả mới là nửa còn lại. AI khá tốt trong việc sắp xếp cấu trúc, nhưng nó không phải là một người đọc suy nghĩ đeo tai nghe. Nó cần dữ liệu đầu vào rõ ràng.

Hãy sử dụng thiết lập này:

• Hãy chuẩn bị một chương trình nghị sự rõ ràng trước cuộc họp.

• Hãy nói to quyết định của bạn: “Quyết định: Chúng ta sẽ triển khai chương trình thí điểm vào tuần tới.”

• Phân công người chịu trách nhiệm bằng lời nói: “Maya chịu trách nhiệm theo dõi sát sao với bộ phận tài chính.”

• Hãy tạm dừng trước khi chuyển sang chủ đề khác.

• Tránh tình trạng năm người nói chen ngang nhau. Vâng, điều đó khá tham vọng.

• Hãy sử dụng tên gọi nhất quán để việc phân công nhiệm vụ được rõ ràng hơn.

• Cố gắng duy trì tính nhất quán trong ngôn ngữ cuộc họp.

• Hãy kiểm tra lại ghi chú trước khi chia sẻ rộng rãi.

Người điều phối có thể phát hiện chương trình nghị sự từ thư mời họp hoặc ghi chú cuộc họp Loop, và nó có thể giúp theo dõi các chủ đề trong chương trình nghị sự trong suốt cuộc họp.

Một thủ thuật hiệu quả mà bạn thường bỏ qua: hãy thông báo các mục cần làm như thể bạn đang kể chuyện cho một trợ lý đang rất mệt mỏi. Không phải kiểu máy móc, mà là rõ ràng. “Mục cần làm: Jordan sẽ gửi bản trình chiếu đã cập nhật.” Câu kiểu này làm cho ghi chú của AI bớt khó hiểu hơn nhiều.

9. Các vấn đề thường gặp khi ghi chú AI không hiển thị ⚠️

Nếu bạn thấy tính năng Ghi chú AI không xuất hiện trong Teams, đừng vội cho rằng tính năng này bị lỗi. Có thể là vậy, nhưng đó chỉ là một vài lỗi thường gặp khác.

Các nguyên nhân phổ biến bao gồm:

• Bạn không có quyền sử dụng tính năng Copilot hoặc Teams Premium mà bạn đang cố gắng sử dụng

• Tính năng Copilot đã bị vô hiệu hóa trong chính sách cuộc họp Teams.

• Chức năng ghi chép đã bị vô hiệu hóa đối với người tổ chức hoặc người đang cố gắng bắt đầu cuộc họp.

• Cuộc họp quá ngắn để sử dụng ghi chú của Recap AI.

• Cuộc họp không được ghi chép lại.

• Loại cuộc họp không được hỗ trợ, chẳng hạn như cuộc họp kênh dành cho Người điều phối.

• Sai vai trò, ví dụ như người tham dự cố gắng bật vai trò Người điều phối.

• Các hạn chế đối với người tham gia bên ngoài.

• Nhãn bảo mật hoặc mã hóa chặn trích xuất chương trình nghị sự.

Tài liệu của Microsoft lưu ý rằng Teams sử dụng bản ghi sự kiện, dữ liệu điểm danh và dữ liệu PowerPoint Live để cung cấp các tính năng Tóm tắt thông minh được hỗ trợ bởi AI, vì vậy việc thiếu dữ liệu bản ghi có thể dẫn đến việc thiếu giá trị của tính năng tóm tắt AI.

Đối với ghi chú trực tiếp của người điều phối, hãy nhớ rằng chỉ người tổ chức và người thuyết trình trên máy tính để bàn hoặc web mới có thể bật hoặc tắt tính năng Người điều phối trong suốt cuộc họp. Người dùng di động có thể xem ghi chú trực tiếp nhưng không thể kích hoạt tính năng này theo cách tương tự.

10. Quyền riêng tư, Quyền hạn và Quy tắc “Vui lòng xác minh điều này” 🔐

Ghi chú bằng AI rất hữu ích, nhưng chúng không phải là người tốc ký pháp lý, chuyên viên tuân thủ quy định, hay người đồng nghiệp tỉ mỉ nhất của bạn. Chúng được tạo ra từ dữ liệu cuộc họp, và có thể thiếu ngữ cảnh, diễn đạt vụng về, hoặc biến một cuộc thảo luận lộn xộn thành một bản tóm tắt trông có vẻ tự tin nhưng chỉ đúng một phần.

