Câu trả lời ngắn gọn: Đừng coi AI như Google: các mô hình trò chuyện đánh giá cao các cuộc hội thoại, chứ không phải các tìm kiếm từ khóa đơn lẻ. Khi bạn cung cấp thông tin chi tiết về đối tượng và các ràng buộc, sau đó đưa ra nhận xét và chỉnh sửa trong các bước tiếp theo, bản nháp đầu tiên trung bình sẽ trở thành sản phẩm bạn thực sự có thể hoàn thiện.

Những điểm chính cần ghi nhớ:

Không phải tìm kiếm theo luồng: Hãy coi câu trả lời đầu tiên như một bản phác thảo, chứ không phải là một câu trả lời hoàn chỉnh như trong máy bán hàng tự động.

Tóm tắt trước: Hãy nêu rõ đối tượng, giọng văn, độ dài và định dạng thay vì nhồi nhét từ khóa.

Hướng dẫn bổ sung: Tinh chỉnh bằng các chỉnh sửa cụ thể; không nên bắt đầu lại toàn bộ câu hỏi mỗi lần.

Bước phê bình: Hãy hỏi xem điểm yếu là gì, sau đó viết lại để khắc phục những thiếu sót đã được chỉ ra.

Giữ nguyên ngữ cảnh: Hãy tiếp tục thảo luận trong chủ đề để các ràng buộc được tích lũy, trừ khi chủ đề thực sự đã thay đổi.

Đừng đối xử với AI như Google nữa

Hầu hết mọi người mở chatbot giống như cách họ mở ô tìm kiếm. Gõ một câu hỏi ngắn. Nhấn Enter. Lướt qua phần đầu. Đóng tab. Sau đó họ nhún vai và nói rằng công cụ này "tầm thường", "chung chung" hoặc vừa được thổi phồng quá mức lại vừa không đáp ứng được kỳ vọng. Thói quen đó, trái với kỳ vọng, chính là vấn đề cốt lõi.

Các công cụ tìm kiếm được xây dựng để truy xuất thông tin nhanh chóng. Bạn nhập từ khóa, nhận được một loạt liên kết, rồi rời đi. Các mô hình trò chuyện được xây dựng cho các cuộc hội thoại – để trao đổi qua lại, để nghe những câu như "khoan đã, không phải như vậy", để siết chặt các ràng buộc cho đến khi câu trả lời phù hợp với cuộc sống của bạn. Nếu bạn ngừng đối xử với AI như Google, chính mô hình đã đưa ra cho bạn bản nháp đầu tiên nhạt nhẽo bỗng nhiên bắt đầu nói chuyện giống như một đồng nghiệp sắc sảo, người nhớ những gì bạn đã nói ba tin nhắn trước đó.

Bài viết này nói về các cuộc trò chuyện và hướng dẫn tiếp theo. Không phải những gợi ý thần kỳ. Không phải công thức bí mật. Chỉ đơn giản là vòng lặp không hào nhoáng nhưng hiệu quả của việc hỏi, phê bình, chỉnh sửa, hỏi lại - và làm thế nào một câu trả lời ban đầu bình thường trở nên xuất sắc khi bạn ngừng coi cuộc trò chuyện như một máy bán hàng tự động.

Vì sao thói quen "tìm kiếm" một lần duy nhất lại thất bại trong cuộc trò chuyện

Tư duy kiểu Google giả định rằng truy vấn đã hoàn chỉnh. Bạn gõ "tiêu đề email hay nhất cho tiếp cận khách hàng tiềm năng" và mong đợi một danh sách các trang được xếp hạng. Xong. Chat không hoạt động như vậy - hoặc đúng hơn, nó có thể giả vờ như vậy, nhưng bạn chỉ nhận được câu trả lời theo kiểu cẩm nang du lịch. Bề mặt. An toàn. Lịch sự thái quá. Không hiểu đối tượng, giọng điệu và những hạn chế thực sự của bạn.

Điều khó xử ở đây là: mọi người đổ lỗi cho mô hình trong khi cuộc trò chuyện đó chưa từng diễn ra. Họ chưa từng nói "chúng tôi bán hàng cho các nhà quản lý vận hành thị trường tầm trung, chứ không phải các công ty khởi nghiệp." Họ chưa từng yêu cầu viết lại sao cho bớt mang tính quảng cáo. Họ chưa từng yêu cầu được góp ý. Vì vậy, dĩ nhiên câu trả lời đầu tiên nghe giống như một đoạn văn mẫu có sẵn.

Tôi nghĩ cách đơn giản nhất để diễn đạt lại là thế này: một truy vấn tìm kiếm là một yêu cầu về các điểm đến. Một tin nhắn trò chuyện là dòng mở đầu của một buổi làm việc. Nếu bạn coi dòng mở đầu như toàn bộ cuộc họp, thì đúng vậy - bạn sẽ ra về với những ghi chú chưa hoàn chỉnh. 

• Các yêu cầu một lần duy nhất làm thiếu hụt ngữ cảnh mà mô hình không thể tự tạo ra một cách chính xác.
• Thói quen sử dụng từ khóa ngắn gọn thường che giấu mục tiêu thực sự (định dạng, đối tượng, hạn chế, giọng điệu).
• Việc đóng tab sau khi trả lời sẽ bỏ qua vòng lặp giúp cải thiện chất lượng.

