Cách sử dụng AI trong công việc [Video và bài kiểm tra]

Tóm lại: Sử dụng AI tại nơi làm việc để soạn thảo, tóm tắt, sắp xếp và phân tích tài liệu với rủi ro thấp, đồng thời vẫn đảm bảo trách nhiệm của con người về độ chính xác và các quyết định. Bắt đầu với một nhiệm vụ lặp đi lặp lại, loại bỏ thông tin nhạy cảm và xem xét lại mọi kết quả đầu ra - đặc biệt là khi nó có thể ảnh hưởng đến quyền lợi, sinh kế, sự an toàn hoặc tương lai của ai đó.

Trách nhiệm giải trình: Đảm bảo những người có năng lực chuyên môn vẫn chịu trách nhiệm về các quyết định quan trọng và phê duyệt cuối cùng.

Bảo mật thông tin: Hãy sử dụng các công cụ đã được phê duyệt và xóa bỏ thông tin bí mật hoặc thông tin nhận dạng trước khi gửi bất cứ thứ gì.

Tính minh bạch: Công khai việc sử dụng AI bất cứ khi nào chính sách nơi làm việc, kỳ vọng của khách hàng hoặc hậu quả tiềm tàng yêu cầu.

Xác minh: Kiểm tra tính xác thực của thông tin, chủ sở hữu, thời hạn và các giả định so với tài liệu nguồn gốc.

Kiểm thử: Đo lường tổng thời gian, các chỉnh sửa cần thiết và tác động đến người dùng trước khi mở rộng bất kỳ quy trình làm việc nào.

1. Việc sử dụng AI trong công việc bao gồm những gì

Việc sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong công việc không nhất thiết có nghĩa là thay thế một người hoặc tự động hóa hoàn toàn một công việc. Trong hầu hết các môi trường làm việc, AI có giá trị hơn nhiều với vai trò là một công cụ hỗ trợ.

Hãy coi nó như một trợ lý nhanh nhẹn, hơi tự tin thái quá.

Nó có thể giúp bạn:

• Soạn thảo email và tài liệu

• Tóm tắt thông tin dài

• Tạo ra ý tưởng

• Sắp xếp lại các ghi chú rải rác

• Phân tích dữ liệu cơ bản

• Chuẩn bị cho các cuộc họp

• Lập danh sách kiểm tra và kế hoạch

• Viết lại nội dung cho các đối tượng khác nhau

• Giải thích các khái niệm chưa quen thuộc

• Biến những ý tưởng thô sơ thành thứ gì đó hữu ích

Trí tuệ nhân tạo thường có thể tạo ra một phiên bản đầu tiên khá tốt chỉ trong vài giây. Nó có thể không hoàn hảo - đôi khi quá trang trọng, đôi khi lặp lại, và thỉnh thoảng nó lại tự tin đi lạc vào bụi rậm.

Tuy nhiên, bắt đầu với một cái gì đó thường dễ hơn là bắt đầu từ con số không.

Mục tiêu không phải là để trí tuệ nhân tạo suy nghĩ thay bạn. Mục tiêu là dành ít thời gian hơn cho những việc gây cản trở không mang lại giá trị, để bạn có nhiều năng lượng hơn cho việc phán đoán, sáng tạo, xây dựng mối quan hệ và đưa ra quyết định.

2. Tại sao việc học cách sử dụng AI trong công việc lại quan trọng

Công việc đầy rẫy những việc nhỏ nhặt chiếm nhiều thời gian hơn mức cần thiết.

Một email chỉ mất năm phút lại biến thành hai mươi phút chỉ vì bạn không tìm được câu mở đầu phù hợp. Một cuộc họp tạo ra ba trang ghi chú nhưng không có hành động cụ thể nào. Một báo cáo cần phải viết lại cho ban lãnh đạo cấp cao, khách hàng và nhóm kỹ thuật. Bỗng nhiên, nửa buổi chiều đã biến mất.

Trí tuệ nhân tạo có thể giảm thời gian chuyển đổi thông tin từ dạng này sang dạng khác.

Ví dụ:

• Ghi chú trở thành bản tóm tắt

• Bản tóm tắt được gửi qua email

• Một email trở thành dàn ý bài thuyết trình

• Ý tưởng sơ lược dần trở thành kế hoạch dự án

• Bảng tính trở thành một lời giải thích bằng văn bản

• Một chính sách phức tạp trở thành một hướng dẫn rõ ràng, dễ hiểu

Đây là nơi mà hiệu quả năng suất thường được cải thiện. Không phải trong những khoảnh khắc ngoạn mục kiểu "Trí tuệ nhân tạo giờ đây điều hành cả công ty", mà là trong hàng tá những cải tiến nhỏ.

Nó giống như việc lấy sỏi ra khỏi giày vậy. Một viên sỏi thì không sao, nhưng mang theo mười hai viên sỏi cả ngày thì thật là nực cười.

Trí tuệ nhân tạo (AI) cũng có thể giúp việc tiếp cận kiến ​​thức chuyên môn trở nên dễ dàng hơn. Một nhân viên mới có thể yêu cầu giải thích về các thuật ngữ không quen thuộc. Một người quản lý có thể tìm hiểu các cách khác nhau để đưa ra phản hồi. Một nhân viên bán hàng có thể chuẩn bị câu hỏi cho một ngành nghề mà họ chưa hiểu rõ.

Nếu được sử dụng một cách khôn ngoan, trí tuệ nhân tạo (AI) giúp mọi người nhanh chóng đạt được điểm khởi đầu vững chắc.

3. Những nhiệm vụ công việc tốt nhất nên giao cho AI

Cách dễ nhất để hiểu cách sử dụng AI trong công việc là chia các nhiệm vụ thành ba loại: tạo, chuyển đổi và phân tích.

Tạo nên

Trí tuệ nhân tạo có thể tạo bản nháp đầu tiên dựa trên hướng dẫn của bạn.

Ví dụ bao gồm:

• Email

• Đề xuất

• Mô tả công việc

• Chương trình nghị sự

• Bài đăng trên mạng xã hội

• Tài liệu đào tạo

• Phản hồi của khách hàng

• Nội dung chính của bài thuyết trình

• Câu hỏi phỏng vấn

Cụm từ “bản nháp đầu tiên” rất quan trọng ở đây. Nội dung do AI tạo ra thường cần được xem xét lại trước khi gửi, xuất bản hoặc trình bày.

Biến đổi

Đây là một trong những ứng dụng mạnh mẽ nhất của AI trong môi trường làm việc. Bạn cung cấp cho nó thông tin hiện có và yêu cầu nó thay đổi định dạng, độ dài, kiểu dáng hoặc mức độ phức tạp.