Microsoft cho biết nội dung do AI tạo ra trong bản tóm tắt Teams dựa trên bản ghi sự kiện và được hỗ trợ bởi GPT cùng các mô hình AI khác, và có thể không chính xác, không đầy đủ hoặc không phù hợp.

Vì vậy, quy tắc thực tế rất đơn giản:

• Xem lại các ghi chú AI trước khi gửi cho khách hàng.

• Kiểm tra lại các quyết định, số liệu, tên và thời hạn.

• Hãy xác nhận lại thông tin nhạy cảm trước khi lưu trữ hoặc chuyển tiếp.

• Tránh dựa hoàn toàn vào AI Notes như là nguồn thông tin duy nhất cho các quyết định pháp lý, nhân sự, tài chính hoặc các vấn đề được quy định.

• Hãy đảm bảo người tham dự hiểu rõ các chính sách về ghi chép và tóm tắt do AI tạo ra.

Teams cũng có các tùy chọn cuộc họp và quyền quản trị cho nội dung cuộc họp nhạy cảm, bao gồm các quyền liên quan đến sao chép, chuyển tiếp, ghi âm, bản ghi và thông tin chi tiết do AI tạo ra.

Một chút đa nghi ở đây là điều tốt. Không phải là đa nghi kiểu "mũ giấy bạc", mà chỉ là kiểu "có lẽ đừng dán bản tóm tắt AI thô vào bản ghi nhớ hội đồng quản trị mà chưa đọc kỹ" mà thôi.

11. Mẹo triển khai dành cho quản trị viên và người quản lý nhóm 🚀

Việc triển khai AI Notes sẽ hiệu quả nhất khi bạn không chỉ đơn thuần bật công tắc và hy vọng mọi người sẽ hành xử như trong video hướng dẫn.

Một kế hoạch triển khai đơn giản:

1. Chọn một nhóm thí điểm nhỏ.

2. Xác nhận giấy phép và chính sách.

3. Kích hoạt tính năng phiên âm và cài đặt Copilot cho nhóm đó.

4. Tạo một cuộc họp thử nghiệm.

5. Hãy thử ghi chú trực tiếp dành cho người điều phối.

6. Hãy thử sử dụng ghi chú tóm tắt cuộc họp bằng AI.

7. Hãy ghi lại chính xác các bước mà người dùng của bạn thực hiện.

8. Tạo một hướng dẫn ngắn gọn nội bộ về “khi nào nên sử dụng AI Notes”.

9. Bao gồm cả lời nhắc về quyền riêng tư.

10. Hãy hỏi mọi người điều gì khiến họ bối rối, vì họ sẽ nói cho bạn biết. Và họ sẽ nói rất to.

Lý do cần chương trình thử nghiệm là vì trải nghiệm Teams có thể khác nhau tùy thuộc vào giấy phép, chính sách quản trị, loại cuộc họp, phiên bản ứng dụng và cài đặt tổ chức. Nó không chỉ đơn giản là một nút bấm màu đỏ duy nhất. Nó giống như một ngăn kéo đầy các nút bấm, một số được dán nhãn rõ ràng hơn những nút khác.

12. Câu trả lời nhanh: Cách bật ghi chú AI trong Teams 🏁

Dưới đây là phiên bản tóm tắt của hướng dẫn Cách bật Ghi chú AI trong Teams:

Dành cho quản trị viên:

• Truy cập trung tâm quản trị Teams.

• mở > Chính sách cuộc họp.

• Trong phần Ghi âm & phiên âm, hãy bật Copilot .

• Hãy đảm bảo rằng việc phiên âm được cho phép.

• Phân công chính sách cho người dùng phù hợp.

Dành cho ban tổ chức:

• Tạo cuộc họp Teams theo lịch trình.

• Mở Tùy chọn > Trợ lý phi công và các trí tuệ nhân tạo khác.

• Đặt "Cho phép người hỗ trợ và người điều phối" thành "đã bật".

• Bật chế độ Người điều phối.

• Áp dụng cài đặt.