Đừng đối xử với AI như Google nữa: Hãy nói chuyện như một cộng tác viên

Những người cộng tác không chỉ nhận được một bản tóm tắt ba từ rồi lập tức tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh. Họ sẽ đặt câu hỏi làm rõ – hoặc bạn chủ động bổ sung những thông tin còn thiếu trước khi họ phải đoán. Áp dụng cách tiếp cận tương tự ở đây. Hãy cho người mẫu biết bạn đang viết cho ai, "tốt" trông như thế nào, điều gì cần tránh và bạn muốn sản phẩm đầu ra được định hình ra sao.

Trên thực tế, những tin nhắn đầu tiên tốt nhất thường nghe có vẻ hơi thô sơ. "Hãy soạn một bài đăng ngắn trên LinkedIn về thành công trong quá trình onboarding của chúng ta - hãy giữ cho nó khiêm tốn, không dài dòng, dưới 120 từ và đừng nêu tên khách hàng." Đó không phải là một truy vấn tìm kiếm. Đó là một bản tóm tắt. Bản tóm tắt khuyến khích sự hợp tác. Từ khóa dễ dẫn đến phỏng đoán.

Khi bạn ngừng coi AI như Google, bạn bắt đầu tạo không gian cho cuộc thảo luận phát triển. Bạn cho rằng phản hồi thứ nhất là bản phác thảo. Phản hồi thứ hai là bản chỉnh sửa. Phản hồi thứ ba là bản hoàn thiện. Chính kỳ vọng đó đã thay đổi cảm nhận về tính thực tiễn của công cụ - bởi vì bạn không còn đánh giá bản nháp như thể đó là sản phẩm cuối cùng nữa. 

Vòng lặp cải tiến biến sự tầm thường thành xuất sắc

Có một vòng lặp đơn giản hoạt động xuyên suốt quá trình viết, lập kế hoạch, hỗ trợ lập trình, tóm tắt nghiên cứu - hầu như bất cứ điều gì bạn làm trong cửa sổ trò chuyện:

• Hãy đặt câu hỏi với yêu cầu rõ ràng (mục tiêu, đối tượng, hạn chế, định dạng).
• Hãy đọc để tìm những gì còn thiếu, sai sót, hoặc có gì đó không ổn - chứ không chỉ để tìm lỗi chính tả.
• Hướng dẫn kèm theo phần theo dõi: rút ngắn, làm rõ, thay đổi vai trò, thêm ví dụ, loại bỏ thuật ngữ chuyên ngành.
• hãy phê bình lại: "Điểm yếu ở đây là gì?" rồi khắc phục những điểm đó.
• Khóa định dạng sau khi nội dung đã đúng (dấu đầu dòng, bảng, kịch bản, danh sách kiểm tra).

Nghe có vẻ hơi máy móc quá. Giống như dạy ai đó cách trò chuyện với đồng nghiệp đánh máy nhanh vậy. Nhưng đó chính là điểm mấu chốt. Mô hình thì nhanh; khả năng phán đoán của bạn mới là phần quan trọng. Lặp lại là cách bạn đưa khả năng phán đoán vào mà không cần phải viết lại mọi thứ từ đầu.

Mọi người thường bỏ qua bước góp ý nhiều hơn bạn tưởng. Họ viết lại toàn bộ nội dung thay vì chỉ nói "cái này trang trọng quá - hãy viết theo kiểu tin nhắn Slack gửi cho đồng đội." Hướng dẫn bổ sung sẽ tiết kiệm chi phí hơn là phải bắt đầu lại từ đầu. Hãy sử dụng chúng. 

Truy vấn kiểu Google so với cuộc trò chuyện tiếp theo

Một cuộc trò chuyện trực tiếp sẽ hiệu quả hơn là một bài diễn thuyết động viên. Bao gồm cả những nét tính cách nhỏ nhặt - bởi vì những cuộc trò chuyện hàng ngày cũng có những nét tính cách riêng.

Hãy để ý quy luật này: cột "những gì còn thiếu" sẽ thu hẹp lại khi bạn ngừng tìm kiếm một thông điệp đầu tiên hoàn hảo và bắt đầu điều khiển hướng đi. Đó chính là toàn bộ trò chơi. 

Trước và sau: Hướng dẫn theo dõi thay đổi kết quả như thế nào?

Hãy cùng xem một ví dụ cụ thể bằng văn xuôi - không phải là một nghiên cứu trong phòng thí nghiệm, mà chỉ là kiểu suy nghĩ nảy sinh khi ai đó cuối cùng cũng chậm lại.

Câu hỏi đầu tiên cần đặt ra là: "Hãy viết một email hướng dẫn dành cho người dùng mới."

Câu trả lời đầu tiên (trung bình): Một lời chào đón vui vẻ, hơi mang tính chất doanh nghiệp. Ba đoạn văn. Những lời hứa mơ hồ về việc "tận dụng tối đa nền tảng". Có thể thuộc về bất kỳ công ty SaaS nào trên thế giới. Được thôi. Dễ quên.

Bản bổ sung 1: "Viết lại cho các quản lý vận hành bận rộn. Ngắn gọn hơn. Bắt đầu bằng một hành động duy nhất họ nên thực hiện ngay hôm nay. Không dùng những lời lẽ sáo rỗng kiểu 'rất vui được chào đón bạn'."

Câu trả lời thứ hai (tốt hơn): Bắt đầu bằng hành động. Cắt bỏ phần thừa. Vẫn hơi cứng nhắc; chỉ dùng từ "utilize" một lần, điều này... không lý tưởng lắm.

Phản hồi 2: "Hãy nói chuyện như một đồng đội sẵn lòng giúp đỡ, chứ không phải một người tiếp thị sản phẩm. Hãy thay thế ngôn từ mang tính chất doanh nghiệp. Thêm một câu về nơi tìm thấy danh sách kiểm tra thiết lập."