Ví dụ:

• Rút ngắn một báo cáo dài

• Biến ghi chú thành hành động cần thực hiện

• Viết lại ngôn ngữ kỹ thuật cho khách hàng

• Chuyển đoạn văn thành các gạch đầu dòng

• Làm cho thông điệp nghe chuyên nghiệp hơn

• Chuyển bản ghi thành bản tóm tắt

• Dịch thuật ngữ chuyên ngành sang ngôn ngữ dễ hiểu, thông dụng hàng ngày

Các tác vụ chuyển đổi thường hoạt động tốt vì AI có sẵn dữ liệu để làm việc. Nó không phải tự tạo ra mọi thứ từ đầu.

Phân tích

Trí tuệ nhân tạo cũng có thể giúp xác định các mẫu, so sánh thông tin và cấu trúc lại vấn đề.

Các nhiệm vụ phân tích thực tiễn bao gồm:

• Phân loại phản hồi của khách hàng theo chủ đề

• So sánh một số lựa chọn

• Xác định các rủi ro tiềm ẩn

• Tìm ra những lỗ hổng trong kế hoạch

• Phân tích ưu điểm và nhược điểm

• Gợi ý những câu hỏi mà bạn có thể đã bỏ lỡ

• Giải thích xu hướng trong tập dữ liệu

• Phân loại yêu cầu hỗ trợ

Tuy nhiên, phân tích của AI nên được xem như một công cụ hỗ trợ, chứ không phải là chân lý tuyệt đối. Nó có thể bỏ sót ngữ cảnh hoặc đưa ra những giả định thoạt nhìn có vẻ hợp lý nhưng hoàn toàn sai. Sự xem xét của con người vẫn là yếu tố quyết định 🚗

4. Bảng so sánh: Các cách ứng dụng thực tiễn của AI trong công việc

Nhiệm vụ tại nơi làm việc	Trí tuệ nhân tạo có thể làm được gì?	Thông tin đầu vào tốt nhất để cung cấp	Cần xem xét bởi con người?	Lý do nó hiệu quả
Viết email	Soạn thảo, rút ​​gọn, làm dịu, làm rõ	Người nhận, mục đích, thông tin chính, hành động mong muốn	Đúng	Loại bỏ ma sát khi trang giấy trắng
Ghi chú cuộc họp	Tóm tắt và trích dẫn các hành động	Bản ghi hoặc ghi chú có cấu trúc	Chắc chắn	Phân biệt nhanh chóng giữa thảo luận và quyết định
Lập kế hoạch nghiên cứu	Đề xuất các câu hỏi và lĩnh vực chủ đề	Mục tiêu và đối tượng rõ ràng	Đúng vậy - cần phải kiểm chứng lại thông tin	Giúp xây dựng một khung sườn ban đầu
Quản lý dự án	Lập kế hoạch, xác định các mốc thời gian và đánh giá rủi ro	Phạm vi, thời hạn, nhóm, ràng buộc	Đúng	Sắp xếp thông tin rải rác
Giải thích dữ liệu	Giải thích các quy luật và hiện tượng bất thường	Dữ liệu sạch cộng với bối cảnh kinh doanh	Cần có sự xem xét kỹ lưỡng	Giúp việc thảo luận về các con số trở nên dễ dàng hơn
Động não	Đưa ra các ý tưởng và phương án thay thế	Vấn đề và phạm vi cụ thể	Vừa phải	Tạo ra phạm vi hoạt động rộng, đôi khi mang lại hiệu quả ngoài mong đợi
Hỗ trợ khách hàng	Soạn thảo câu trả lời và phân loại vấn đề	Thông điệp gửi khách hàng và hướng dẫn của công ty	Đúng vậy, đặc biệt là trong những trường hợp nhạy cảm	Tăng tốc các phản hồi thường lệ
Chỉnh sửa tài liệu	Cải thiện giọng văn, ngữ pháp và cấu trúc	Văn bản gốc và đối tượng độc giả mục tiêu	Thường xuyên	Nhanh hơn so với việc chỉnh sửa từng câu một
Học hỏi	Giải thích các khái niệm và tạo bài kiểm tra trắc nghiệm	Chủ đề, trình độ kỹ năng, tình huống công việc	Nhẹ đến vừa phải	Giúp việc đào tạo trở nên cá nhân hóa hơn
Hỗ trợ ra quyết định	So sánh các lựa chọn và đánh giá rủi ro	Tiêu chí, ràng buộc, ưu tiên	Tuyệt đối	Giúp làm rõ suy nghĩ, nhưng không nên quyết định thay cho bạn

Bảng trên làm rõ một điều quan trọng: Trí tuệ nhân tạo hoạt động hiệu quả nhất khi nhiệm vụ được xác định rõ ràng.

"Cần giúp đỡ về dự án của tôi" là một cụm từ chung chung.

“Tạo danh sách kiểm tra sáu bước để triển khai bản cập nhật phần mềm nội bộ nhỏ liên quan đến bộ phận CNTT, hỗ trợ khách hàng và bán hàng” cung cấp cho AI một dữ liệu cụ thể để làm việc.

Đầu vào cụ thể tạo ra đầu ra cụ thể. Không có gì đột phá, nhưng đó là sự thật.

5. Làm thế nào để viết các câu hỏi gợi ý cho AI hiệu quả hơn trong công việc

Bạn không cần một công thức gợi ý phức tạp. Bạn chỉ cần cung cấp đủ ngữ cảnh để AI hiểu được thế nào là tốt.

Một lời nhắc nhở đáng tin cậy tại nơi làm việc thường bao gồm năm yếu tố:

Nhiệm vụ

Hãy nêu rõ chính xác những gì bạn muốn.

Ví dụ:

“Soạn thảo một email giải thích về việc giao hàng bị chậm trễ.”

Bối cảnh

Hãy giải thích những gì đã xảy ra và tại sao nhiệm vụ này lại quan trọng.

Ví dụ:

“Nhà cung cấp đã hoãn giao hàng bốn ngày do vấn đề về hàng tồn kho.”

Khán giả

Hãy cho AI biết ai sẽ đọc hoặc sử dụng kết quả đó.

Ví dụ:

“Đối tượng khán giả là những khách hàng lâu năm đã và đang cảm thấy thất vọng.”

Giọng điệu hoặc định dạng mong muốn

Hãy mô tả câu trả lời nên được trình bày hoặc nghe như thế nào.

Ví dụ:

“Hãy sử dụng giọng điệu bình tĩnh, trực tiếp và có trách nhiệm. Giữ cho đoạn văn dưới 150 từ.”

Các thông tin cần thiết

Liệt kê những thông tin cần phải có.

Ví dụ:

“Hãy nêu rõ ngày giao hàng được điều chỉnh, tùy chọn hoàn tiền và thông tin liên hệ hỗ trợ.”