Trong cuộc họp:

• Chọn Thêm hành động.

• Chọn Bật người điều phối.

• Hãy đợi vài phút để các ghi chú do AI tạo ra xuất hiện.

Sau cuộc họp:

• Mở khung chat cuộc họp.

• Xem lại phần tóm tắt.

• Chọn Ghi chú hoặc Ghi chú AI.

Đó là phiên bản sạch sẽ. Phiên bản thực tế bao gồm kiểm tra giấy phép, chính sách, ghi chép, vai trò và xem Teams có đang gặp sự cố gì không.

Lời kết 💬

Việc bật Ghi chú AI trong Teams không khó khi đã sắp xếp các bước đúng, nhưng rất dễ nhầm lẫn các bước này. Quản trị viên kiểm soát các quyền truy cập. Người tổ chức kiểm soát thiết lập cuộc họp. Người thuyết trình và người tổ chức có thể kích hoạt Người điều phối trong các cuộc họp được hỗ trợ. Phiên âm cung cấp cho AI dữ liệu để làm việc. Tóm tắt là nơi giúp cuộc họp có thể tìm kiếm, xem lướt và - lý tưởng nhất - không bị rối rắm.

Cách thiết lập tốt nhất rất đơn giản: bật các chính sách phù hợp, bật tính năng ghi âm, lên lịch cuộc họp đúng cách, sử dụng Facilitator khi ghi chú trực tiếp quan trọng, và xem xét kết quả trước khi coi đó là chân lý tuyệt đối 🪨. Ghi chú của AI rất hữu ích, nhưng chúng vẫn chỉ là ghi chú từ một cỗ máy lắng nghe con người ngắt lời nhau. Vì vậy, hãy sử dụng chúng. Chỉ cần giữ thái độ thận trọng một chút thôi.

Ví dụ thực tế: Sử dụng AI Notes cho cuộc họp dự án khách hàng hàng tuần 🧾

Kịch bản

Hãy tưởng tượng một công ty thiết kế web nhỏ tổ chức cuộc họp Teams hàng tuần kéo dài 45 phút với khách hàng. Những vấn đề tương tự cứ liên tục xuất hiện: các quyết định bị chôn vùi trong cuộc trò chuyện, các mục hành động bị nhớ mang máng, và ai đó phải dành 20-30 phút sau mỗi cuộc họp để biến những ghi chú rối rắm thành bản cập nhật cho khách hàng.

Đây là một kịch bản giả định nhưng khá thực tế. Cơ quan này sử dụng Ghi chú AI trong Teams để tạo bản nháp đầu tiên của biên bản cuộc họp, sau đó người quản lý dự án sẽ xem xét kết quả trước khi gửi cho khách hàng. Phần cuối cùng này rất quan trọng. AI đang hỗ trợ công việc hành chính, chứ không phải thay thế con người, người hiểu rõ dự án.

Cuộc họp được lên lịch trên Teams, tính năng phiên âm được bật và chế độ Người điều phối được kích hoạt trước khi cuộc gọi bắt đầu. Điều này phù hợp với luận điểm chính của bài viết: Ghi chú AI hoạt động hiệu quả nhất khi việc cấp phép, chính sách cuộc họp, phiên âm và thiết lập cuộc họp được đồng bộ hóa trước.

Những gì trợ lý cần

Để thực hiện việc này, người tổ chức cần chuẩn bị:

Đây là cuộc họp Teams đã được lên lịch, chứ không phải cuộc gọi đột xuất.

Thư mời họp có chương trình nghị sự ngắn gọn.

Đã bật tính năng ghi chép lại nội dung cuộc họp.

Chức năng điều phối được bật trước khi cuộc họp bắt đầu.

Một quản lý dự án được giao nhiệm vụ xem xét các ghi chú của AI.

Một danh sách kiểm tra đơn giản để xem xét lại các thông tin về tên, ngày tháng, chi phí, thời hạn và quyết định của khách hàng.

Một chương trình nghị sự tốt có thể trông như thế này:

Chương trình nghị sự:

Xem lại các kết quả đã đạt được trong tuần trước.

Xác nhận các thay đổi về nội dung trang chủ.

Hãy quyết định xem nên giữ lại hay xóa video trên trang giá cả.