Câu trả lời thứ ba (xuất sắc đến mức đáng gửi): Lời kêu gọi hành động rõ ràng, giọng văn thân thiện, gợi ý thiết thực, độ dài phù hợp với hộp thư đến thông thường. Cùng một mô hình. Nhưng cuộc trò chuyện khác nhau.

Bước nhảy vọt từ mức trung bình lên xuất sắc không đến từ một từ khóa mở đầu khéo léo hơn. Nó đến từ những hướng dẫn tiếp theo làm rõ các ràng buộc, giọng văn và định dạng. Nếu bạn chỉ nhớ một điều từ bài viết này, hãy nhớ điều đó. 

Những lỗi thường gặp khi chụp ảnh một lần (và cách khắc phục)

Tôi đã chứng kiến ​​- được rồi, chính tôi cũng đã từng mắc phải - một loạt những sai lầm dễ đoán trước khi mọi người coi trò chuyện như tìm kiếm:

• Luồng từ khóa hỗn tạp. "Mẹo viết bài hiệu quả nhất dành cho AI, năng suất làm việc nhóm từ xa 202..." khoan đã - không phải năm nào cũng được. Ý tôi là, một mớ từ khóa hỗn độn không đồng nghĩa với một bản tóm tắt ngắn gọn. Hãy viết thành câu hoàn chỉnh.
• Chấp nhận hình thức đầu tiên. Nếu bạn muốn một danh sách kiểm tra mà lại nhận được một bài luận, đừng thở dài - hãy yêu cầu danh sách kiểm tra.
• Che giấu những ràng buộc. Giới hạn pháp lý, giọng điệu thương hiệu, viết hoa chữ cái đầu mỗi từ, "không được nhắc đến đối thủ cạnh tranh" - hãy nói rõ chúng ngay từ đầu nếu không bạn sẽ phải chỉnh sửa mãi không thôi.
• Thay vì tinh chỉnh, hãy bắt đầu lại từ đầu. Tạo một cuộc trò chuyện mới cho mỗi thay đổi nhỏ sẽ làm mất đi ngữ cảnh. Hãy ở lại trong cuộc trò chuyện hiện tại trừ khi chủ đề thực sự thay đổi.
• Không nên dùng ngôn ngữ mang tính phê bình. "Hãy làm cho nó tốt hơn" nghe có vẻ sáo rỗng. "Hãy cắt bớt phần giới thiệu và thay thế các luận điểm bằng ví dụ" chỉ là lời hướng dẫn mang tính áp đặt.

Một phép ẩn dụ hơi kỳ quặc nhưng gần như hoàn hảo: coi chat như Google giống như gọi món bằng cách hét tên món ăn vào mặt đầu bếp, rồi phàn nàn rằng món ăn không phải là công thức của bà bạn. Bạn chưa hề mô tả công thức. Quay lại vấn đề chính - có lẽ đó là một phép ẩn dụ không hoàn hảo. Đầu bếp không phải là chatbot. Tuy nhiên: hương vị không được xác định sẽ được nêm nếm chung chung. 

Các cuộc trò chuyện trực tuyến, trí nhớ trong thực tế và thời điểm nên bắt đầu lại từ đầu

Tính năng chuỗi hội thoại là một tính năng bị đánh giá thấp. Trong cùng một cuộc hội thoại, bạn có thể tham khảo "bản nháp thứ hai", "sử dụng giọng điệu như trước" hoặc "giữ nguyên cấu trúc nhưng thay đổi ví dụ". Sự liền mạch đó là điều mà các tab tìm kiếm không bao giờ mang lại.

Trên thực tế:

• Hãy giữ các công việc liên quan trong cùng một luồng để các ràng buộc được tích lũy thay vì thiết lập lại.
• Nếu đoạn văn quá dài, hãy tóm tắt ngắn gọn ngay giữa chừng - "hãy tự nhắc nhở bản thân: đối tượng X, giọng điệu Y, định dạng Z."
• Hãy bắt đầu một cuộc trò chuyện mới khi cuộc trò chuyện cũ bị rối rắm bởi những chỉ dẫn mâu thuẫn hoặc một dự án hoàn toàn khác.

Mọi người hoặc là không bao giờ bắt đầu lại từ đầu (và chuỗi tin nhắn trở thành một mớ hỗn độn) hoặc là họ bắt đầu lại từ đầu sau mỗi tin nhắn (và đánh mất tất cả những ràng buộc tốt). Có một con đường trung dung. Hãy sử dụng nó. 

Vai trò, bối cảnh và định dạng đầu ra - những yếu tố mà mọi người thường quên

Ngoài câu nói "hãy viết theo cách này", ba yếu tố quan trọng khác âm thầm quyết định chất lượng:

Nhập vai. "Đóng vai như một biên tập viên hoài nghi" sẽ tạo ra phản hồi khác với "đóng vai như một nhà tiếp thị nhiệt tình". Nhập vai không phải là diễn xuất cho vui - đó là một cách để hướng sự phê bình theo hướng có lợi cho bạn.

Ngữ cảnh. Hãy dán những ghi chú sơ lược, dàn ý chưa hoàn chỉnh, email trước đó gần như đã thành công. Ngữ cảnh quan trọng hơn lời lẽ hoa mỹ. Luôn luôn là như vậy.

Định dạng đầu ra. Gạch đầu dòng, đoạn văn, bảng hay kịch bản. Nếu bạn không chỉ định, bạn sẽ nhận được bất cứ thứ gì mà mô hình "cảm thấy" vào ngày hôm đó - một năng lượng không nhất quán, giống như giữa những người bạn cùng phòng.