Khi kết hợp lại, câu hỏi trở thành:

“Hãy soạn một email gửi cho khách hàng lâu năm để giải thích rằng đơn hàng của họ bị chậm bốn ngày do vấn đề về nguồn cung từ nhà cung cấp. Sử dụng giọng điệu bình tĩnh, trực tiếp và có trách nhiệm. Giữ email dưới 150 từ. Bao gồm ngày giao hàng dự kiến, tùy chọn hoàn tiền và thông tin liên hệ hỗ trợ.”

Gợi ý đó hầu như luôn cho kết quả tốt hơn so với gợi ý "Viết một email trì hoãn."

Bạn cũng có thể yêu cầu AI tự sửa lại câu trả lời của mình:

• Hãy làm cho nó bớt trang trọng hơn

• Loại bỏ sự lặp lại

• Thêm lời kêu gọi hành động rõ ràng hơn

• Viết lại đoạn này sao cho phù hợp với đối tượng quản lý cấp cao

• Xác định bất kỳ giả định nào không có cơ sở

• Hãy cho tôi ba phương án thay thế mạnh mẽ hơn

• Hãy phản đối khuyến nghị này

Điều cuối cùng đặc biệt có giá trị. Trí tuệ nhân tạo không phải lúc nào cũng cần phải là người cổ vũ bạn. Đôi khi, nó nên là người đồng nghiệp hơi khó chịu nhưng vẫn hỏi, “Nhưng nếu giả định đó sai thì sao?” 🧐

6. Cách sử dụng AI cho email và giao tiếp nơi làm việc

Email thường là cách dễ nhất để bắt đầu.

Trí tuệ nhân tạo (AI) có thể giúp bạn khi bạn biết mình muốn nói gì nhưng không tìm được từ ngữ phù hợp. Nó cũng có thể giúp bạn tránh những tin nhắn quá thẳng thừng, quá mơ hồ hoặc dài hơn mức cần thiết.

Các yêu cầu thực tế bao gồm:

• Hãy viết lại đoạn này sao cho thân thiện nhưng vẫn kiên quyết

• Hãy làm cho điều này ngắn gọn hơn

• Đặt ra thời hạn rõ ràng

• Loại bỏ ngôn ngữ mang tính cảm xúc

• Hãy điều chỉnh nội dung này sao cho phù hợp với lãnh đạo cấp cao

• Hãy biến điều này thành một lời hồi đáp lịch sự

• Hãy giải thích điều này mà không dùng thuật ngữ chuyên ngành

• Tạo ba tùy chọn tiêu đề email

Trí tuệ nhân tạo (AI) đặc biệt hữu ích cho việc truyền đạt thông tin nhạy cảm, nhưng cần phải thận trọng. Vấn đề về hiệu suất, khiếu nại, vấn đề pháp lý hoặc vấn đề cá nhân không nên được xử lý như một dòng chú thích tiếp thị thông thường.

Sử dụng trí tuệ nhân tạo để cấu trúc lại thông điệp, sau đó xem xét lại từng câu.

Hãy tự hỏi bản thân:

• Thông tin này có chính xác không?

• Nghe có giống tôi không?

• Liệu cách diễn đạt này có thể bị hiểu sai không?

• Liệu giọng điệu đó có phù hợp với mối quan hệ không?

• Liệu nó có bao gồm thông tin cá nhân mà lẽ ra không được nhập vào không?

• Tôi có cảm thấy thoải mái khi ghi tên mình vào đó không?

Câu hỏi cuối cùng là bài kiểm tra chất lượng đơn giản nhất. Nếu bạn ngần ngại ký vào đó, đừng gửi đi.

7. Sử dụng AI cho các cuộc họp mang lại kết quả thực tế

Các cuộc họp tạo ra rất nhiều thông tin, nhưng không phải lúc nào cũng mang lại sự rõ ràng.

Trí tuệ nhân tạo có thể hỗ trợ trước, trong và sau cuộc họp.

Trước cuộc họp

Sử dụng trí tuệ nhân tạo để:

• Lập chương trình nghị sự

• Xác định các câu hỏi chính

• Tóm tắt thông tin cơ bản

• Chuẩn bị các điểm cần trình bày

• Dự đoán các phản đối

• Soạn thảo khung quyết định

Một gợi ý thực tế có thể là:

“Hãy lập kế hoạch 30 phút cho cuộc họp về việc chậm trễ trong quá trình tiếp nhận khách hàng. Mục tiêu là xác định điểm nghẽn chính, thống nhất người chịu trách nhiệm và chọn hai hành động cần thực hiện trong tuần này.”

Sau cuộc họp

Trí tuệ nhân tạo có thể chuyển đổi ghi chú hoặc bản ghi thành:

• Các quyết định quan trọng

• Các mục hành động

• Chủ sở hữu

• Hạn chót

• Câu hỏi mở

• Rủi ro

• Email theo dõi

Đừng tự động tin tưởng vào kết quả. Bản ghi cuộc họp có thể chứa lỗi, người nói không rõ ràng, những câu nói đùa nghe giống như cam kết, và những cam kết nghe giống như trò đùa.

Hãy xem lại bản tóm tắt trước khi chia sẻ.

Một cách làm tốt là yêu cầu AI phân loại thông tin thành ba nhóm:

1. Các quyết định đã được xác nhận

2. Ý tưởng đề xuất

3. Những câu hỏi chưa được giải đáp

Điều này giúp ngăn chặn những đề xuất chưa được thảo luận kỹ lưỡng đột nhiên trở thành chính sách chính thức chỉ sau một đêm.

8. Sử dụng AI trong nghiên cứu mà không tạo ra những luận điểm thiếu tự tin

Trí tuệ nhân tạo (AI) có thể giúp bạn bắt đầu nghiên cứu, sắp xếp chủ đề và xác định những lĩnh vực đáng để điều tra.

Nó có thể:

• Giải thích các thuật ngữ không quen thuộc

• Đặt câu hỏi nghiên cứu

• So sánh các khái niệm

• Đề xuất danh mục

• Xây dựng dàn ý

• Tóm tắt thông tin bạn cung cấp

• Xác định các giả định

• Soạn câu hỏi phỏng vấn

• Nêu bật những góc nhìn còn thiếu

Điều nó không nên làm là trở thành nguồn chân lý duy nhất của bạn.

Trí tuệ nhân tạo có thể đưa ra những chi tiết không chính xác, các ví dụ bịa đặt, thông tin lỗi thờihoặc những tuyên bố nghe có vẻ chắc chắn hơn mức cần thiết.

Đối với nghiên cứu môi trường làm việc, hãy sử dụng AI như một công cụ lập bản đồ, chứ không phải là chính lãnh thổ đó.