Phân công người chịu trách nhiệm cho các nhiệm vụ khởi chạy.

Xác nhận ngày đánh giá tiếp theo.

Điều đó giúp trí tuệ nhân tạo có cấu trúc rõ ràng hơn so với lời mời chung chung kiểu "cập nhật tiến độ dự án". Nó cũng giúp con người bớt phân tán hơn, điều này luôn là một lợi thế.

Ví dụ hướng dẫn

Khi bắt đầu cuộc họp, người tổ chức có thể nói điều gì đó như sau:

“Hôm nay chúng ta sẽ sử dụng ghi chú do AI tạo ra để ghi lại các quyết định và mục hành động. Vui lòng nêu rõ các quyết định, ghi rõ tên người chịu trách nhiệm cho mỗi nhiệm vụ và nêu rõ thời hạn nếu có thể. Chúng tôi sẽ xem xét các ghi chú trước khi chia sẻ chúng sau cuộc họp.”

Trong cuộc họp, người quản lý dự án có thể làm rõ các hạng mục hành động:

“Quyết định: Chúng tôi sẽ giữ lại video giới thiệu trang giá cả cho đến khi ra mắt.”

“Nội dung cần thực hiện: Priya sẽ gửi bản sửa đổi nội dung trang chủ trước 3 giờ chiều thứ Năm.”

“Nhiệm vụ cần thực hiện: Mark sẽ kiểm tra xem các thẻ phân tích có hoạt động chính xác trước thứ Sáu hay không.”

Ban đầu, điều này có thể hơi trang trọng, nhưng nó cung cấp cho AI những điểm khởi đầu rõ ràng để làm việc. Thảo luận mơ hồ sẽ dẫn đến ghi chú mơ hồ. Quyết định rõ ràng sẽ dẫn đến ghi chú thực tế.

Cách kiểm tra nó

Hãy tiến hành thử nghiệm nhỏ với ba cuộc họp trước khi triển khai rộng rãi cho toàn đội.

Buổi họp 1: Chỉ sử dụng ghi chú thủ công thông thường.

Buổi họp 2: Sử dụng AI Notes, nhưng không có chương trình nghị sự cụ thể.

Buổi họp 3: Sử dụng Ghi chú AI với chương trình nghị sự rõ ràng và định dạng các mục hành động được trình bày bằng lời nói.

Sau mỗi cuộc họp, hãy kiểm tra:

Cần bao lâu để hoàn thiện bản ghi chú cuối cùng sẵn sàng cho khách hàng?.

Cần sửa bao nhiêu mục?.

Liệu thời hạn có được ghi nhận chính xác hay không.

Liệu mỗi nhiệm vụ có được giao cho người chịu trách nhiệm phù hợp hay không.

Liệu bản tóm tắt có bao gồm bất cứ điều gì chưa được thống nhất hay không.

Người đánh giá nên so sánh các ghi chú của AI với bản ghi chép trước khi gửi bất cứ thứ gì ra bên ngoài. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các vấn đề về tiền bạc, thời hạn, thuật ngữ pháp lý, phê duyệt hoặc cam kết với khách hàng.

Kết quả

Kết quả minh họa, dựa trên việc tính thời gian ba cuộc họp dự án mẫu kéo dài 45 phút:

Ghi chú thủ công: Mất 28 phút để hoàn tất quá trình cập nhật cho khách hàng.

Ghi chú bằng AI không có mục đích rõ ràng: 17 phút để xem lại và chỉnh sửa ghi chú.

Ghi chú bằng AI với chương trình nghị sự và các mục hành động được nêu rõ ràng: 9 phút để xem xét và gửi bản cập nhật cuối cùng.

Như vậy, ước tính mỗi cuộc họp sẽ tiết kiệm được khoảng 19 phút so với quy trình thủ công. Tính trên bốn cuộc họp với khách hàng mỗi tuần, một người quản lý dự án sẽ tiết kiệm được khoảng 76 phút mỗi tháng.

Việc kiểm tra chất lượng cũng quan trọng không kém việc tiết kiệm thời gian. Trong ví dụ thử nghiệm này, phiên bản AI Notes được cấu trúc đã ghi nhận chính xác 8 trong số 9 mục hành động. Lỗi duy nhất là thời hạn cần được con người chỉnh sửa. Đó chính là lý do tại sao AI Notes nên được coi là bản nháp đầu tiên mạnh mẽ, chứ không phải là nguồn thông tin cuối cùng chính xác tuyệt đối.