Nếu bạn quên đề cập đến chúng trong tin nhắn đầu tiên, hãy đưa chúng vào tin nhắn tiếp theo: "Từ giờ trở đi, hãy trả lời với tư cách là một biên tập viên nghiêm khắc. Sử dụng các ghi chú của tôi bên dưới. Chỉ đưa ra danh sách 5 điểm cần lưu ý." Đó không phải là làm phức tạp hóa vấn đề. Đó là hướng dẫn người nhận. 

Các bước phê bình và viết lại mà không cần bắt đầu lại từ đầu

Lượt đánh giá phê bình là khi bạn yêu cầu mô hình tự đánh giá bản nháp của nó so với mục tiêu của bạn trước khi viết lại. Ví dụ: "Liệt kê ba điểm mà đoạn văn này không đáp ứng được nhu cầu của nhóm vận hành bận rộn. Sau đó, viết lại để khắc phục ba điểm đó."

Bước đó buộc phải cụ thể hóa. Mô hình phải chỉ ra những thiếu sót - và bạn có thể không đồng ý. Có thể nó cho rằng giọng điệu quá suồng sã và bạn lại thích sự sã sã hơn. Tuyệt vời - hãy nói cho nó biết. Giờ thì bạn đang cộng tác, chứ không phải là người tiêu thụ.

Viết lại các hướng dẫn sao cho hiệu quả trong thực tế:

• "Hãy giữ nguyên ý tưởng; chỉ thay đổi cách diễn đạt."
• "Cấu trúc tương tự; thay thế những tuyên bố trừu tượng bằng những ví dụ cụ thể."
• "Giảm 30% mà vẫn giữ nguyên lời kêu gọi hành động."
• "Hãy cho tôi hai phiên bản: một phiên bản mạnh mẽ, một phiên bản nhẹ nhàng."

Tôi nghĩ kỹ năng quan trọng nhất là học cách nói về văn bản như một đối tượng. Khoảng cách giúp ích rất nhiều. Bạn không cầu xin máy móc làm điều kỳ diệu - bạn đang chỉ đạo quá trình chỉnh sửa. 

Xây dựng cẩm nang theo dõi cá nhân

Sau một vài lần tương tác hiệu quả, các mô hình sẽ xuất hiện. Hãy học hỏi từ chính bản thân mình. Lập một danh sách ngắn các chủ đề tiếp theo mà bạn thường xuyên sử dụng:

• "Quá chung chung - hãy bổ sung thêm các ràng buộc từ ghi chú của tôi."
• "Hãy thách thức kế hoạch này; điều gì sẽ đổ vỡ?"
• "Viết lại cho dễ đọc lướt; in đậm các hành động."
• "Hãy giải thích như thể tôi là người thông minh nhưng mới bước chân vào lĩnh vực này."
• "Định dạng thành danh sách kiểm tra để tôi có thể dán vào Notion."

Đây là lúc việc "Đừng đối xử với AI như Google" trở thành thói quen thay vì một khẩu hiệu. Bạn ngừng tìm kiếm truy vấn hoàn hảo và bắt đầu thu thập các bước hội thoại. Tìm kiếm sẽ thưởng cho những từ khóa thông minh. Trò chuyện sẽ thưởng cho sự định hướng rõ ràng theo thời gian.

Nói ngoài lề một chút: Tôi từng cố gắng "tối ưu hóa" một câu hỏi dài ngoằng duy nhất để không cần phải gửi thêm câu hỏi tiếp theo. Nó dài dòng, rời rạc, và bằng cách nào đó vẫn mơ hồ ở những chỗ quan trọng. Tôi đã từ bỏ ý định đó. Các câu hỏi tiếp theo đã thắng. Không phải vì chúng hợp thời - mà vì thực tế có những chi tiết mà bạn chỉ nhận ra sau khi xem bản nháp đầu tiên. 

Phân tích kỹ hơn: Làm rõ các ràng buộc mà không khiến người đọc cảm thấy khô khan

Mọi người lo lắng rằng những hướng dẫn chi tiết sẽ khiến họ nghe giống như đang lập trình. Không đâu. Hãy nói chuyện một cách tự nhiên. Các ràng buộc có thể không cần quá khắt khe:

"Hãy bỏ qua bất cứ thứ gì nghe giống như thông cáo báo chí. Nếu một câu có thể xuất hiện trên blog của bất kỳ công ty nào, hãy xóa nó đi. Giữ lại những ví dụ độc đáo của tôi - đó mới là điểm mấu chốt."

Đó là một ràng buộc. Đó cũng là một sở thích về giọng điệu. Các mô hình phản hồi với sở thích được nêu rõ tốt hơn mọi người mong đợi - miễn là sở thích đó được gắn liền với một yêu cầu cụ thể. Sở thích mềm cộng với giới hạn cứng sẽ hiệu quả hơn bất kỳ yếu tố nào riêng lẻ.

Một chiêu thức khác thường bị đánh giá thấp: hãy cho nó biết thành công trong thế giới của bạn trông như thế nào. "Thành công = đồng đội của tôi có thể thực hiện mà không cần hỏi tôi câu hỏi tiếp theo." Đột nhiên, bản dự thảo trở nên thiết thực hơn và ít mang tính hình thức hơn. Hiệu quả một cách thầm lặng. 