Một quy trình hợp lý sẽ trông như thế này:

1. Hãy yêu cầu AI lập dàn ý cho chủ đề.

2. Xác định những luận điểm quan trọng.

3. Xác minh các thông tin quan trọng bằng cách sử dụng nguồn tin đáng tin cậy từ nội bộ hoặc bên ngoài.

4. Hãy yêu cầu AI sắp xếp các kết quả đã được xác minh.

5. Xem xét lại kết quả cuối cùng để đánh giá tính chính xác và độ sai lệch.

Bạn cũng có thể yêu cầu AI thể hiện sự không chắc chắn:

• Những phần nào trong câu trả lời này có thể không đáng tin cậy?

• Bạn đang đưa ra những giả định nào?

• Tôi cần xác minh những thông tin nào?

• Thông tin nào sẽ làm thay đổi khuyến nghị này?

• Hãy đưa ra lập luận phản bác mạnh mẽ nhất đối với kết luận này.

Những gợi ý này sẽ không làm cho AI trở nên hoàn hảo, nhưng chúng khuyến khích tư duy cẩn trọng hơn.

9. Cách sử dụng AI cho dữ liệu, báo cáo và bảng tính

Trí tuệ nhân tạo có thể giúp hiểu các con số dễ dàng hơn, đặc biệt là đối với những người không thường xuyên làm việc với bảng tính.

Nó có thể giúp bạn:

• Giải thích các công thức

• Đề xuất cấu trúc bảng tính

• Phân loại dữ liệu

• Tóm tắt các xu hướng

• Chuyển số liệu thành bình luận bằng văn bản

• Xác định các điểm bất thường có thể xảy ra

• Tạo đề xuất biểu đồ

• Bản dự thảo các phần của báo cáo

• Chuyển đổi các kết quả kỹ thuật sang ngôn ngữ kinh doanh

Ví dụ, thay vì hỏi:

“Dữ liệu này có ý nghĩa gì?”

Thử:

“Hãy xem xét bảng doanh số bán hàng hàng tháng này. Xác định ba thay đổi lớn nhất, đề xuất các lời giải thích khả thi và liệt kê các câu hỏi tôi nên đặt ra trước khi đưa ra kết luận.”

Mệnh đề kết thúc đó rất quan trọng. Dữ liệu hiếm khi tự giải thích được.

Doanh số giảm có thể đến từ nhiều nguyên nhân: nhu cầu thấp hơn, thiếu dữ liệu, yếu tố mùa vụ, thay đổi giá cả, hợp đồng bị trì hoãn, hoặc ai đó vô tình dán giá trị vào cột sai. Bảng tính có khả năng tạo ra những rắc rối nhỏ nhặt trong khi trông có vẻ hoàn toàn bình thường.

Đừng bao giờ để trí tuệ nhân tạo đưa ra các quyết định quan trọng về tài chính, vận hành hoặc nhân sự chỉ dựa trên một tập dữ liệu được sao chép sẵn.

Kiểm tra:

• Liệu dữ liệu có đầy đủ hay không

• Liệu các đơn vị có chính xác hay không

• Liệu các danh mục có nhất quán hay không

• Liệu các giá trị bị thiếu có quan trọng hay không

• Liệu trí tuệ nhân tạo có hiểu sai bối cảnh kinh doanh hay không?

• Liệu mối tương quan có được coi là nguyên nhân hay không?

Trí tuệ nhân tạo có thể đẩy nhanh quá trình diễn giải. Trách nhiệm vẫn thuộc về con người.

10. Bảo vệ thông tin bí mật và nhạy cảm 🔐

Trước khi nhập thông tin nơi làm việc vào bất kỳ công cụ AI nào, hãy hiểu rõ các quy định của tổ chức bạn.

Đừng cho rằng mọi nền tảng AI đều được chấp thuận cho phép xử lý dữ liệu bí mật.

Thông tin nhạy cảm có thể bao gồm:

• Hồ sơ khách hàng

• Thông tin nhân viên

• Mật khẩu hoặc thông tin đăng nhập

• Thông tin y tế

• Tài liệu pháp lý

• Dữ liệu tài chính

• Kế hoạch sản phẩm chưa được công bố

• Chiến lược nội bộ

• Mã độc quyền

• Điều khoản hợp đồng

• Thông tin nhận dạng cá nhân

Nếu có thể, hãy loại bỏ các thông tin nhận dạng.

Thay vì nhập:

“Hãy viết bản đánh giá hiệu suất làm việc cho Jordan Smith trong nhóm vận hành tại Manchester, người đã bỏ lỡ thời hạn ký hợp đồng với Acme.”

Hãy sử dụng cách tiếp cận như sau:

“Hãy viết bản đánh giá hiệu suất làm việc cho một nhân viên vận hành vì đã trễ hạn giao hàng quan trọng cho khách hàng. Hãy giữ cho phản hồi mang tính khách quan, xây dựng và tập trung vào các bước tiếp theo.”

Việc ẩn danh thông tin giúp giảm thiểu rủi ro trong khi vẫn cho phép trí tuệ nhân tạo hỗ trợ về cấu trúc.

Ngoài ra, hãy kiểm tra xem tổ chức của bạn có cung cấp hệ thống AI doanh nghiệp được phê duyệt hay không. Các công cụ này có thể bao gồm các biện pháp kiểm soát dữ liệu mạnh mẽ hơn, quản lý quyền truy cập và các chính sách nội bộ.

Sự tiện lợi không phải là lý do chính đáng để tiết lộ thông tin cần được giữ kín. Đó không phải là sự đổi mới. Đó chẳng khác nào để tủ hồ sơ văn phòng mở toang dưới trời mưa.

11. Những trường hợp trí tuệ nhân tạo không nên đưa ra quyết định cuối cùng

Trí tuệ nhân tạo có thể hỗ trợ việc ra quyết định, nhưng một số quyết định đòi hỏi trách nhiệm của con người từ đầu đến cuối.

Hãy đặc biệt cẩn thận với:

• Tuyển dụng và sa thải

• Kỷ luật nhân viên

• Quyết định y tế

• Tư vấn pháp lý

• Phê duyệt tín dụng hoặc tài chính

• Công việc đòi hỏi sự an toàn cao

• Phán quyết tuân thủ

• Chấm điểm hiệu suất

• Tranh chấp khách hàng nhạy cảm

• Các quyết định liên quan đến phân biệt đối xử hoặc sự công bằng

Trí tuệ nhân tạo (AI) có thể giúp tóm tắt bằng chứng, xác định câu hỏi hoặc so sánh các kịch bản. Tuy nhiên, không nên để AI đưa ra quyết định cuối cùng mà không có sự giám sát của con người có chuyên môn.