Điều gì có thể xảy ra sai sót?

Lỗi thường gặp nhất là lời nói không rõ ràng. Nếu ai đó nói, "Chúng ta hãy giải quyết việc đó vào tuần sau," thì AI có thể không biết ai là người sở hữu "việc đó" hoặc "tuần sau" nghĩa là gì.

Các rủi ro khác bao gồm:

Giao nhiệm vụ cho người không phù hợp.

Một lời đề nghị nhẹ nhàng được viết ra như một quyết định dứt khoát.

Bỏ lỡ hoặc nghe nhầm hạn chót.

Thông tin nhạy cảm của khách hàng xuất hiện trong các ghi chú bị chia sẻ quá rộng rãi.

Do không có bản ghi chép, điều này làm suy yếu tính chất tóm tắt sau cuộc họp.

Người tổ chức cho rằng ghi chú do AI tự động đưa ra là chính xác vì chúng trông gọn gàng.

Giải pháp tuy không hào nhoáng nhưng hiệu quả: sử dụng danh sách kiểm tra đánh giá, xác nhận các mục hành động trước khi cuộc họp kết thúc và không gửi trực tiếp các ghi chú thô từ AI cho khách hàng.

Bài học thực tiễn

Tính năng Ghi chú AI trong Teams hoạt động hiệu quả nhất khi cuộc họp đã được tổ chức tốt. Thêm chương trình nghị sự, bật các cài đặt phù hợp, trình bày quyết định rõ ràng và chỉ định một người chịu trách nhiệm xem xét. Làm được điều đó, Ghi chú AI có thể biến một cuộc họp lộn xộn thành một bản tóm tắt hữu ích chỉ trong vài phút, thay vì tạo ra một tài liệu khác mà mọi người phải tranh luận sau này.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có thể bật Ghi chú AI trong Teams với tư cách quản trị viên như thế nào?

Để bật Ghi chú AI trong Teams với tư cách quản trị viên, hãy bắt đầu từ trung tâm quản trị Teams. Vào Cuộc họp, mở Chính sách cuộc họp và xem lại phần Ghi âm & phiên âm. Đảm bảo rằng Copilot được cho phép và tính năng phiên âm được bật cho đúng người dùng. Chính sách này cũng cần được gán cho những người được phép truy cập vào ghi chú AI.

Tôi cần những loại giấy phép nào để sử dụng AI Notes trong Teams?

Giấy phép phụ thuộc vào tính năng ghi chú AI mà bạn muốn sử dụng. Ghi chú do AI tạo trực tiếp với Facilitator thường yêu cầu Microsoft 365 Copilot. Ghi chú AI trong Recap có thể phụ thuộc vào Teams Premium hoặc quyền truy cập Copilot. Tại nhiều tổ chức, quản trị viên nên kiểm tra cả chính sách cấp phép và chính sách cuộc họp trước khi cho rằng tính năng này khả dụng.

Tại sao ghi chú AI không hiển thị trong cuộc họp Teams của tôi?

Ghi chú AI có thể không hiển thị nếu Copilot bị vô hiệu hóa, tính năng phiên âm bị chặn hoặc loại cuộc họp không được hỗ trợ. Cuộc họp cũng có thể quá ngắn, chưa được phiên âm hoặc thiếu quyền của người tổ chức phù hợp. Một cách khắc phục phổ biến là kiểm tra giấy phép của người dùng, chính sách cuộc họp Teams, cài đặt phiên âm và xem cuộc họp có được lên lịch trước hay bắt đầu ngay lập tức.

Tôi có thể bật Ghi chú AI trong cuộc họp Teams trực tiếp không?

Có, trong các cuộc họp được hỗ trợ, người tổ chức hoặc người thuyết trình có thể bật Chế độ Điều phối viên trong suốt cuộc họp. Họ thường thực hiện việc này từ mục Thêm hành động trong phần điều khiển cuộc họp, sau đó chọn Bật Chế độ Điều phối viên. Ghi chú có thể mất vài phút để hiển thị vì Teams cần nội dung thảo luận từ bản ghi trước khi có thể tạo ra các ghi chú hữu ích.