Phân tích kỹ hơn: Khi nào Google Habits vẫn hữu ích

Được rồi - quay lại một chút để tránh biến điều này thành giáo điều. Đôi khi bạn cần một định nghĩa nhanh, một danh sách các lựa chọn, một bản phác thảo sơ lược về một chủ đề. Sử dụng trò chuyện như một cuốn bách khoa toàn thư rút gọn trong ba mươi giây là ổn. Sai lầm nằm ở chỗ cứ mãi ở chế độ đó khi cần sự phán đoán, tiếng nói và sự phù hợp.

Hãy sử dụng các câu hỏi dạng tìm kiếm để định hướng. Chuyển sang hình thức hội thoại khi bạn đang sản xuất thứ gì đó để gửi đi, vận chuyển hoặc quyết định. Định hướng và sản xuất là hai giai đoạn khác nhau. Việc lẫn lộn chúng sẽ khiến bạn bực bội với một công cụ đang chờ tin nhắn thứ hai của bạn. 

Khám phá sâu hơn: Dạy cho chính mình trong tương lai thông qua những đoạn hội thoại đã lưu

Những chuỗi hội thoại hay là những kiến ​​thức có thể tái sử dụng. Khi một cuộc hội thoại cuối cùng cũng ăn khớp - về giọng điệu, cấu trúc, các ràng buộc - hãy lưu lại mẫu đó. Không phải như một ngôi đền gợi ý thần bí. Chỉ đơn giản như những ghi chú: "Đối với email khách hàng: hãy bắt đầu bằng hành động, loại bỏ những cụm từ sáo rỗng, yêu cầu phản hồi, sau đó giới hạn độ dài."

Bạn đang xây dựng một cẩm nang vận hành cá nhân để cộng tác với một đối tác nhanh nhẹn, cứng nhắc và đôi khi hơi tự tin thái quá. Đó là khía cạnh kinh nghiệm thực tế, chứ không phải biểu đồ chuẩn mực. Những người đạt được giá trị tích lũy không phải là những người may mắn hơn với các mô hình – mà là những người kiên trì hơn trong việc theo dõi và hoàn thành công việc. 

Lời kết / Những điểm chính cần ghi nhớ

Nếu bạn không nhớ gì khác: hãy ngừng đánh giá phản hồi đầu tiên như là sản phẩm cuối cùng. Hãy coi nó như bản nháp đầu tiên. Hãy nói chuyện như một người cộng tác. Sử dụng hướng dẫn tiếp theo để bổ sung đối tượng, giọng điệu, ràng buộc và định dạng. Thực hiện một lượt góp ý. Lặp lại cho đến khi sản phẩm hoàn thiện và sẵn sàng để phát hành.

Thói quen tìm kiếm rất hợp lý đối với các liên kết. Trò chuyện lại khuyến khích sự tương tác. Một khi bạn hiểu rõ điều đó, những công cụ tương tự sẽ không còn giống như những tấm vé số nữa mà giống một trợ lý thông minh cần – và xứng đáng – được hướng dẫn.

• Các câu hỏi từ khóa đơn lẻ thường tạo ra các bản nháp đầu tiên chung chung.
• Các bước tiếp theo và phản hồi góp ý chính là nơi chất lượng được nâng cao.
• Vai trò, bối cảnh và định dạng đầu ra là những yếu tố có tác động rất lớn.
• Hãy tập trung vào các chủ đề hữu ích; khởi động lại chủ đề khi nó trở nên ồn ào.
• Hãy xây dựng một bộ quy tắc nhỏ gồm các bước tiếp theo mà bạn có thể tái sử dụng một cách có chủ đích.

Lần tới khi bạn muốn gõ một câu hỏi ba từ vào chatbot, hãy dừng lại. Hãy nói ngắn gọn. Chờ đợi một bản phác thảo. Rồi điều chỉnh hướng đi. Đó là cách biến điều bình thường thành xuất sắc - không phải bằng cách mong muốn câu trả lời đầu tiên hoàn hảo, mà bằng cách không bỏ cuộc sau khi nhận được câu trả lời mong muốn. 

Ví dụ thực tế: Chuyển đổi email chào mừng một lần thành chuỗi ba tin nhắn

Luận điểm của bài báo càng thuyết phục hơn khi bạn chứng kiến ​​cùng một mô hình tạo ra những nội dung nhạt nhẽo, rồi lại tạo ra bản nháp có thể gửi đi, mà không cần thay đổi công cụ - chỉ thay đổi cách bạn tương tác với nó. Dưới đây là một ví dụ cụ thể mà một chuyên viên chăm sóc khách hàng SaaS tại Anh đã sử dụng để ngừng đối xử với AI như Google trong email hướng dẫn sử dụng hàng tuần.

Kịch bản

Priya gửi email chào mừng ngày đầu tiên cho khách hàng mới sử dụng dịch vụ quản lý vận hành. Suốt nhiều tháng, cô ấy gõ cụm từ "viết email chào mừng cho người dùng mới" vào chatbot, đọc lướt qua phản hồi vui vẻ từ phía công ty, thở dài và viết lại hầu hết bằng tay. Câu trả lời đầu tiên luôn giống hệt mọi email chào mừng khác trên thế giới dành cho các nền tảng SaaS: rất vui được chào đón bạn, hãy tận dụng tối đa nền tảng, và các liên kết hữu ích một cách chung chung.

Cô ấy không cần một gợi ý siêu việt bí mật. Cô ấy chỉ cần một buổi làm việc ngắn: một bản tóm tắt rõ ràng, một lần phản hồi phê bình, một lần chỉnh sửa cuối cùng - rồi gửi bản thảo cuối cùng. Phản hồi thứ nhất là bản phác thảo. Phản hồi thứ hai là bản chỉnh sửa. Phản hồi thứ ba là bản hoàn thiện.