Tại sao? Bởi vì trí tuệ nhân tạo không hiểu được hậu quả theo cách mà con người hiểu. Nó có thể xử lý các mẫu hình, nhưng nó không mang trong mình trách nhiệm, sự đồng cảm, nghĩa vụ nghề nghiệp hay bối cảnh sống thực tế.

Nó cũng có thể tái hiện sự thiên vị tiềm ẩn trong các ví dụ, dữ liệu lịch sử hoặc cách đặt câu hỏi.

Một nguyên tắc tốt là:

Tác động càng lớn đến quyền lợi, sinh kế, sự an toàn hoặc tương lai của một người, thì trí tuệ nhân tạo càng nên có ít quyền kiểm soát hơn.

Quy tắc đó không hào nhoáng, nhưng nó vẫn đúng.

12. Làm thế nào các nhà quản lý có thể giới thiệu AI mà không gây hoang mang

Khi các nhà lãnh đạo giới thiệu AI một cách tồi tệ, nhân viên thường chỉ nhận được một thông điệp duy nhất:

“Chúng tôi đã tìm thấy một cỗ máy có thể thay thế bạn.”

Ngay cả khi không phải là ý định đó, việc giao tiếp không rõ ràng cũng tạo ra sự lo lắng.

Cách tiếp cận tốt hơn là giải thích như sau:

• Vì sao trí tuệ nhân tạo (AI) được giới thiệu?

• Những nhiệm vụ mà nó có thể hỗ trợ

• Những nhiệm vụ nào vẫn do con người thực hiện?

• Những dữ liệu nào nhân viên có thể nhập

• Cần thực hiện đánh giá gì?

• Cách thức báo cáo sai sót

• Cách thức đo lường sự thành công

• Khóa đào tạo sẽ bao gồm những gì?

Các nhà quản lý nên tập trung vào các ví dụ thực tiễn hơn là những lời hứa hẹn viển vông.

Ví dụ:

“Chúng tôi đang sử dụng trí tuệ nhân tạo để tạo bản nháp đầu tiên cho các câu trả lời thường lệ dành cho khách hàng. Mỗi câu trả lời vẫn sẽ được nhân viên hỗ trợ xem xét lại.”

Điều đó rõ ràng hơn:

“Chúng tôi đang nâng cao trải nghiệm khách hàng thông qua trí tuệ nhân tạo thế hệ mới.”

Câu thứ hai nghe có vẻ đắt tiền nhưng hầu như chẳng có ý nghĩa gì.

Các nhóm cũng nên được phép thử nghiệm trong phạm vi an toàn. Nhân viên trực tiếp thực hiện công việc thường phát hiện ra những trường hợp sử dụng tốt nhất vì họ biết chính xác những quy trình nào lặp đi lặp lại, gây khó chịu và chỉ được duy trì bằng một bảng tính duy nhất.

13. Một khuôn khổ đơn giản để bắt đầu tuần này

Để bắt đầu sử dụng AI mà không làm mọi thứ trở nên quá phức tạp, hãy chọn một nhiệm vụ có rủi ro thấp.

Bước 1: Tìm một nhiệm vụ lặp đi lặp lại

Hãy tìm những công việc bạn làm vài lần một tuần.

Ví dụ:

• Viết email theo dõi

• Tóm tắt các cuộc họp

• Định dạng báo cáo

• Lập chương trình nghị sự

• Viết lại nội dung

• Sắp xếp ghi chú

Bước 2: Xác định kết quả đáng giá

Hãy xác định xem thành công được định nghĩa như thế nào.

Có thể bạn muốn rút ngắn thời gian soạn thảo, cải thiện tính nhất quán, giảm thiểu sai sót hoặc tạo ra các mục hành động rõ ràng hơn.

Bước 3: Tạo lời nhắc có thể tái sử dụng

Hãy viết một bản hướng dẫn bao gồm nhiệm vụ, bối cảnh, đối tượng, định dạng và các ràng buộc.

Hãy lưu nó ở một nơi dễ tìm.

Bước 4: Xem xét lại mọi kết quả đầu ra

Kiểm tra tính xác thực, giọng điệu, quyền riêng tư và mức độ phù hợp.

Đừng nhầm lẫn tốc độ với chất lượng.

Bước 5: Cải thiện lời nhắc

Hãy chú ý xem trí tuệ nhân tạo (AI) mắc lỗi ở điểm nào.

Đưa ra hướng dẫn rõ ràng hơn. Cung cấp ví dụ. Loại bỏ sự mơ hồ. Đề xuất một cấu trúc khác.

Bước 6: Đo kết quả

Liệu nó có tiết kiệm thời gian không? Chất lượng có được cải thiện không? Liệu nó có tạo thêm công việc chỉnh sửa không?

Một số quy trình làm việc của AI trông rất ấn tượng nhưng hầu như không tiết kiệm được gì. Những quy trình khác lại âm thầm giúp loại bỏ một giờ bực bội mỗi tuần.

Hãy giữ lại loại thứ hai.

14. Những lỗi thường gặp khi sử dụng AI trong môi trường làm việc

Hiểu cách sử dụng trí tuệ nhân tạo trong công việc cũng có nghĩa là biết những điều không nên làm.

Đưa ra những chỉ dẫn mơ hồ

Đầu vào yếu tạo ra đầu ra chung chung.

Hãy bổ sung ngữ cảnh, ví dụ, giới hạn và mục tiêu rõ ràng.

Tin tưởng vào phản ứng đầu tiên

Câu trả lời đầu tiên chỉ là bản dự thảo, chứ không phải là điều răn được khắc ghi vĩnh viễn.

Hãy yêu cầu chỉnh sửa.

Sao chép mà không chỉnh sửa

Văn bản do AI tạo ra có thể nghe trau chuốt nhưng thiếu chiều sâu. Hãy thêm các chi tiết thực tế, loại bỏ các cụm từ chung chung và làm cho nó nghe giống như văn bản của con người.

Chia sẻ dữ liệu bí mật

Không được sao chép thông tin nhạy cảm vào các hệ thống chưa được phê duyệt.

Sử dụng AI cho mọi thứ

Một số công việc sẽ nhanh hơn nếu bạn tự mình hoàn thành.

Bạn không cần một đoạn văn dài sáu đoạn do AI tự động viết để tạo ra dòng chữ “Cảm ơn, tôi sẽ xem xét việc này hôm nay.”

Che giấu việc sử dụng AI khi việc tiết lộ thông tin là quan trọng

Một số tổ chức, khách hàng hoặc ngành nghề yêu cầu sự minh bạch. Hãy tuân thủ chính sách liên quan.

Xem kết quả đầu ra của AI như một mục tiêu khách quan

Trí tuệ nhân tạo phản ánh các mô hình và giả định. Nó không tự động trung lập.