Tôi có thể tìm thấy Ghi chú AI ở đâu sau cuộc họp Teams?

Sau cuộc họp, hãy mở đoạn hội thoại cuộc họp trong Teams và chọn Tóm tắt. Tùy thuộc vào thiết lập của bạn, bạn có thể thấy Ghi chú hoặc ghi chú AI. Ghi chú do người điều hành tạo cũng có thể xuất hiện trong đoạn hội thoại cuộc họp và ghi chú cuộc họp. Thông thường, ghi chú AI sau cuộc họp hoạt động tốt nhất khi cuộc họp đã được ghi lại và đáp ứng các yêu cầu về tính năng.

Ghi chú cuộc họp dành cho người điều phối, tóm tắt và người hỗ trợ khác nhau như thế nào?

Chức năng Facilitator chủ yếu dùng để ghi chú trực tiếp do AI tạo ra trong suốt cuộc họp. Chức năng Recap là nơi người dùng xem lại ghi chú, nhiệm vụ và nội dung cuộc họp sau đó. Ghi chú cuộc họp Copilot được tạo thông qua trải nghiệm Copilot từ phần trò chuyện cuộc họp hoặc phần tóm tắt. Chúng có một số điểm trùng lặp, nhưng không hoàn toàn giống nhau, vì vậy yêu cầu thiết lập có thể khác nhau.

Các cuộc họp Teams có cần bản ghi chép lại để ghi chú bằng AI hoạt động không?

Trong nhiều quy trình ghi chú AI của Teams, việc phiên âm là rất cần thiết vì nó cung cấp dữ liệu để AI phân tích. Ghi chú AI tóm tắt đặc biệt phụ thuộc vào việc có sẵn bản phiên âm và tính hợp lệ của cuộc họp. Quản trị viên nên xác nhận việc phiên âm được cho phép trong chính sách cuộc họp, và người tổ chức nên đảm bảo cuộc họp được phiên âm khi họ cần ghi chú sau cuộc họp.

Ai có thể bật tính năng Người điều phối cho Ghi chú AI trong Teams?

Chức năng Người điều phối thường có thể được bật bởi người tổ chức hoặc người thuyết trình sử dụng Teams trên máy tính để bàn hoặc web. Người dùng di động có thể xem ghi chú trực tiếp, nhưng họ có thể không tự kích hoạt được chức năng Người điều phối. Sự khác biệt về vai trò này thường giải thích tại sao một người tham gia thấy tùy chọn ghi chú trong khi người khác không thể bật nó.

Làm thế nào để tôi có thể nhận được ghi chú cuộc họp do AI tạo ra tốt hơn trong Teams?

Hãy lập kế hoạch rõ ràng, nêu to các quyết định và phân công nhiệm vụ cụ thể. Tránh để mọi người nói chen ngang nhau và giữ ngôn ngữ cuộc họp nhất quán. Ghi chú bằng AI hoạt động hiệu quả nhất khi cuộc họp có cấu trúc. Việc xem lại ghi chú trước khi chia sẻ rộng rãi cũng rất hữu ích.

Liệu tính năng Ghi chú bằng AI trong Teams có đủ tin cậy để chia sẻ không?

Ghi chú của AI rất hữu ích, nhưng vẫn cần được kiểm tra lại trước khi chia sẻ, đặc biệt là với khách hàng hoặc cấp trên. Hãy xem xét kỹ tên, số liệu, quyết định, thời hạn và các chi tiết nhạy cảm. Nguyên tắc thực tiễn của bài viết là coi ghi chú của AI như một bản nháp hữu ích, chứ không phải là một hồ sơ pháp lý hoặc tuân thủ hoàn hảo. Việc xem xét của con người vẫn rất quan trọng.

Tài liệu tham khảo

1. Hỗ trợ của Microsoft - Người điều phối trong các cuộc họp Microsoft Teams - support.microsoft.com

2. Microsoft Learn - Cài đặt chính sách cuộc họp Copilot - learn.microsoft.com

Tìm kiếm những công nghệ AI mới nhất tại Cửa hàng Trợ lý AI chính thức

Về chúng tôi