Mục tiêu là một thông điệp mà người quản lý vận hành bận rộn có thể xử lý trong vòng chưa đầy một phút, chứ không phải là một thông cáo báo chí chào mừng.

Những gì trợ lý cần

• Đối tượng độc giả (các nhà quản lý vận hành bận rộn, không phải người sáng lập công ty khởi nghiệp)
• Hành động duy nhất họ nên thực hiện hôm nay (ví dụ: mở danh sách kiểm tra thiết lập)
• Nguyên tắc về giọng điệu: khiêm tốn, không nói kiểu "rất vui được đón tiếp bạn", không hứa hẹn suông
• Các giới hạn nghiêm ngặt: độ dài, từ ngữ bị cấm, những điều không được bịa đặt (tính năng, thỏa thuận mức dịch vụ, giảm giá)
• Sẵn sàng duy trì cuộc trò chuyện trong cùng một luồng tin nhắn cho hai lần trao đổi tiếp theo thay vì mở một cuộc trò chuyện mới mỗi lần
• Một người kiểm tra kỹ lưỡng các liên kết và thông tin trước khi gửi

Ví dụ hướng dẫn

Tin nhắn 1 - ngắn gọn (không phải tìm kiếm từ khóa): Soạn một email hướng dẫn ngắn gọn cho người dùng mới. Đối tượng: các quản lý vận hành bận rộn. Bắt đầu bằng một hành động duy nhất họ nên thực hiện ngay hôm nay: mở danh sách kiểm tra thiết lập trong Trung tâm Trợ giúp. Giữ cho email ngắn gọn, dưới 120 từ, không dùng những câu sáo rỗng kiểu "rất vui được chào đón bạn". Không bịa đặt các tính năng của sản phẩm. Sử dụng tiếng Anh Anh. Đầu ra: chỉ dòng tiêu đề + nội dung email.

Thông điệp 2 - hướng dẫn: Viết lại sao cho dễ đọc lướt. Giọng văn nên giống một đồng đội hữu ích, chứ không phải một người tiếp thị sản phẩm. Thay thế các từ ngữ mang tính doanh nghiệp (không dùng "utilise," không dùng "leverage"). Giữ nguyên hành động và sự kiện. Cắt bỏ bất cứ điều gì có thể xuất hiện trên blog của bất kỳ công ty nào.

Thông điệp 3 - phê bình rồi khóa: Liệt kê ba cách mà thông điệp này vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu của đối tượng người dùng bận rộn trong bộ phận vận hành. Sau đó viết lại để khắc phục ba điểm đó. Định dạng khóa: tiêu đề + nội dung dưới 120 từ, một lời kêu gọi hành động rõ ràng, một câu chỉ dẫn đến danh sách kiểm tra thiết lập.

Cách kiểm tra nó

• Hãy so sánh một câu hỏi kiểu Google ("mẹo gửi email hướng dẫn sử dụng") với chuỗi ba tin nhắn ở trên, sử dụng cùng một mô hình và cùng một ngày.
• Sau thông điệp 1, hãy hỏi: "Tôi đã không đưa ra những ràng buộc nào mà bạn phải đoán?" Sử dụng câu trả lời để làm rõ hơn thông điệp 2.
• Trường hợp đặc biệt: giữ nguyên cuộc trò chuyện và nói "giữ nguyên cấu trúc; chỉ thay đổi giọng điệu." Xác nhận rằng nó không khởi động lại thành lời chào chung chung.
• Trường hợp đặc biệt: mở một cuộc trò chuyện hoàn toàn mới chỉ với thói quen ba từ ban đầu và lưu ý xem bạn đã mất bao nhiêu ngữ cảnh.
• Kiểm tra chấp nhận trước khi gửi: (1) bắt đầu bằng hành động hôm nay, (2) dưới ~120 từ, (3) không có cụm từ đệm bị cấm, (4) có con trỏ danh sách kiểm tra, (5) không có tính năng bịa đặt, (6) bạn tự mình nhấp vào liên kết.

Kết quả

Kết quả minh họa (ví dụ ước tính cho một email hướng dẫn hàng tuần của trưởng nhóm CS, không phải là nghiên cứu đã công bố): Trong 6 lần gửi hàng tuần, thời gian từ "bản nháp trống" đến "sẵn sàng để con người kiểm tra" đã giảm từ trung bình khoảng 20 phút (gợi ý một lần + viết lại nhiều) xuống còn khoảng 8 phút với vòng lặp ngắn gọn → định hướng → phê bình. Việc con người xác minh các liên kết và tuyên bố vẫn mất khoảng 3 phút cho mỗi email, vì vậy mức tiết kiệm ròng là khoảng 9 phút mỗi email, hoặc khoảng 54 phút trong sáu tuần. Trên danh sách kiểm tra chấp nhận (hành động trước, độ dài, không có phần mở đầu dài dòng, con trỏ danh sách kiểm tra, không có tính năng bịa đặt), 5 trong số 6 bản nháp được sắp xếp theo chuỗi đã vượt qua lần xem xét đầu tiên của con người so với 1 trong số 6 bản nháp gửi một lần. Hạn chế: mẫu nhỏ, một người viết, một loại email; những tuần dễ dàng thu hẹp khoảng cách; thời gian bao gồm việc đọc phản hồi của mô hình nhưng không bao gồm gián đoạn từ Slack.