Tự động hóa một quy trình bị lỗi

Làm cho một quy trình tồi tệ nhanh hơn không làm cho nó tốt hơn. Nó chỉ tạo ra lỗi với tốc độ đáng kinh ngạc 💨

Hãy khắc phục quy trình làm việc trước khi tự động hóa nó.

15. Xây dựng thói quen sử dụng AI bền vững

Cách tốt nhất để làm quen với trí tuệ nhân tạo trong môi trường làm việc là sử dụng nó thường xuyên cho các nhiệm vụ nhỏ, cụ thể.

Hãy bắt đầu với một hoặc hai hoạt động có thể lặp lại.

Ví dụ:

• Mỗi thứ Hai, hãy sử dụng trí tuệ nhân tạo để sắp xếp các ưu tiên của bạn.

• Sau mỗi cuộc họp, hãy biến những ghi chú thành các việc cần làm.

• Trước khi gửi một email dài, hãy yêu cầu AI rút ngắn nó.

• Khi đối mặt với một quyết định, hãy yêu cầu các giả định và lập luận phản bác.

• Khi kết thúc một dự án, hãy sử dụng trí tuệ nhân tạo để tổng hợp các bài học kinh nghiệm.

Hãy chuẩn bị sẵn một thư viện nhỏ các gợi ý cho những công việc bạn thường xuyên thực hiện. Theo thời gian, bạn sẽ dần quen với việc nhận biết được những gợi ý nào hiệu quả, công việc nào phù hợp và trường hợp nào cần đến sự phán đoán của con người.

Bạn cũng sẽ học được khi nào không nên sử dụng trí tuệ nhân tạo.

Đó cũng là một phần của kiến ​​thức về trí tuệ nhân tạo.

Mục tiêu không phải là tối đa hóa việc sử dụng AI. Mục tiêu là tạo ra những sản phẩm/dịch vụ tốt hơn.

Lời kết thực tế

Học cách sử dụng trí tuệ nhân tạo trong công việc chủ yếu là học cách phân công nhiệm vụ một cách rõ ràng.

Trí tuệ nhân tạo (AI) rất hữu ích trong việc soạn thảo, tóm tắt, chỉnh sửa, sắp xếp, giải thích và khám phá. Nó có thể giảm bớt công sức lặp đi lặp lại và giúp bạn nhanh chóng chuyển từ trang giấy trắng sang phiên bản đầu tiên khả thi.

Nhưng nó cần có giới hạn.

Bảo vệ thông tin mật. Xác minh các tuyên bố quan trọng. Xem xét kỹ lưỡng các thông tin liên lạc nhạy cảm. Để con người chịu trách nhiệm đối với các quyết định có tác động lớn. Và xin hãy tránh cám dỗ tự động hóa một quy trình mà không ai hiểu rõ.

Hãy bắt đầu từ những việc nhỏ. Chọn một nhiệm vụ lặp đi lặp lại, gây khó chịu. Cung cấp cho AI những hướng dẫn rõ ràng, xem xét kết quả và tinh chỉnh quy trình.

Nếu được sử dụng đúng cách, AI không làm cho công việc trở nên ít tính nhân văn hơn. Nó tạo ra nhiều không gian hơn cho những phần công việc vốn dĩ cần đến con người - khả năng phán đoán, sự tin tưởng, sự chú ý, sự đồng cảm và khả năng nhận ra khi một cuộc họp đi chệch hướng hoàn toàn. 

Ví dụ thực tế: Chuyển đổi ghi chú cuộc họp thành các mục hành động đáng tin cậy

Kịch bản

Maya phụ trách quy trình tiếp nhận khách hàng tại một công ty phần mềm đang phát triển. Cô tham dự ba cuộc họp dự án mỗi tuần, ghi chép sơ lược những điểm chính trong khi mọi người đang nói, và sau đó chuyển những ghi chép đó thành email theo dõi.

Công việc này lặp đi lặp lại, nhưng cũng tiềm ẩn một số rủi ro. Thời hạn đề xuất có thể dễ dàng bị nhầm lẫn với thời hạn đã được thống nhất, trong khi một đề xuất chung chung có thể vô tình trở thành trách nhiệm được giao cho ai đó. Do đó, mục tiêu không phải là để AI quyết định những gì đã xảy ra. Mục tiêu là sử dụng AI để sắp xếp các ghi chú trong khi Maya xác minh mọi quyết định, người chịu trách nhiệm và ngày tháng trước khi chia sẻ bản tóm tắt.

Những gì trợ lý cần

Maya cung cấp:

• Ghi chú cuộc họp được ẩn danh của cô ấy hoặc bản ghi chép đã được phê duyệt

• Mục đích của cuộc họp

• Danh sách người tham dự và vai trò của họ

• Định dạng đầu ra yêu cầu

• Một quy tắc nêu rõ rằng những người sở hữu hoặc thời hạn bị thiếu phải được ghi chú rõ ràng chứ không được bịa đặt ra

• Cần có sự phân biệt rõ ràng giữa các quyết định đã được xác nhận, các ý tưởng được đề xuất và các câu hỏi chưa được giải quyết

• Phương pháp được công ty cô ấy phê duyệt để xử lý thông tin mật

Trước khi tải bất cứ thứ gì lên, cô ấy sẽ xóa tên khách hàng, thông tin cá nhân, thông tin đăng nhập và thông tin nhạy cảm về mặt thương mại, trừ khi hệ thống AI được phép xử lý dữ liệu đó.

Ví dụ hướng dẫn

“Hãy chuyển các ghi chú cuộc họp bên dưới thành bản tóm tắt ngắn gọn để theo dõi.”.

Hãy sắp xếp câu trả lời theo các tiêu đề sau:

1. Các quyết định đã được xác nhận

2. Các mục hành động

3. Ý tưởng đề xuất

4. Những câu hỏi chưa được giải đáp

5. Rủi ro hoặc sự phụ thuộc

Đối với mỗi hạng mục hành động, hãy ghi rõ nhiệm vụ, người chịu trách nhiệm và thời hạn. Nếu người chịu trách nhiệm hoặc thời hạn chưa được thống nhất rõ ràng, hãy ghi "Chưa xác nhận". Không được suy luận cam kết hoặc bịa đặt chi tiết.

Tóm tắt cuộc họp không quá 350 từ. Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, trung lập, phù hợp với tất cả những người tham dự cuộc họp.

Trước khi kết thúc, hãy liệt kê bất kỳ câu nào không rõ ràng hoặc cần được kiểm tra lại.”

Kết quả tốt so với kết quả xấu

Một mục hành động yếu có thể nói như sau:

“Sam sẽ cập nhật hướng dẫn dành cho nhân viên mới trước thứ Sáu.”

Nghe có vẻ rõ ràng, nhưng sẽ không an toàn nếu ghi chú chỉ cho biết Sam có thể xem xét hướng dẫn mà không có thời hạn nào được thống nhất.