Để đánh giá phiên bản của riêng bạn: hãy viết 5 bản nháp có thể gửi được với thói quen gửi một lần duy nhất hiện tại, sau đó viết 5 bản nháp khác với kế hoạch gửi hai lần tiếp theo, chấm điểm từng bản nháp dựa trên cùng một danh sách kiểm tra, và báo cáo giá trị trung vị cộng với tỷ lệ đạt yêu cầu cùng với mẫu số được hiển thị.

Điều gì có thể xảy ra sai sót?

• Đóng tab sau khi trả lời câu hỏi thứ nhất: Bạn đánh giá bản phác thảo như một sản phẩm và đổ lỗi cho mô hình.
• Ghép từ khóa: "mẹo gửi email hướng dẫn nhân viên mới hiệu quả nhất, vận hành năng suất..." vẫn là một thói quen tìm kiếm trong hộp chat.
• Lời phê bình chung chung: "Hãy làm cho nó tốt hơn" không đưa ra hướng giải quyết cụ thể nào. Hãy chỉ ra lỗi sai (giọng văn, độ dài, lời kêu gọi hành động).
• Khởi động lại mọi tinh chỉnh: Các cuộc trò chuyện mới sẽ loại bỏ những ràng buộc mà bạn đã thiết lập trước đó.
• Các chủ đề lộn xộn: Những hướng dẫn mâu thuẫn chồng chất lên nhau - hãy bắt đầu lại từ đầu khi chủ đề thực sự thay đổi.
• Bỏ qua bước xác minh: Bản nháp nghe có vẻ giống con người vẫn có thể tạo ra một tính năng mới hoặc làm hỏng một liên kết.

Bài học thực tiễn

Tìm kiếm sẽ thưởng cho một truy vấn thông minh. Trò chuyện sẽ thưởng cho một bản tóm tắt ngắn gọn, một gợi ý và một lời phê bình mang tính xây dựng. Khi bạn ngừng coi AI như Google, bạn sẽ ngừng tìm kiếm tin nhắn đầu tiên hoàn hảo và bắt đầu một cuộc cộng tác ngắn gọn: hỏi, đọc để tìm điểm thiếu sót, hướng dẫn, và chốt định dạng. Cùng một mô hình. Cuộc trò chuyện sắc bén hơn. Đó là cách mà những bản sao thông thường trở nên có thể gửi được vào sáng thứ Hai.

Câu hỏi thường gặp

"Ngừng đối xử với AI như Google" nghĩa là gì?

Điều đó có nghĩa là hãy ngừng sử dụng chatbot như một hộp tìm kiếm một lần – chỉ dùng từ khóa ngắn, lướt qua đoạn đầu, rồi đóng tab. Công cụ tìm kiếm truy xuất các liên kết; mô hình trò chuyện được xây dựng cho các cuộc hội thoại, trao đổi qua lại và điều chỉnh các ràng buộc cho đến khi câu trả lời phù hợp với cuộc sống của bạn. Hãy coi tin nhắn đầu tiên như phần mở đầu của một phiên làm việc, chứ không phải toàn bộ cuộc họp. Sự thay đổi đó sẽ biến một bản nháp nhạt nhẽo thành một thứ gì đó nghe giống như một đồng nghiệp sắc sảo.

Tại sao các câu hỏi kiểu Google chỉ thực hiện một lần lại thường thất bại trong cuộc trò chuyện?

Cách tư duy kiểu Google giả định rằng truy vấn đã đầy đủ, vì vậy bạn nhận được câu trả lời kiểu như trong tờ rơi quảng cáo du lịch: hời hợt, an toàn, và bỏ qua đối tượng, giọng điệu và những hạn chế thực sự của bạn. Mọi người thường đổ lỗi cho mô hình khi họ chưa bao giờ chia sẻ họ viết cho ai, chưa bao giờ yêu cầu viết lại bớt mang tính quảng cáo hơn, và chưa bao giờ chạy một vòng đánh giá phản hồi. Những yêu cầu một lần duy nhất làm thiếu ngữ cảnh mà mô hình không thể tự tạo ra một cách chính xác, và việc đóng câu trả lời sau lần phản hồi đầu tiên bỏ qua quá trình lặp lại giúp nâng cao chất lượng.

Tôi nên giao tiếp với AI như thế nào, giống như một cộng tác viên thay vì một công cụ tìm kiếm?

Hãy đưa ra tóm tắt ngắn gọn, chứ không phải từ khóa: bạn đang viết cho ai, "tốt" trông như thế nào, điều gì cần tránh và bạn muốn sản phẩm cuối cùng được định hình như thế nào. Những tin nhắn đầu tiên sơ lược nhưng giống như bản tóm tắt thực sự sẽ khuyến khích sự hợp tác; còn những tin nhắn chứa đầy từ khóa sẽ dẫn đến sự phỏng đoán. Giả định rằng phản hồi đầu tiên là bản phác thảo, phản hồi thứ hai là bản chỉnh sửa và phản hồi thứ ba là bản hoàn thiện - vì vậy bạn sẽ ngừng đánh giá bản nháp thô như là sản phẩm cuối cùng.

Vòng lặp nào biến những câu trả lời trung bình của AI thành những câu trả lời xuất sắc?

Hãy đặt câu hỏi với bản tóm tắt rõ ràng (mục tiêu, đối tượng, hạn chế, định dạng), sau đó đọc lại để tìm ra những điểm thiếu sót hoặc chưa chính xác. Hướng dẫn thêm bằng cách bổ sung - rút ngắn, làm rõ, thay đổi vai trò, thêm ví dụ, loại bỏ thuật ngữ chuyên ngành - và phê bình lại nếu cần ("điểm yếu ở đây là gì?"). Chốt định dạng sau khi nội dung đã đúng. Hướng dẫn bổ sung tốn ít chi phí hơn so với việc viết lại toàn bộ câu hỏi từ đầu.

Các hướng dẫn tiếp theo sẽ thay đổi bản nháp email chào mừng nhân viên mới như thế nào?

Một email chung chung như "viết email hướng dẫn hội nhập" thường chỉ mang tính chất sáo rỗng, giống với bất kỳ công ty SaaS nào. Một email tiếp theo nhắm đến các quản lý vận hành bận rộn, bắt đầu bằng hành động cần thực hiện ngay hôm nay và loại bỏ những từ ngữ thừa thãi sẽ ngắn gọn và rõ ràng hơn. Một lần chỉnh sửa khác, yêu cầu giọng điệu thân thiện, thay thế từ ngữ mang tính chất công ty và thêm gợi ý về danh sách kiểm tra thiết lập, có thể tạo ra một bản nháp có thể gửi được. Sự khác biệt đến từ cuộc trò chuyện, chứ không phải từ khóa đầu tiên thông minh hơn.

Tôi nên tránh những lỗi thường gặp nào khi sử dụng tính năng trò chuyện kiểu ChatGPT?

Tránh việc nhồi nhét từ khóa thay vì nói bằng câu hoàn chỉnh, chấp nhận hình thức đầu tiên khi bạn muốn một danh sách kiểm tra, và ẩn các ràng buộc như giọng điệu thương hiệu hoặc viết hoa chữ cái đầu mỗi từ. Việc bắt đầu một cuộc trò chuyện mới cho mỗi chỉnh sửa nhỏ sẽ làm mất ngữ cảnh; hãy ở lại trong cuộc trò chuyện trừ khi chủ đề thực sự thay đổi. Thay thế những câu nói chung chung như "hãy làm cho nó tốt hơn" bằng những hướng dẫn cụ thể hơn, chẳng hạn như cắt bớt phần giới thiệu hoặc thay thế các tuyên bố bằng ví dụ.

Khi nào thì nên tiếp tục cuộc trò chuyện với AI thay vì bắt đầu một cuộc trò chuyện mới?

Hãy giữ các công việc liên quan trong cùng một luồng thảo luận để các ràng buộc được tích lũy – bạn có thể tham khảo “bản nháp thứ hai” hoặc “giọng văn như trước”. Tóm tắt ngắn gọn giữa chừng nếu cuộc thảo luận trở nên dài dòng. Bắt đầu một cuộc trò chuyện mới khi các hướng dẫn mâu thuẫn nhau hoặc dự án thực sự thay đổi. Cách làm này giúp tránh cả việc tạo ra các luồng thảo luận không cần thiết và việc phải thiết lập lại các ràng buộc tốt trong mỗi tin nhắn.

Những yếu tố nào quan trọng nhất sau khi tôi ngừng coi AI như Google?

Vai trò ảnh hưởng đến nhận xét - "biên tập viên hoài nghi" khác với "nhà tiếp thị nhiệt tình". Bối cảnh quan trọng hơn cách diễn đạt khéo léo: hãy dán ghi chú, dàn ý hoặc một email trước đó gần như đã thành công. Định dạng đầu ra - gạch đầu dòng, bảng, kịch bản, danh sách kiểm tra - giúp tránh sự thiếu nhất quán. Bạn có thể thêm chúng vào email tiếp theo nếu bạn quên chúng trong email đầu tiên: vai trò, ghi chú bên dưới và định dạng chỉ dành cho danh sách việc cần làm.

Những lời phê bình giúp tôi viết lại mà không cần phải bắt đầu lại từ đầu như thế nào?

Hãy yêu cầu mô hình tự đánh giá bản nháp so với mục tiêu của bạn trước khi viết lại - ví dụ, liệt kê ba điểm mà nó chưa phù hợp với đối tượng người dùng bận rộn, sau đó sửa ba điểm đó. Điều này sẽ buộc phải chỉ ra những thiếu sót mà bạn có thể đồng ý hoặc không đồng ý. Những bước viết lại hiệu quả bao gồm giữ lại ý tưởng trong khi thay đổi giọng văn, thay thế các tuyên bố trừu tượng bằng ví dụ, cắt giảm độ dài mà không làm mất đi lời kêu gọi hành động (CTA), hoặc yêu cầu hai phiên bản được gắn nhãn.

Trong những trường hợp nào thì việc sử dụng AI cho mục đích tìm kiếm nhanh vẫn được chấp nhận?

Những định nghĩa ngắn gọn, danh sách tùy chọn, hoặc sơ đồ chủ đề sơ lược để định hướng trong ba mươi giây là đủ. Sai lầm nằm ở chỗ cứ mãi ở chế độ đó khi công việc cần sự phán đoán, tiếng nói và sự phù hợp. Hãy sử dụng các câu hỏi kiểu tìm kiếm để định hướng, sau đó chuyển sang cuộc trò chuyện khi bạn sẽ gửi, phân phối hoặc đưa ra quyết định. Sử dụng các chế độ khác nhau - việc trộn lẫn chúng là nguyên nhân khiến bạn bực bội vì công cụ cứ phải chờ tin nhắn thứ hai của bạn.

Tài liệu tham khảo

1. OpenAI — help.openai.com
2. OpenAI — nhà phát triển.openai.com
3. Anthropic — platform.claude.com
4. Claude — claude.com
5. Trí tuệ nhân tạo của Google — ai.google.dev