Một cách diễn đạt tốt hơn sẽ là:

“Xem lại hướng dẫn hội nhập nhân viên mới - người phụ trách đề xuất: Sam; hạn chót: chưa được xác định.”

Phiên bản thứ hai duy trì sự không chắc chắn thay vì âm thầm biến cuộc thảo luận thành một cam kết.

Cách kiểm tra nó

Maya tạo một bộ dữ liệu thử nghiệm nhỏ bằng cách sử dụng sáu cuộc họp trước đó mà cô ấy đã biết kết quả.

Cô ấy kiểm tra xem người trợ lý có:

• Phân biệt giữa quyết định và đề xuất

• Sao chép chính xác tên, ngày tháng và hạn chót

• Đánh dấu thông tin còn thiếu là chưa được xác nhận

• Tránh giao nhiệm vụ mà chưa từng được thống nhất

• Bao gồm những câu hỏi quan trọng chưa được giải đáp

• Tạo ra bản tóm tắt mà người tham dự khác có thể hiểu được

• Bỏ qua các chi tiết bí mật đã bị xóa khỏi dữ liệu đầu vào

Cô ấy cũng cố tình thêm vào những trường hợp ngoại lệ:

• Một người tham gia nói đùa về việc hoàn thành nhiệm vụ

• Hai người thảo luận về quyền sở hữu nhưng không đạt được thỏa thuận

• Ai đó đề cập đến hai thời hạn có thể xảy ra

• Bản ghi chép gán lời bình luận cho người nói sai

• Quyết định đó sau đó đã bị đảo ngược trong cuộc họp

• Nhiệm vụ đã được thống nhất, nhưng chưa chỉ định người chịu trách nhiệm

Quy trình làm việc chỉ được coi là thông suốt khi Maya có thể truy vết mọi quyết định và hành động trở lại các ghi chú ban đầu.

Kết quả

Kết quả minh họa: Maya thử nghiệm quy trình trên sáu bản tóm tắt cuộc họp trong vòng hai tuần.

Trước đây, quy trình thủ công của cô ấy mất trung bình 18 phút cho mỗi cuộc họp. Với AI, bản nháp đầu tiên chỉ mất khoảng 2 phút để tạo ra, tiếp theo là trung bình 7 phút để kiểm tra và chỉnh sửa. Điều này giúp giảm tổng thời gian xử lý từ 18 phút xuống còn 9 phút cho mỗi cuộc họp.

Qua sáu cuộc họp, ví dụ về khoản tiết kiệm được là:

• Tổng thời gian trước đó: 6 × 18 phút = 108 phút

• Tổng thời gian thực hiện có sự hỗ trợ của AI, bao gồm cả khâu xem xét: 6 × 9 phút = 54 phút

• Thời gian tiết kiệm được (minh họa): 54 phút

Năm trong số sáu bản tóm tắt đáp ứng danh sách kiểm tra chấp nhận sau lần xem xét đầu tiên. Bản tóm tắt còn lại cần xem xét lần thứ hai vì bản ghi chép nhầm lẫn giữa hai người nói.

Những con số này là ước tính ví dụ dựa trên thiết lập thử nghiệm đã nêu, không phải là kết quả được công bố của công ty. Mẫu thử nhỏ, độ phức tạp của các cuộc họp có thể khác nhau, và phép tính bao gồm thời gian xem xét nhưng không bao gồm thời gian cần thiết để làm sạch hoặc ẩn danh bản ghi.

Điều gì có thể xảy ra sai sót?

Trợ lý có thể:

• Hãy tự nghĩ ra người chịu trách nhiệm cho một nhiệm vụ chưa được giao

• Hãy coi ngày được đề xuất như một hạn chót đã được xác nhận

• Bỏ lỡ một quyết định được diễn đạt một cách gián tiếp

• Gán nhầm người vào bình luận

• Hãy soạn thảo một bản tóm tắt trau chuốt, che giấu được sự không chắc chắn

• Giữ lại thông tin nhạy cảm có trong ghi chú

• Hãy làm theo hướng dẫn cũ nếu mẫu cuộc họp thay đổi

Sai lầm nghiêm trọng nhất là gửi bản tóm tắt mà không kiểm tra lại. Sự trôi chảy không phải là bằng chứng cho thấy bản ghi chính xác.

Do đó, Maya so sánh từng mục hành động với ghi chú gốc, xác nhận các cam kết không rõ ràng với người có liên quan và giữ lại ghi chú gốc để tham khảo. Các vấn đề nhạy cảm hoặc gây tranh cãi được xử lý thủ công thay vì giao cho trợ lý.

Bài học thực tiễn

Trí tuệ nhân tạo (AI) rất hữu ích ở đây vì nó giúp cấu trúc thông tin hiện có trở nên rõ ràng hơn. Tuy nhiên, nó không thay thế người chịu trách nhiệm xác nhận những quyết định đã được đưa ra.

Một quy trình làm việc an toàn rất đơn giản: cung cấp các quy tắc rõ ràng, loại bỏ thông tin nhạy cảm, yêu cầu AI thể hiện sự không chắc chắn, kiểm tra nó với các ví dụ đã biết và bao gồm sự xem xét của con người trong bất kỳ tuyên bố nào về việc tiết kiệm thời gian.

Câu hỏi thường gặp

Người mới bắt đầu có thể sử dụng AI tại nơi làm việc như thế nào một cách an toàn?

Hãy bắt đầu với một nhiệm vụ đơn giản, lặp đi lặp lại và ít rủi ro, chẳng hạn như soạn thảo email theo dõi, tóm tắt ghi chú, tạo chương trình nghị sự hoặc sắp xếp lại nội dung hiện có. Cung cấp cho AI hướng dẫn rõ ràng, sau đó xem xét kết quả về độ chính xác, giọng điệu, quyền riêng tư và tính phù hợp. Tránh nhập thông tin nhạy cảm trừ khi tổ chức của bạn đã phê duyệt công cụ này để xử lý dữ liệu đó.

Những tác vụ nào là tốt nhất để tự động hóa bằng trí tuệ nhân tạo trong môi trường làm việc?

Trí tuệ nhân tạo (AI) hoạt động tốt khi tạo bản nháp đầu tiên, chỉnh sửa thông tin hiện có và tổ chức phân tích cơ bản. Các nhiệm vụ phù hợp bao gồm viết lại tài liệu, trích xuất các hành động trong cuộc họp, nhóm phản hồi, giải thích xu hướng bảng tính và tạo danh sách kiểm tra. Tuy nhiên, nó ít phù hợp hơn cho các quyết định quan trọng liên quan đến việc làm, pháp lý, an toàn, tài chính, chăm sóc sức khỏe hoặc công bằng.

Tôi nên viết một câu hỏi gợi ý hay cho công việc liên quan đến AI như thế nào?

Một lời nhắc nhở hiệu quả trong môi trường làm việc cần nêu rõ nhiệm vụ, bối cảnh, đối tượng, định dạng mong muốn và các chi tiết cần thiết. Thay vì yêu cầu trợ giúp chung chung, hãy mô tả kết quả cụ thể bạn cần và bất kỳ giới hạn nào, chẳng hạn như số lượng từ hoặc giọng văn. Bạn có thể tinh chỉnh phản hồi hơn nữa bằng cách yêu cầu AI loại bỏ sự lặp lại, xác định các giả định hoặc đánh dấu thông tin cần xác minh.

Làm thế nào tôi có thể sử dụng AI trong email mà không khiến người đọc cảm thấy như robot?

Hãy cung cấp nội dung tin nhắn gốc, mục đích của nó, mối quan hệ của bạn với người nhận và giọng điệu bạn muốn. Yêu cầu AI soạn thảo email ngắn gọn, thân thiện, kiên quyết hoặc phù hợp với đối tượng cụ thể. Trước khi gửi, hãy thêm các chi tiết cụ thể, loại bỏ từ ngữ chung chung và kiểm tra xem mỗi câu có nghe tự nhiên khi được viết dưới tên của bạn hay không.

Nên đánh giá các ghi chú cuộc họp do AI tạo ra như thế nào?

So sánh mọi quyết định, hành động, người chịu trách nhiệm và thời hạn với ghi chú gốc hoặc bản ghi đã được phê duyệt. Yêu cầu AI phân biệt các quyết định đã được xác nhận với các ý tưởng đề xuất và các câu hỏi chưa được giải quyết. Thông tin thiếu nên được gắn nhãn “Chưa được xác nhận” thay vì “phỏng đoán”, đặc biệt khi người tham gia thảo luận về những người chịu trách nhiệm hoặc ngày tháng có thể xảy ra mà chưa đạt được thỏa thuận.

Liệu trí tuệ nhân tạo (AI) có thể phân tích bảng tính và dữ liệu kinh doanh một cách chính xác?

Trí tuệ nhân tạo (AI) có thể giải thích các công thức, tóm tắt xu hướng, xác định các bất thường tiềm ẩn và chuyển số liệu thành bình luận bằng văn bản. Tuy nhiên, việc diễn giải của nó phụ thuộc vào dữ liệu sạch và bối cảnh kinh doanh đầy đủ. Hãy kiểm tra đơn vị, giá trị thiếu, tính nhất quán của danh mục và liệu có tồn tại các giải thích thay thế nào trước khi sử dụng kết quả đầu ra cho các quyết định tài chính, vận hành hoặc nhân sự.

Những thông tin nào tại nơi làm việc không bao giờ được phép nhập vào trí tuệ nhân tạo (AI)?

Tránh nhập mật khẩu, thông tin đăng nhập, hồ sơ khách hàng, thông tin nhân viên, thông tin y tế, tài liệu pháp lý, mã nguồn độc quyền, kế hoạch chưa được công bố hoặc dữ liệu tài chính nhạy cảm vào các hệ thống chưa được phê duyệt. Loại bỏ tên và thông tin nhận dạng bất cứ khi nào có thể. Chính sách dữ liệu của tổ chức và các công cụ doanh nghiệp được phê duyệt sẽ xác định thông tin nào có thể được xử lý một cách an toàn.

Làm thế nào các nhà quản lý có thể ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) vào công việc mà không gây lo lắng cho nhân viên?

Các nhà quản lý nên giải thích lý do tại sao trí tuệ nhân tạo (AI) được đưa vào sử dụng, AI sẽ hỗ trợ những nhiệm vụ nào, nhiệm vụ nào vẫn do con người thực hiện và cách thức đánh giá kết quả. Họ cũng nên xác định các quy trình dữ liệu được phê duyệt, đào tạo, báo cáo và các thước đo thành công. Các ví dụ cụ thể thường tạo dựng được lòng tin hơn là những lời hứa mơ hồ về sự chuyển đổi hoặc quy trình làm việc thông minh.

Những lỗi thường gặp nhất khi sử dụng trí tuệ nhân tạo trong công việc là gì?

Những lỗi thường gặp bao gồm đưa ra hướng dẫn mơ hồ, tin tưởng vào phản hồi đầu tiên, sao chép nội dung mà không chỉnh sửa và chia sẻ thông tin mật. Mọi người cũng có thể tự động hóa các quy trình bị lỗi hoặc coi kết quả đầu ra của AI là khách quan. Cách tiếp cận tốt hơn là xác minh các tuyên bố quan trọng, sửa đổi các bản nháp yếu kém, kiểm tra các quy trình làm việc có thể lặp lại và giữ rõ trách nhiệm của con người.

Làm thế nào tôi có thể đo lường xem quy trình làm việc bằng AI có tiết kiệm thời gian hay không?

Đo lường toàn bộ quy trình, bao gồm chuẩn bị dữ liệu đầu vào, ẩn danh thông tin, kiểm tra kết quả đầu ra và sửa lỗi. So sánh tổng thời gian và chất lượng này với quy trình làm việc trước đây của bạn. Một quy trình AI hiệu quả cần giảm thiểu công sức hoặc cải thiện tính nhất quán mà không tạo ra rủi ro không thể chấp nhận được về quyền riêng tư, độ chính xác hoặc trách nhiệm giải trình.

Tài liệu tham khảo

1. Chính phủ Anh - Cẩm nang Trí tuệ Nhân tạo dành cho Chính phủ Anh - gov.uk

2. Viện Tiêu chuẩn và Công nghệ Quốc gia - Khung quản lý rủi ro trí tuệ nhân tạo: Trí tuệ nhân tạo tạo sinh - nist.gov

3. Văn phòng Ủy viên Thông tin - Trí tuệ nhân tạo, Bảo vệ dữ liệu và Khu vực công: Chính sách về trí tuệ nhân tạo - ico.org.uk

4. Cục Nghiên cứu Kinh tế Quốc gia - nber.org

5. Ủy ban Cơ hội Việc làm Bình đẳng Hoa Kỳ - Vai trò của EEOC trong Trí tuệ Nhân tạo là gì? - eeoc.gov

6. Dịch vụ Truyền thông Chính phủ - Chính sách Trí tuệ Nhân tạo Tạo sinh của GCS - communications.gov.uk

7. OpenAI - Hướng dẫn thực tiễn về xây dựng ứng dụng với Trí tuệ Nhân tạo - openai.com

Tìm kiếm những công nghệ AI mới nhất tại Cửa hàng Trợ lý AI chính thức

Về chúng tôi